Tietosuoja

Tuomioistuinvirasto julkaisee tiedot avoimista viroista Valtiolle.fi-rekrytointipalvelussa, joka on pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle.

Valtiolle.fi-palvelussa kerätään valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakuprosessin päättyessä laaditaan vertailumuistio, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti.

Hakemuksen voi myös lähettää paperimuodossa tai sähköpostin liitteenä hakuilmoituksessa mainitulla tavalla. Huomioithan, että tällä tavalla toimitetuista hakemuksista viedään tarvittavat tiedot Valtiolle.fi-rekrytointipalveluun sähköisen asiankäsittelyn toteuttamiseksi.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys. Tuomioistuinviraston henkilötietojen käsittelystä turvallisuusselvitysten yhteydessä löydät sivulta Turvallisuusselvitys. Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista löytyy tarkempia tietoja suojelupoliisin nettisivuilta.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta).

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004).

Rekrytointien yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

Henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä käsitellessä Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Tuomioistuinvirasto säilyttää tietoja arkistolain (831/1994), Kansallisarkiston määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja Tuomioistuinviraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Turvallisuusselvitysten osalta menetellään turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Tarkemmat tiedot turvallisuusselvitysrekisteristä ja siihen liittyvästä tietojenkäsittelystä löytää turvallisuusselvityslain 7 luvusta.

Mitä henkilötietoja Tuomioistuinvirasto kerää hakijasta?

Työnhakijat muodostavat rekisteröityjen ryhmän, joiden henkilötietoja käsitellään.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia työnhakijoita koskevia yksilöintitietoja ja työnhakijoita koskevia muita henkilötietoja:

• Hakijan yksilöintitiedot: Henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, maa, maakunta, kunta.
• Hakijan muut henkilötiedot: Hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot. Tarvittavat todistukset pyydetään esittämään haastattelussa.

Käsittelemme mahdollisesti myös hakijan ilmoittamien suosittelijoiden yhteystietoja.

Osana rekrytointiprosessia voidaan suorittaa soveltuvuusarviointeja. Soveltuvuusarvioinnissa arvioidaan henkilön soveltuvuutta tietyssä tehtävässä tietyssä työyhteisössä. Soveltuvuusarvioinnin osalta Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja, kuten hakijan vahvuuksia, kehittämisalueita, kyvykkyyttä, motivaatiota ja uratavoitteita sekä suositusta haettavana olevaan tehtävään.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle niitä luovutetaan?

Kun rekrytointi tapahtuu Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä, Tuomioistuinvirasto sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) käsittelevät henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjinä. Tuomioistuinvirasto vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia (esimerkiksi oikaista tietojasi tai tietää mitä tietoja sinusta käsitellään). Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Visma vastaa Palkeiden alihankkijana Valtiolle.fi-tietojärjestelmän ylläpidosta. Visma kerää Valtiolle.fi-alustan taustalla evästeitä, joita käytetään esimerkiksi muistamaan, millä kielellä sivustoa käytetään.

Hakemukset liitteineen tulostetaan Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmästä ja tallennetaan käyttöoikeusrajoitettuun henkilöstöhallinnon kansioon. Henkilötietoja käsitellään Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmässä Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus. Asianhallintaan on rajatut pääsyoikeudet vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Suojelupoliisi käsittelee henkilötietoja turvallisuusselvityksen laatimiseksi.

Soveltuvuusarviointeja toteuttaa MPS. Tarkempaa tietoa MPS:n tietosuojakäytännöstä voit katsoa täältä ja tietosuojaselosteesta täältä.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä löytyy täältä.

Työnhakuprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan Tuomioistuinvirasto säilyttää henkilötietoja?

Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-rekrytointipalvelusta 3 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen (tila rekrytoitu tai keskeytetty) jälkeen.

Tuomioistuinvirasto säilyttää tietoja viraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päätymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Tiedot arkistoidaan viraston omaan asiakirjahallintaan eli tässä tapauksessa henkilöstöhallinnon rajoitettuun kansioon. Kuitenkaan soveltuvuusarviointiin liittyviä asiakirjoja ei viedä Tuomioistuinviraston omaan asiakirjahallintaan.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä.

Jos Suojelupoliisi toimittaa Tuomioistuinvirastolle turvallisuusselvityksen kirjallisen lausunnon tai vastauksen, ei lausuntoa säilytetä, vaan se hävitetään välittömästi tietoturvallisella tavalla lausunnon tai vastauksen läpikäymisen jälkeen. Tuomioistuinvirasto ei säilytä turvallisuusselvityksestä selvinneitä tietoja.

Miten Tuomioistuinvirasto suojaa henkilötietoja?

Tuomioistuinvirasto suojaa henkilötietoja kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia hakijalla on?

Hakijan tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).

Tuomioistuinvirastossa käsitellään henkilötietoja tuomarin viran rekrytointiprosessissa tuomarinimitysten valmistelun tarkoituksiin. Virasto huolehtii päällikkötuomarin sekä vakinaisen tuomarin viran haettavaksi julistamiseen liittyvistä käytännön toimenpiteistä. Tämän lisäksi Tuomioistuinvirasto huolehtii viran uudelleen haettavaksi julistamiseen, hakuajan jatkamiseen ja viranhaun peruuttamiseen liittyvistä käytännön toimenpiteistä lukuun ottamatta korkeimman oikeuden ja korkeimman hallinto-oikeuden virkoja.

Tiedot avoimista viroista julkaistaan Valtiolle.fi-rekrytointipalvelussa, joka on pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle. Valtiolle.fi-rekrytointipalvelusta ilmoitus välittyy RSS-syötteiden avulla oikeus.fi-internetsivustolle ja oikeushallinnon intranetsivustolle.

Valtiolle.fi-rekrytointipalvelussa kerätään valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakuajan päätyttyä laaditaan yhteenveto hakijoiden virka-ansioista ja muista huomioon otetuista ansioista sekä ansiovertailutaulukon.

Hakemuksen voi myös lähettää paperimuodossa tai sähköpostin liitteenä hakuilmoituksessa mainitulla tavalla. Huomioithan, että tällä tavalla toimitetut hakemukset viedään Valtiolle.fi-rekrytointipalveluun sähköisen asiankäsittelyn toteuttamiseksi.

Hakijalta kysytään lupaa sähköiseen tiedoksiantoon, kun hän tallentaa hakemuksensa Valtiolle.fi -rekrytointijärjestelmään. Huomioithan, että myös sähköpostitse ja postitse toimitettujen hakemusten osalta tuomarinvalintalautakunta tarvitsee lupasi sähköiseen tiedoksiantoon esimerkiksi lähettäessään viranhakijoille tilaisuuden lausua nimitysasian valmistelussa hankittujen lausuntojen ja selvitysten johdosta.

Tuomioistuin voi tehdä virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvityksen.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee tuomarien rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Tuomioistuinviraston tehtävistä tuomareita nimitettäessä säädetään tuomioistuinlain (673/2016) 11 luvun 5 ja 6 §:ssä. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004).

Rekrytointien yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

Henkilötietoja käsitellessä rekrytoinnin yhteydessä Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 19 §:n mukaan muu kuin 18 §:ssä tarkoitettu asiakirja voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen suostumuksellaan. Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä 18 §:ssä tai tiedoksiannosta muutoin säädetään.

Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Turvallisuusselvitysten osalta menetellään turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Voit katsoa tarkempia tietoja turvallisuusselvitysrekisteristä ja siihen liittyvästä tietojenkäsittelystä turvallisuusselvityslain 7. luvusta.

Mitä henkilötietoja Tuomioistuinvirasto kerää hakijasta?

Rekisteröityjen ryhmä on viranhakijat.

Hakijaa pyydetään toimittamaan asiakirjat, jotka osoittavat hakijan täyttävän laissa säädetyt tuomareiden kelpoisuusvaatimukset. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi nimikirjanote sekä tutkinto- ja työtodistukset.

Tuomioistuinvirasto käsittelee sekä hakijan yksilöintitietoja että muita henkilötietoja.

Yksilöintietoja ovat: Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Muita henkilötietoja ovat: Koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirjanote/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle niitä luovutetaan?

Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmään pääsevät Tuomioistuinviraston virkamiehet, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Heidän ohellaan henkilötietoja pääsevät käsittelemään myös tuomioistuimen ilmoittamat rekrytointiin osallistuvat henkilöt.

Kun rekrytointi tapahtuu Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä, Tuomioistuinvirasto ja Valtion talous – ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) käsittelevät henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjinä. Tuomioistuinvirasto vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja se toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia, esimerkiksi oikaista tietoja tai tietää mitä tietoja hänestä käsitellään. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Visma vastaa Palkeiden alihankkijana Valtiolle.fi -tietojärjestelmän ylläpidosta. Visma kerää Valtiolle.fi -alustan taustalla evästeitä, joita käytetään esimerkiksi muistamaan, millä kielellä sivustoa käytetään.

Hakemukset liitteineen tulostetaan Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmästä, tallennetaan Tuomioistuinviraston suljetulle verkkolevylle, jossa niitä myös säilytetään, ja lähetetään sähköpostilla tuomioistuimeen. Henkilötietoja käsitellään Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmässä. Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus. Asiakirjat lähetetään Valtorin Perusviesti-palveluihin (Valtion yhteisiin viestintäpalveluihin) kuuluvan Microsoftin Outlook -ohjelman kautta tuomioistuimille.

Tuomioistuinvirasto luovuttaa tiedot viran haettavaksi julistamisesta päättäneelle tuomioistuimelle.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Voit katsoa tarkempia tietoja tietopyynnön tekemisestä täältä.

Viranhakuprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään Tuomioistuinviraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan, käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika sen sijaan riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Kun hakemusasiakirjat on lähetetty tuomioistuimelle käsiteltäväksi, kaikki paperiset aineistot hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Viranhaun nimitysprosessin arkistointikappaleet ovat Tuomarinvalintalautakunnan vastuulla.

Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-palvelusta 3 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Tuomioistuinvirasto päättää rekrytointiprosessin Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä, kun nimityksestä on tehty päätös tasavallan presidentin esittelyssä. Hakemusasiakirjat säilyvät päätettyjen rekrytointien kansiossa kolme kuukautta.

Miten henkilötietoja suojataan?

Tuomioistuinvirasto suojaa hakijoiden henkilötietoja kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Pääsy- ja käsittelyoikeus henkilötietoihisi myönnetään työtehtävien perusteella. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaaminen varmistetaan säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia hakijalla on?

Hakijan tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella hänen henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee tuomarien rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos kuitenkin pyydät useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta).

Tuomioistuinvirasto kerää etukäteen tietoja osallistujista viraston järjestämiin tai tiloissamme järjestettäviin tilaisuuksiin.

Vierailijan tulee voida todistaa henkilöllisyytensä saapuessaan Tuomioistuinviraston tiloihin. Henkilötietoja käsitellään sekä tilaisuuksien asianmukaisen järjestämisen ja muun yhteistyön tarkoituksiin, että yhteisen turvallisuutemme varmistamiseksi. Kulunvalvonnan tarkoituksena on ohjata ja rajata tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkua ja omaisuuden suojaaminen. Kameravalvonnan tarkoituksena on vierailijoiden turvaaminen ja omaisuuden suojaaminen sekä rikosten ennaltaehkäisy ja selvittäminen.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tietojen etukäteinen kerääminen ja henkilöllisyyden toteaminen perustuu Tuomioistuinviraston yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohta e alakohta, työturvallisuuslain 8 §).

Tietojen säilyttäminen vierailun jälkeen yhteistyön tarkoituksiin perustuu Tuomioistuinvirastolle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen (tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Silloin kun tieto vierailijan nimestä ja organisaatiosta on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, näiden tietojen säilyttäminen perustuu valtion talousarviosta annetun asetuksen 46 §:n ja kirjanpitolain 2 luvun 9 §:n.

Vierailujen yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Käsittelemme henkilötietoja vierailujen yhteydessä lisäksi noudattaaksemme viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten, hallintolakia (434/2003).

Tietojen luovutusten yhteydessä noudatamme viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinvirastossa vierailevat ja viraston järjestämiin tai tiloissamme järjestettäviin tilaisuuksiin osallistujat (mm. sidosryhmät, toimittajat, haastatteluun tulevat) muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Vierailun yhteydessä vierailijasta tallennetaan nimi, organisaatio ja vierailuajankohta sekä mahdollisesti sähköpostiosoite. Kameravalvonnassa muodostuu aktiivista valvontakuvaa sekä tallenteita, jotka tallentuvat erilliseen työasemaan, johon on pääsy vain Tuomioistuinviraston virastomestarilla. Toisinaan myös tieto vierailijan itse ilmoittamasta erityisruokavaliosta tallennetaan.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinviraston kulunvalvontaa toimittaa AccessPoint Oy. Tuomioistuinvirasto vastaa omasta kameravalvonnastaan eli aktiivisesta valvontakuvasta sekä tallenteista, jotka tallentuvat työasemaan, johon pääsy on ainoastaan virastomestarilla. Senaatti-kiinteistöt toimivat palveluntarjoajana.

Vierailijoista ei luovuteta tietoja Tuomioistuinviraston ulkopuolelle, ellei toinen tapahtumapaikka tarvitse niitä omien turvallisuusmääräystensä vuoksi.

Kameravalvonnan tietoja ei luovuteta lähtökohtaisesti kenellekään. Tuomioistuinvirasto voi kuitenkin luovuttaa kameravalvonnan tietoja poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, esimerkiksi rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä täältä.

Kun kyseessä on tavanomainen vierailu tai muu tapahtuma vailla kansainvälisiä kytkentöjä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään viraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Tuomioistuinvirasto säilyttää asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Vierailijoista säilytettävät tiedot poistetaan heti vierailun jälkeen. Vierailijoiden henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää vierailun jälkeen yhteistyön tarkoituksiin. Erityisruokavaliotiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen.

Kameravalvonnan tiedot säilytetään Tuomioistuinvirastossa sijaitsevassa tallentimessa, johon pääsy on ainoastaan virastomestarilla. Kameravalvonnan tiedot säilyvät 2 kuukautta, jonka jälkeen järjestelmä automaattisesti poistaa tiedot.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia vierailijalla on?

Vierailijan tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee vierailujen yhteydessä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Vierailun jälkeen vierailijalla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojen säilyttämistä. Tällöin Tuomioistuinvirasto poistaa tiedot, ellei niiden säilyttämiseen ole huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää vierailijan edun, oikeudet ja vapaudet. Tiedot voidaan joutua säilyttämään myös, jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Kun tieto nimestä ja organisaatiosta on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, vierailija ei voi vastustaa tietojen säilyttämistä.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).

Tuomioistuinviraston puhelinvaihde välittää puheluita Tuomioistuinviraston virkamiehille.

Henkilötietojen käsittely on tarpeellista Tuomioistuinviraston palvelun tarjoamiseksi ja yhteydenpitoon, sekä puhelinvaihdepalvelun hoitamiseksi ja puheluiden välittämiseksi. Tuomioistuinvirasto käsittelee soitettujen, vastattujen ja vastaamattomien puheluiden osalta henkilötietoja (soittajan numero) palveluntarjoaja Elisa Oyj:n järjestelmässä. Tuomioistuinviraston puhelujärjestelmää hoitavat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja ulkopuolinen palveluntarjoaja Elisa Oyj.

Jos asioi puhelimitse Tuomioistuinvirastossa käsiteltävänä olevaan asiaan liittyen, asian laadusta riippuen puhelusta voidaan kirjata merkintä Tuomioistuinviraston asianhallintaan. Tarkempia tietoja Tuomioistuinviraston asiarekisteristä ja siihen liittyvästä tietojenkäsittelystä voi katsoa löytyy kohdasta Asianhallinta.

Yksittäisten virkamiesten puheluja ei nauhoiteta.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja sille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Tietojen säilyttäminen asian selvittämistä varten perustuu Tuomioistuinvirastolle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen (tietosuojalain 4 §). Puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 25 §. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia (917/2014).

Tietojen luovutusten yhteydessä noudatamme viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Lisäksi Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä noudattaakseen viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolain (434/2003) 8 §:n mukaista neuvontavelvollisuutta.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmänä ovat Tuomioistuinviraston puhelinvaihteeseen soittaneet henkilöt ja sellaiset, joille Tuomioistuinvirastosta soitetaan.

