Päijät-Hämeen käräjäoikeuden tietosuojaseloste – Muut asiat

Sivun sisältö

(Tuomioistuimen muu toiminta kuin lainkäyttö) EU:n yleinen tietosuoja-asetus 12–14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä

Päijät-Hämeen käräjäoikeus

Askonkatu 9

15100 Lahti

029 56 47000

paijat-hame.ko(at)oikeus.fi

2. Tietosuojavastaava

Hannele Parikka         

Käräjäsihteeri, kirjaaja

029 56 47110

paijat-hame.tietosuoja.ko(at)oikeus.fi

3. Käsittelytoimien kokonaisuus

Päijät-Hämeen käräjäoikeuden henkilökuntaan ja lainkäyttöasiakkaisiin kuulumattomien henkilöiden henkilötietojen käsittelemisen kokonaisuus.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot.

Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsitellään turvallisuusselvityslain 17, 23, 25–28, 31, 35 ja 37 pykälien mukaisesti.

Käräjäoikeudessa käsitellään lisäksi henkilötietoja, joita käräjäoikeuden henkilökuntaan ja lainkäyttöasiakkaisiin kuulumattomat henkilöt ovat ilmoittaneet käräjäoikeudelle vapaaehtoisesti muun ohella siinä tarkoituksessa, että heille voidaan ilman eri pyyntöä ja osin automatisoitua jakelua käyttäen lähettää käräjäoikeuden toimintaa koskevia tiedotteita, raportteja ja muita vastaavia asiakirjoja tai tietoja.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmiä ovat viranhakijat, palkkionsaajat, ulkopuoliset matkustajat, vieraat, vuokranantajat, tietopyyntöjen tekijät, rekisteröidyn oikeuksia koskevien kyselyiden tekijät (art. 15), myyntilaskuasiakkaat, ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat, tuomioistuimen tiloissa toimivat ulkopuoliset henkilöt ja käyttäjärekistereihin tallennettavat ulkopuoliset henkilöt (Mahdollisesti ulkopuoliset henkilöt, joille haetaan kunniamerkkiä.) sekä henkilöt, jotka ovat ilmoittaneet henkilötietonsa tiedotteiden, raporttien tai vastaavien asiakirjojen jakelua varten.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Henkilön yksilöintitiedot:

Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Viranhakijatiedot:

Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot, sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Maksatustiedot:

Palkkiot, matkakorvaukset, myynti- ja ostolaskutiedot, vuokranantajatiedot, palautukset, verotiedot ja ulosottotiedot.

Muut tiedot:

Järjestelmien käyttövaltuudet, turvallisuusselvitystiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot ja matkatiedot.

Kameravalvonta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Muita tietolähteitä ovat:

  • Sopimukset (organisaation yhteyshenkilöt)
  • Ulosottoviranomainen (ulosottotiedot)
  • Suojelupoliisi (turvallisuusselvitystiedot)
  • Kamera- ja kulunvalvonta
  • Tuomarinvalinta- ja koulutuslautakunta
  • Muut tuomioistuimet
  • Oppilaitokset
  • Työnhakijan työnantajat
  • TE-toimistot
  • Vakuutusyhtiöt
  • Siviilipalveluskeskus
  • Palkeet
  • Vuokranantajat

    7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

    Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

    Lisäksi hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle, tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

    Tahot, joille tietoja luovutetaan:

    Nimitysasioissa muille tuomioistuimille ja tuomarinvalintalautakunnalle ja tuomarinkoulutuslautakunnalle.

    Harjoittelijoiden ymv. osalta tietoja luovutetaan oppilaitoksille, TE-toimistoille, vakuutusyhtiöille, sekä siviilipalvelusmiesten osalta siviilipalveluskeskukselle.

    Tietoja luovutetaan säännöllisesti managerointi- ja turvallisuuspalveluita tuottaville palveluntarjoajille, turvallisuusviranomaisille, ulosottoviranomaisille, rahalaitoksille palkkio- ja korvausmaksutietojen muodossa, Kevalle ja verohallinnolle, sekä suojelupoliisille ja kunniamerkkejä käsitteleville tahoille.

    Tahot, jotka käsittelevät tietoja tuomioistuimen/viraston lukuun, eli joille tietojen käsittely on ulkoistettu:

    Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) ja Oikeusrekisterikeskus.

    Henkilötietoja käsittelevät tuomioistuimen/viraston lukuun myös tietojärjestelmätoimittajat: Visma (M2), CGI (Kieku), Tieto (Hilda), Palkeet (Pointti), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (VR-verkkokauppa) sekä matkavarausjärjestelmä (Amex GBT).

    Lisäksi yksilöinti- ja yhteystietoja tallennetaan järjestelmiin, joihin ulkopuoliselle henkilölle on tarpeen luoda käyttövaltuudet sovittujen tehtävien hoitamista varten.

    8. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

    Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta, eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

    9. Henkilötietojen säilytysajat

    Tuomioistuimen ulkopuolisten henkilöiden henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan.

    10. Profilointi

    Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä profilointia.

    11. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään, tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.  Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15 artiklassa mainitut tiedot.

    Niiden henkilötietojen osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

    Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

    Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeuden tietojen oikaisemiseen, sekä oikeuden tietojen poistamiseen.

    12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016).

    Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

    Tietosuojavaltuutetun toimisto

    Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

    Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

    Vaihde: 029 566 6700

    Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi