Päijät-Hämeen käräjäoikeuden asiakirjajulkisuuskuvaus

1 Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 28 §).

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä julkisuuslain edellyttämällä tavalla (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 921/1999 13.1 §). Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä. Tuomioistuin on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiarekisteri muodostuu tiedonhallintayksikön asianhallinnan eri osuuksista ja sen vastuulla olevista tietovarannoista. Asiarekisteri on looginen tietovaranto, joka pitää sisällään useita tietovarantoja, jotka muodostuvat toisaalta asianhallintaan ja tietojärjestelmiin kirjatuista rekisteröintitiedoista ja toisaalta niin digitaalisessa kuin paperimuodossakin olevista tietoaineistosta ja asiakirjoista. Tietoaineistojen ja asiakirjojen hakutekijät vaihtelevat asiarekisterin eri osuuksien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien välillä.

Tässä asiakirjassa pyritään tuottamaan tarvittavat tieto tietovarantokohtaisesti tietopyyntöjen tekemisestä. Kunkin tietovarannon kohdalla on kerrottu hakutekijöitä, joiden avulla tietopyyntö on mahdollista yksilöidä.   

1.1 Tietojen luovutusten edellytyksistä

Julkisten asiakirjojen luovuttamisessa huomioidaan yleisen tietosuoja-asetuksen säännökset, minkä vuoksi tietopyyntö voi edellyttää tietopyynnön tekijältä tarkempaa selvitystä käsittelyperusteesta. Jos muita rajoittavia tekijöitä ei ole, tieto julkisesta asiakirjasta luovutetaan pyynnön tekijälle.Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Myös muita tietoja voidaan tarvita luovutuksen lainmukaisuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen luovuttaminen saattaa edellyttää lisätietoja henkilötietojen suojaamisesta (JulkL 13.2 §). Myös se, missä muodossa tiedot pyydetään annettavaksi, esimerkiksi nähtäväksi vai sähköisenä, tulosteena tai kopiona, voi vaikuttaa siihen, mitä lisätietoja tarvitaan (JulkL 16 §). Usein tietopyynnön toteuttamisen yhteydessä nousee tarve esittää tarkentavia kysymyksiä, joten tietopyynnön tekijän yhteystietojen antaminen helpottaa yhteistyötä asiakirjapyynnön toteuttamisen yhteydessä.

Asiakirjan tyypistä riippuen Päijät-Hämeen käräjäoikeus luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisesti tai paperisina. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua käräjäoikeuden asiakaspalvelussa etukäteen sovitusti. Tieto asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

1.1.1 Tietojen maksullisuudesta

Ote- ja jäljennösmaksut

Maksuperusteet on vahvistettu oikeusministeriön antamassa asetuksessa tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista vuosina 2025 – 2027 (1022/2024). Maksuista löytyy tietoa Tuomioistuinlaitoksen sivuilta.

Valmiiksi sähköisessä muodossa olevat asiakirjat, jotka ei edellytä erillisiä toimenpiteitä, luovutetaan maksutta.

Maksua ei peritä maksuperusteasetuksen mukaan asiakirjasta, joka annetaan asianosaiselle ilman tilausta (esim. ratkaisu tai tuomio asiassa). Maksua ei myöskään peritä seuraavista asiakirjoista:

• toimituskirja virallisen syyttäjän ajamassa rikosasiassa asianomistajalle;
• jäljennös suullisen valmistelun tai pääkäsittelyn pöytäkirjasta kantajalle riita-asiassa ja hakijalle hakemusasiassa;
• erillinen määräys tai muu vastaava asiaan liittyvä toimituskirja uskotulle miehelle tai konkurssipesän pesänhoitajalle;
• nimikirjanote virkakäyttöä varten;
• saneerausmenettelyä koskevassa asiassa hakemuksen liitteistä toimitettavat jäljennökset asianosaiselle, jolle tuomioistuin on varannut tilaisuuden lausunnon antamiseen;
• yksityishenkilön velkajärjestelystä annetun asetuksen (58/1993) 5 §:ssä tarkoitettu jäljennös;
• sakon muuntorangaistusta koskevassa asiassa annettava toimituskirja asianosaiselle;
• kansainvälisessä lainkäyttö- tai tutkintaelimessä käsiteltävässä asiassa tarvittava asiakirja ulkoministeriölle;
• rikosvahinkojen korvaamista valtion varoista koskevassa asiassa tarvittava asiakirja Valtiokonttorille;
• asiakirja, jonka maksuttomuudesta säädetään muualla laissa tai asetuksessa.
• Maksu voidaan jättää perimättä korkeakoululta, jos jäljennös toimitetaan tieteellisiä tutkimustarpeita varten.

1.2 Tietopyynnön tekeminen käytännössä

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Päijät–Hämeenkäräjäoikeuden virastopostiin paijat-hame.ko@oikeus.fi tai postitse osoitteeseen Päijät-Hämeen käräjäoikeus, Askonkatu 9, PL 3, 15101 Lahti.