Vaihteeseen saapuvista ja lähtevistä puheluista tallennetaan soittajan numero.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinviraston vaihdetta hoitaa ulkopuolinen palveluntarjoaja. Puhelinvaihteen toteuttaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja teknisen toteutuksen Elisa Oyj.

Puhelimitse tapahtuvaan asiointiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tuomioistuinvirasto ei käsittele vaihteeseen saapuvien puheluiden tietoja, ellei puhelinvaihde välitä soittajan pyynnöstä soittopyyntöä Tuomioistuinvirastolle. Näissä tapauksissa Tuomioistuinvirasto käsittelee tietoja vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tietoturvallisella tavalla.

Puhelinvaihteen puheluja ei nauhoiteta.

Teleoperaattorilla voi olla lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi tarve säilyttää henkilötietoja määrätyn ajan.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Millaisia oikeuksia puhelimitse asioivalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja sille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Tuomioistuinvirastossa vireille saatetut asiat kirjataan asianhallintaan. Asianhallintaan merkitään asian asianmukaisen käsittelyn ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.

Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä muu viranomaistoiminnan suunnittelu ja toteuttaminen. Tuomioistuinviraston on ylläpidettävä sen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi, asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi sekä prosessien ohjaamiseksi. Asianhallintajärjestelmä on keskeinen osa Tuomioistuinviraston asiarekisteriä.

Asianhallintajärjestelmän tiedoista muodostetaan tilastoja kuvaamaan muun muassa käsiteltyjen ja vireillä olevien asioiden määriä ja käsittelyaikoja toiminnan tuloksellisuuden seurantaa varten.

Pääsääntöisesti Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään tallennettavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, kuten asian vireille saattajalta tai Tuomioistuinviraston kanssa asioivalta taholta, esimerkiksi yksityishenkilöiltä ja viranomaisilta.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee asianhallinnan yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) edellyttää asiarekisterin ylläpitoa (25 §).

Erityisiä henkilötietoryhmiä ja rikostuomioihin sekä rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla, kun käsittelystä säädetään laissa tai se johtuu välittömästi laissa säädetystä tehtävästä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta sekä 10 artikla, tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta sekä 7 §).

Käsitellessä henkilötietoja asianhallinnan yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston virkamiehet, asian vireille saattajat, mahdollisesti vireille saatetuissa asiakirjoissa olevat kolmannet henkilöt ja viranhakijat muodostavat rekisteröityjen ryhmän. Asianhallinnassa käsitellään tietoja Tuomioistuinviraston henkilöstöstä esimerkiksi käsiteltäviin asioihin liittyen sekä henkilöstöhallintoon liittyvissä yhteyksissä.

Tuomioistuinten henkilöstön henkilötietoja käsitellään Tuomioistuinviraston tehtävien yhteydessä.

Tuomioistuinvirasto käsittelee tavanomaisesti vireille saattajan nimitietoja ja yhteystietoja kuten puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja postiosoitetta. Myös asian kuvaukseen liittyviä tietoja ja asiakirjan käsittelyyn liittyviä tietoja käsitellään. Asianhallintaan merkitään myös tiedot hakijasta, kuten viranhakijasta. Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinviraston asianhallinta tapahtuu Hilda-asianhallintajärjestelmässä, jossa käytössä on Fujitsu CaseM-ratkaisu. OpenText on osa CaseM-ratkaisua. Fujitsu Finland Oy toimii järjestelmän toimittajana ja tämän alihankkijoina toimivat Nice Business Consulting Oy (NICO) ja AS Fujitsu Estonia, EML OÜ.

Ajalla 1.1.2020 – 15.4.2021 Tuomioistuinvirastossa oli käytössä Haldi-asianhallintajärjestelmä (IBM:n Lotus Notes -asianhallintajärjestelmä), jossa yhä säilytetään ja käsitellään asiakirja-aineistoa.

Oikeusrekisterikeskus (ORK) vastaa asianhallintajärjestelmien Hilda:n sekä Haldi:n teknisestä ylläpidosta.

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa Tuomioistuinvirastolle alihankkijoiden kautta alustapalveluita. Alihankkijana alustapalveluissa toimii Tieto EVRY. Valtori vastaa myös asiakkuushallintajärjestelmän käyttövaltuushallinasta eli IDM-järjestelmästä. Hilda:n ja Haldi:n käyttöoikeudet tilataan IDM:n kautta.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä tietopyynnöt ja asiakirjajulkisuus-sivulta. Asia voidaan myös tarvittaessa siirtää toimivaltaiselle viranomaiselle (hallintolain 21 §).

