Asiakirjojen toimittamisesta hovioikeuteen

Hovioikeudessa ja kaikissa yleisissä tuomioistuimissa on otettu käyttöön yhteinen lainkäyttöasioiden tietojärjestelmä, AIPA. Se on laajentanut jo aiemmin alkanutta siirtymistä paperittomaan työskentelyyn. Tuomioistuinvirasto on antanut ohjeen sähköisten asiakirjojen toimittamisesta yleisille tuomioistuimille ja niiden nimeämisestä.

Ohjeen noudattaminen on tärkeää, sillä sen mukaisesti toimiminen helpottaa aineiston käsittelemistä ja sujuvoittaa oikeudenkäyntejä. Samalla se edistää toimintatapojen yhdenmukaistamista valtakunnallisesti.

AIPAssa käsiteltävien asioiden asiakirjat säilytetään ja arkistoidaan sähköisesti. Hovioikeus muistuttaa asiakirjojen toimittajia siitä, että sähköisessä muodossa olevat asiakirjat saattavat sisältää piileviä metatietoja, jotka eivät näy AIPAn käyttöliittymällä. Esimerkiksi, jos oikeuteen toimitettavaa pdf-muotoista asiakirjaa on käsitelty tai muokattu jollakin pdf-ohjelmistolla, niin asiakirjan metatietoihin voi jäädä sen henkilön nimi, jonka nimiin ohjelmisto on rekisteröity. Hovioikeus ei tarkista asiakirjoja piilevien metatietojen varalta. Asiakirjan toimittajalla on vastuu piilevistä metatiedoista.