Mikäli pyyntö koskee Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista rekisteröidyn tarkastusoikeuden käyttämistä (omien henkilötietojen tarkistamista) rekisteröidyn tulee laatia kirjallinen pyyntö, josta ilmenee asian selvittelyä varten yhteystiedot, henkilötunnus ja mistä rekistereistä haluat tietojesi tarkistettavan ja myös miltä ajalta (rajavuosilta tai päivämäärä). Rekisteröidyn tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyys tulee todentaa. Henkilötietoja ei tule lähettää suojaamattomana sähköpostina. Salassa pidettävät ja arkaluontoiset sekä muuten korkeampaa suojausta edellyttävät asiakirjat tulisi toimittaa käräjäoikeudelle turvaviestin kautta. Oikeusministeriö tarjoaa maksuttoman turvaviestipalvelun.

Tietosuojavastaava tai tämän sijainen käsittelee 15 artiklan mukaisen rekisteröidyn tarkastuspyynnön. Vastausaika on noin kuukausi. Pyynnön voi toimittaa henkilöllisyyden todentamistietojen kera turvaviestinä osoitteeseen: paijat-hame.tietosuoja.ko@oikeus.fi

Pyynnön voi lähettää esim. kirjeitse tai oikeusministeriön turvapostia käyttäen yllä mainittuihin osoitteisiin tai sen voi tuoda henkilökohtaisesti asiakaspalveluun Päijät-Hämeen käräjäoikeuden aukioloaikana klo 8.00- 16.15.

Asiakirjoihin voi myös ennakkoon sovitusti tulla tutustumaan Päijät-Hämeen käräjäoikeuden asiakaspalveluun. Tästä on sovittava etukäteen asiakaspalvelun kanssa, jolloin rekisteröidyn henkilöllisyys joko todennetaan paikan päällä virallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai passista (ajokortti ei ole virallinen henkilöllisyystodistus) tai muulla etukäteen sovitulla tavalla.

Kaikki arkistoituun aineistoon kohdistuvat kirjallisesti tehdyt tietopyynnöt rekisteröidään tiedonhallintalain mukaisesti hallinnollisten asioiden asianhallintajärjestelmä Hildaan.

1.3 Salassa pidettävään tietoaineistoon kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoaineistoon, edellyttää tietojen saaminen viranomaisen lupaa (JulkL 28 §). Viranomainen voi, jollei lailla toisin säädetä, antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjastaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia taikka viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, luvan hakijan tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Luvan hakijan on huolehdittava tarvittavista toimenpiteistä tietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä. Lupaa ei voida myöntää silloin, kun hakijan kykyä suojata saamansa tiedot voidaan perustellusti epäillä.

Tutkimuslupahakemuksen laadinnassa suositellaan käyttämään Tuomioistuinviraston tutkimuslupalomaketta.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (JulkL 11 §). Asianosaisjulkisuudella pyritään turvaamaan asianosaisen omaa oikeusturvaa silloin, kun viranomaisessa päätetään tai on päätetty asianosaista koskevasta oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta.

2 Lainkäyttöasioiden tietovaranto

2.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoa pidetään yllä tuomioistuimen lainkäyttöasian käsittelyä ja seurantaa varten. Tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä ja käsittelyssä olleista asioista, asianosaisista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tiedot asian ratkaisusta.

2.2 Tietovarannon tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan lainkäyttöasian käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten asian yksilöintitiedot, asiankäsittelyprosessin yksilöintitieto, asian käsittelyn asianosaiset, asiassa suoritetut välitoimet, asiaan liittyvät asiakirjat sekä asian ratkaisu.

2.3 Tietojen hakutekijät

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee.

Lainkäyttöasioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero) tai rikosasian tai siviiliasian nimikkeellä. Tietovarannosta on mahdollista hakea tietoja myös asianosaistiedolla. Henkilötunnushaku antaa tarkimman ja nopeimman hakutuloksen, muttei ole pakollinen. Tietopyynnön yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa asian tai asiakirjojen mahdollisimman tarkat tiedot, kuten tunnistetieto, päiväys ja pyydettävien asiakirjojen tyyppi tai nimike, jos ne ovat tiedossa. Tämä usein edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä, tietopyynnön käsittelyä ja tietojen luovuttamista. Tiedonhallintayksiköltävoi tiedustella myös asioiden diaaritietoja, jonka avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin. Diaaritiedot voidaan listata esimerkiksi asian tunnisteen, nimikkeen tai asianosaisen perusteella.

Päijät-Hämeen käräjäoikeus ei lähtökohtaisesti hae tietovarannoista tietoja median julkaisemien uutistietojen nojalla, vaan edellä kuvattujen hakutekijöiden perusteella.

Oikeusrekisterikeskus voi luovuttaa oikeudenkäynnin julkisia perustietoja tai muita diaaritietoja valtakunnallisesti.