Asianhallintaan liittyviä tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee asianhallinnassa henkilötietoja sen lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Jokaisella on mahdollisuus toimittaa asiointitarpeeseensa liittyvät sähköiset viestit ja asiakirjat sähköisesti Tuomioistuinviraston kirjaamoon osoitteeseen tuomioistuinvirasto@oikeus.fi taikka suoraan kyseistä asiaa vastaavaan virastopostilaatikkoon.

Asian voi saattaa vireille myös lähettämällä asiakirjat postitse osoitteeseen PL 100, 00085 Tuomioistuinvirasto. Asiakirjan voi tarvittaessa tuoda suoraan Tuomioistuinvirastoon aulapalveluun, josta se toimitetaan edelleen käsiteltäväksi.

Tuomioistuinviraston virkamiehet saavat myös joskus yhteydenottoja suoraan henkilökohtaisiin virkasähköposteihinsa. Virkamies voi käsitellä siinä yhteydessä saamiaan henkilötietoja asian hoitamiseksi ja vastatakseen asiointia koskeviin kysymyksiin. Jokainen virkamies vastaa hallussaan olevien asiakirjojen asianmukaisesta käsittelystä sekä hänen vastaanottamansa tai laatimansa asiakirjan toimittamisesta kirjaamoon.

Salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat tulee toimittaa Tuomioistuinvirastolle turvaviestin välityksellä. Turvaviestin voit lähettää täältä https://turvaviesti.om.fi.

Tuomioistuinvirastoon saapuvat yhteydenotot kirjataan tarvittaessa tuomioistuinviraston asianhallintaan tai siirretään edelleen toimivaltaiselle viranomaiselle.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja yhteydenottojen ja asioinnin yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7-8 §:t).

Sähköpostitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu tämän lisäksi sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin (13/2003) sekä digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 5 §:ään koskien muita sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä.

Erityisiä henkilötietoryhmiä ja rikostuomioihin sekä rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla, kun käsittelystä säädetään laissa tai se johtuu välittömästi laissa säädetystä tehtävästä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta sekä 10 artikla, tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta sekä 7 §).

Lisäksi laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) edellyttää asiarekisterin ylläpitoa (25 §). Käsitellessä henkilötietoja yhteydenottojen ja asioinnin yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolain 21 §:ää (asiakirjan siirto). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston kanssa asioivat, sidosryhmien edustajat, toimittajat, asian vireille saattajat ja tutkimuksen, selvityksen tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyöhön lupaa hakevat sekä mahdollisesti vireille saatetuissa asiakirjoissa olevat kolmannet henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee tavanomaisesti vireille saattajan nimitietoja ja tarvittaessa yhteystietoja kuten puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja postiosoitetta. Myös asian kuvaukseen liittyviä tietoja ja asiakirjan käsittelyyn liittyviä tietoja käsitellään. Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään, mikäli se on asian laadun mukaan välttämätöntä ja käsittelylle on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukainen peruste.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirastoon tulevat yhteydenotot kirjataan tarvittaessa Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään. Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä tietopyynnöt ja asiakirjajulkisuus -sivulta.

Tarvittaessa Tuomioistuinvirastolle tulleita yhteydenottoja voidaan myös siirtää toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain nojalla (21 §). Kun asia siirretään toimivaltaiselle viranomaiselle, yhteydenotosta kirjataan Tuomioistuinviraston asianhallintaan yleiset metatiedot (kuten esimerkiksi asian vireillepanija). Tällöin asiaan liittyviä asiakirjoja ei kuitenkaan tallenneta.
Yhteydenottoihin ja asiointiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia asioivalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja yhteydenottojen ja asioinnin yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta)

Salassa pidettävät ja arkaluontoiset sekä muuten korkeampaa suojausta edellyttävät asiakirjat tulee toimittaa Tuomioistuinvirastolle turvaviestin kautta. Turvaviestiä voit lähettää täältä https://turvaviesti.om.fi. Turvaviestipalvelun käyttäminen on ilmaista. Turvaviestiä lähettäessä viraston virastopostiin tulee viestin otsikkoon, sisältöön sekä liitteisiin laittaa tarvittavat tunnistetiedot, jotta viraston henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle ja pystyy ymmärtämään, mihin asiaan sähköposti liittyy ja kuka sen on lähettänyt.

