Tietosuojaseloste – Muut asiat

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12-14 artiklat

Sivun sisältö

1. REKISTERINPITÄJÄ

Itä-Suomen hovioikeus
Käynti- ja postiosoite: Minna Canthin katu 64 A (PL 1158)
70100 KUOPIO (PL 70101 KUOPIO)
Puh. 029 56 41400
ita-suomi.ho@oikeus.fi

2. YHTEYSHENKILÖ

Tuula Toivanen
kansliapäällikkö
029 56 41431
tuula.toivanen@oikeus.fi

3. TIETOSUOJAVASTAAVA

Tuula Huttunen
erityissihteeri
029 56 41473
tuula.b.huttunen@oikeus.fi

4. KÄSITTELYTOIMIEN KOKONAISUUS

Itä-Suomen hovioikeuden henkilökuntaan ja lainkäyttöasiakkaisiin kuulumattomien henkilöiden henkilötietojen käsittelemisen kokonaisuus

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot.

Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsitellään turvallisuusselvityslain 17, 23, 25-28, 31, 35 ja 37 pykälien mukaisesti.

6. REKISTERÖITYJEN RYHMÄT JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT

Rekisteröityjen ryhmiä ovat viranhakijat, palkkionsaajat, ulkopuoliset matkustajat, vieraat, vuokranantajat, tietopyyntöjen tekijät, rekisteröidyn oikeuksia koskevien kyselyiden tekijät (art. 15), myyntilaskuasiakkaat, ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat, tuomioistuimen tiloissa toimivat ulkopuoliset henkilöt, sekä käyttäjärekistereihin tallennettavat ulkopuoliset henkilöt. (Mahdollisesti ulkopuoliset henkilöt, joille haetaan kunniamerkkiä.)

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Henkilön yksilöintitiedot:

Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Viranhakijatiedot:

Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Maksatustiedot:

Palkkiot, matkakorvaukset, myynti- ja ostolaskutiedot, vuokranantajatiedot, palautukset, verotiedot ja ulosottotiedot.

Muut tiedot:

Järjestelmien käyttövaltuudet, turvallisuusselvitystiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot ja matkatiedot.

Kameravalvonta.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Muita tietolähteitä ovat:

  • Kamera- ja kulunvalvonta
  • Muut tuomioistuimet
  • Oppilaitokset
  • Palkeet
  • Siviilipalveluskeskus
  • Sopimukset (organisaation yhteyshenkilöt)
  • Suojelupoliisi (turvallisuusselvitystiedot)
  • TE-toimistot
  • Tuomarinvalinta- ja koulutuslautakunta
  • Työnhakijan työnantajat
  • Ulosottoviranomainen (ulosottotiedot)
  • Vakuutusyhtiöt
  • Vuokranantajat

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

Lisäksi hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Tahot, joille tietoja luovutetaan:

Nimitysasioissa muille tuomioistuimille ja tuomarinvalintalautakunnalle ja tuomarinkoulutuslautakunnalle.

Harjoittelijoiden ymv. osalta tietoja luovutetaan oppilaitoksille, TE-toimistoille, vakuutusyhtiöille sekä siviilipalvelusmiesten osalta siviilipalveluskeskukselle.

Tietoja luovutetaan myös Kansallisarkistolle.

Tietoja luovutetaan säännöllisesti managerointi- ja turvallisuuspalveluita tuottaville palveluntarjoajille, turvallisuusviranomaisille, ulosottoviranomaisille, rahalaitoksille palkkio- ja korvausmaksutietojen muodossa, Kevalle ja verohallinnolle sekä suojelupoliisille ja kunniamerkkejä käsitteleville tahoille.

Tahot, jotka käsittelevät tietoja tuomioistuimen/viraston lukuun eli joille tietojen käsittely on ulkoistettu:

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) ja Oikeusrekisterikeskus.

Henkilötietoja käsittelevät tuomioistuimen/viraston lukuun myös tietojärjestelmätoimittajat: Visma (M2), CGI (Kieku), Tieto (Hilda), Palkeet (Pointti), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (verkkokauppa) sekä Amadeuksesta KDS (CWT).

Lisäksi yksilöinti- ja yhteystietoja tallennetaan järjestelmiin, joihin ulkopuoliselle henkilölle on tarpeen luoda käyttövaltuudet sovittujen tehtävien hoitamista varten.

9. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Tuomioistuimen ulkopuolisten henkilöiden henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Niiden henkilötietojen osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeuden tietojen oikaisemiseen sekä oikeuden tietojen poistamiseen.

12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
tietosuoja@om.fi