2.4 Tietojärjestelmät

Lainkäyttöasioiden tietovaranto koostuu useasta asianhallintajärjestelmästä kuten käräjäoikeuden rikosasioiden Aipa-, Sakari- ja Ritu-järjestelmät ja siviiliasioiden Aipa-, Tuomas- ja Lotus notes-järjestelmät. Lisäksi on paperimuodossa olevia kortistoja ja hakemistoja.

Lainkäyttöasioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

2.5 Tietojen rajavuodet

Päijät-Hämeen käräjäoikeuden arkistoon kuuluvat seuraavat arkistokokonaisuudet:

• Lahden raastuvanoikeus
• Hollolan tuomiokunta
• Orimattilan tuomiokunta (Mäntsälän tuomiokunta)
• Orimattilan käräjäoikeus
• Heinolan raastuvanoikeus
• Heinolan tuomiokunta
• Heinolan käräjäoikeus
• Lahden käräjäoikeus
• Päijät-Hämeen käräjäoikeus

Päijät-Hämeen käräjäoikeuden arkistossa säilytetään riita- ja rikosasioiden asiakirjoja sekä muita käräjäoikeudessa käsiteltyjen asioiden asiakirjoja vuodesta 1980 lukien. Tätä vanhemmat asiakirjat on siirretty Kansallisarkistoon. Käräjäoikeuteen arkistoiduista asiakirjoista voi tilata jäljennöksiä käräjäoikeuden kirjaamosta. Kirjaamon sähköpostiosoite on paijat-hame.ko(at)oikeus.fi

Perukirjat

Päijät-Hämeen käräjäoikeuden arkistossa ei ole enää perukirjoja. Ne on siirretty 19.5.2016 Kansallisarkiston Hämeenlinnan toimipaikkaan. Perukirjoja on toimitettu käräjäoikeuksiin 1.9.1994 saakka. Sitä myöhäisempiä perukirjoja voi tiedustella / tilata Verohallinnon palvelupisteistä tai OmaVeron kautta sähköisesti.

Heinola

Heinolan käräjäoikeus yhdistyi Päijät-Hämeen käräjäoikeuteen 1.10.2008. Asiakirjatilaukset, jotka koskevat vuotta 1980 vanhempia asiakirjoja, voi tilata Kansallisarkiston Mikkelin toimipisteestä.

Kirjaamisasiat (kiinteistöä koskevat lainhuuto, kiinnitys sekä erityiset oikeudet)

Kirjaamisasiat siirtyivät käräjäoikeuksilta maanmittauslaitokseen 1.1.2010 alkaen. Päijät-Hämeen käräjäoikeuden arkistosta maanmittauslaitoksen arkistoon on siirretty asiakirjat 1.12.1993 alkaen. Sitä vanhemmat asiakirjat on siirretty Kansallisarkistoon.

2.6 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

3 Hallinnollisten asioiden tietovaranto (Hilda)

3.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Hallinnollisten asioiden asiakirja- ja ratkaisutiedot ovat saatavilla hallinnollisten asioiden arkistosta. Hallinnollisten asioiden asianhallintajärjestelmä Hilda otettiin käyttöön 20.9.2022. Sitä aikaisemmat asiakirjat löytyvät paperisena.

Hallinnollisten asioiden tietovarantoa (Hilda) pidetään yllä hallinnollisten asioiden käsittelyä ja seurantaa varten. Hallinnolliset asiat jakautuvat yleis-, henkilöstö- ja taloushallintoasioihin. Tietojen rekisteröinti ja käsittely on tarpeen tiedonhallintayksikön lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään viranomaiselle toimitettu asiakirja, tieto käsittelyssä ja käsittelyssä olleista asioista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista.

Lisäksi käräjäoikeuteen tulleet tietopyynnöt rekisteröidään rekisteröidyn Euroopan unionin tietosuoja-asetuksessa säädettyjen oikeuksien toteuttamiseksi.

Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan tieto esimerkiksi valtion henkilöstön palvelussuhdeasioiden, palkanmaksun ja käyttöoikeuksien hoitamiseksi.

3.2 Tietovarannon tietoaineistot

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tiedot asian lähettäjästä ja asiatyypin yksilöivä tieto. Lisäksi tietovarantoon rekisteröidään tieto asian käsittelijästä. Mikäli asiakirja on saapunut muulla tavoin kuin sähköpostilla, rekisteröidään myös tieto asiakirjan saapumistavasta.

3.3 Tietojen hakutekijät

Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero) sekä asiakirjan tyypillä tai otsikolla tai asian vireille panijaa koskevalla tiedolla. Tietovarannosta on myös mahdollista hakea tietoja asianosaisen tai henkilön tiedolla. Tietopyynnön yhteydessä kannattaa ilmoittaa asiakirjan tai asian päivämäärä, jos se on tiedossa. Tämä usein edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä. Tiedonhallintayksiköltä voi tiedustella myös asian diaaritietoja, jonka avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin.

3.4 Tietojärjestelmät

Hallinnollisten asioiden tietovarannon tietojenkäsittelyyn hyödynnetään asianhallintajärjestelmää Hildaa sekä operatiivisia valtionhallinnon henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmiä.

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

3.5 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.