Käsittelyn tarkoituksena on Tuomioistuinviraston tietoturvallinen yhteydenpito asiakkaiden ja yhteistyö-kumppaneiden kanssa. Henkilötietoja käsitellään lisäksi käyttäjien tunnistamiseksi sekä käyttöoikeuksien hallinnoimiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös tietoturvallisuuden toteuttamisen tarkoituksiin sekä mahdollisten virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien ehkäisemiseksi, selvittämiseksi ja torjumiseksi. Tuomioistuinvirastolla on velvollisuus suojata lähettämänsä tiedot asiattomalta pääsyltä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee turvaviestin yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa, erityisesti tiedon suojaamiseen liittyvät vaatimukset (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja 32 artikla).

Käsitellessä henkilötietoja turvaviestin yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten, julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 13-14 §:ää, sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003), digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 5-6 §:ää, hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annettua lakia (571/2016) ja hallintolain (434/2003) 7-8 § (palveluperiaate). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Turvaviestin vastaanottajat ja turvaviestin lähettäjät muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia turvaviestin vastaanottajia ja turvaviestin lähettäjiä koskevia henkilötietoja:

Kun henkilö vastaanottaa turvaviestin: käytetyn internetselaimen tieto, tietokoneen ns. ”cookie/eväste”, IP-osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos viestin lähetyksessä käytetään puhelinnumerovarmennetta)

Kun henkilö haluaa lähettää turvaviestiä turvaviesti portaalin kautta: IP-osoite, sähköpostiosoite, turvaviestien lokitiedot, käytetyn internetselaimen tieto, tietokoneen ns. ”cookie/eväste”.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Teknisinä palveluntarjoajina toimivat valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sekä sen sopimuskumppani, Suomen valtion kokonaan omistama Erillisverkot Oy. Tuomioistuinvirasto tai mainitut palveluntarjoajat eivät pyri tunnistamaan viestin avannutta tahoa kerättyjen tietojen perusteella. Kun turvaviestin kautta saapuu viesti Tuomioistuinvirastoon se kirjataan tarvittaessa asianhallintaan.

Jos havaittaisiin tilanne, jossa olisi syytä epäillä välitetyn viestin tietoturvallisuuden vaarantuneen, mahdollisesti lainvastaisen menettelyn johdosta, Tuomioistuinvirasto tai Valtori pyytäisivät toimivaltaista viranomaista tutkimaan asiaa.

Turvaviestin käyttöön liittyviä tietoja sekä turvaviestin kautta saapuneita viestejä, jotka on kirjattu asianhallintaan, voidaan luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuutta koskevan lain perusteella.

Turvaviestiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Kerättyjä tietoja käytetään ja säilytetään vain palvelun tietoturvallisuuden toteuttamisen tarkoituksiin sekä mahdollisten virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien ehkäisemiseksi, selvittämiseksi ja torjumiseksi. Tietoja säilytetään korkeintaan 5 vuotta.

Jos viestin lähettämisessä on käytetty lisäksi puhelinnumerovarmennusta, vastaanottajan puhelinnumeroa säilytetään 30 päivän ajan viestin lähettämisestä.

Tiedot poistetaan automaatiolla.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Millaisia oikeuksia turvaviestillä asioivalla on?

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee turvaviestin yhteydessä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja 32 artikla).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomiois-tuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Tuomioistuinvirastossa on otettu käyttöön uutiskirjepalvelu, joka toimitetaan uutiskirjeen tilaajille sähköpostitse ja Tuomioistuinlaitoksen intranet Lexassa. Uutiskirjepalvelun sisältö on suunnattu ennen kaikkea tuomioistuinten henkilöstölle, mutta viraston virkamiehet tai sidosryhmien edustajat, kuten kouluttajat, voivat myös halutessaan tilata palvelun henkilökohtaiseen sähköpostiin uutiskirjeen yhteydessä olevalla tilauslomakkeella.

Tuomioistuinvirasto käsittelee uutiskirjeen tilanneiden henkilötietoja uutiskirjepalvelunsa toteuttamiseksi. Uutiskirjepalvelun tarkoituksena on sekä tuomioistuinlaitoksen yhteisistä että Tuomioistuinviraston ajankohtaisista asioista tiedottaminen ja informointi.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee uutiskirjeen yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien sekä tilastoinnin vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 ja 3 kohdat).

Tuomioistuinvirastolla on myös lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) 19 a luvun 2 §:n 4 ja 9 kohdan nojalla huolehtia koulutuksen järjestämisestä tuomareille ja tuomioistuinten muulle henkilöstölle yhteistyössä 21 luvussa tarkoitetun tuomarinkoulutuslautakunnan kanssa sekä osallistua tuomioistuinten toiminnan yleiseen kehittämiseen.

Uutiskirjeen yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja uutiskirjeen yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 20 §:ää.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröidyt koostuvat vapaaehtoisesti uutiskirjettä tilaavista tuomioistuimien henkilöstöstä, Tuomioistuinviraston virkamiehistä tai sidosryhmien edustajista kuten kouluttajista.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia uutiskirjeen tilanneita koskevia henkilötietoja:

Etunimi ja sukunimi, sähköpostiosoite sekä tilaajan halutessa organisaation nimi ja toimiala.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tietojen käsittelyä on ulkoistettu Webropol Oy:lle. Webropol-palvelua käytetään uusien tilaajien tietojen keräämiseen. Webropolin kautta uutiskirjeen tilaaja voi myös peruuttaa tilauksensa.

Uutiskirje lähetetään Valtorin Valtion yhteinen viestintäratkaisun (Perusviesti) avulla (Microsoft Outlook). Lisäksi uutiskirje julkaistaan Lexassa (Tuomioistuinlaitoksen Intranet, Microsoft Sharepoint).

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Uutiskirjeen tilanneisiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista uutiskirjeen lähettämiseksi (kunnes tilaus peruutetaan tai uutiskirjepalvelun olemassaolo lakkaa).

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia uutiskirjeen tilaajalla on?

Jokaisen uutiskirjeen yhteydessä on linkki, jonka kautta uutiskirjeen tilaus on mahdollista peruuttaa.

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee uutiskirjeen yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien sekä tilastoinnin vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 ja 3 kohdat).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Mediatuomaritoiminnan tarkoituksena on lisätä tuomioistuinten toiminnan läpinäkyvyyttä. Lisäksi tavoitteena on lisätä tietämystä tuomioistuinten toiminnasta ja yleisesti oikeuskäytännöistä. Tarkoituksena on myös helpottaa sekä median että tuomioistuinten työtä ja lisätä vuorovaikutusta.

Tuomioistuinvirasto sen lakisääteisten tehtävien mukaisesti tukee tuomioistuimia niiden viestinnässä liittyen mediatuomaritoimintaan. Tuomioistuinvirasto käsittelee mediatuomareita koskevia henkilötietoja mediatuomareiden tavoittamiseksi, tiedonkulun selkeyttämiseksi ja tiedon välittämiseksi. Mediatuomaritoiminta edistää tuomioistuinten julkisuutta sekä pyrkii poistamaan tietämättömyydestä johtuvia epäselvyyksiä ja väärinkäsityksiä.

Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuualueet

Tuomioistuinvirasto ja tuomioistuimet toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun henkilötietoja käsitellään mediatuomaritoiminnassa. Tuomioistuinvirasto on määritellyt yhteistyössä tuomioistuinten kanssa rekisterinpitäjien vastuualueet:

• Tuomioistuin nimeää mediatuomarit ja ilmoittaa näiden henkilöiden tiedot Tuomioistuinvirastolle. Tuomioistuin vastaa mediatuomareiden osalta omasta toiminnastaan, muun muassa työnantajan roolissa työelämän tietosuojaan liittyvistä toimista sekä tietosuojaperiaatteiden, kuten tietojen oikeellisuuden toteuttamisesta.
• Tuomioistuinvirasto vastaa mediatuomareita koskevien tietojen ylläpidosta (ml. kuvapankki), julkaisemisesta tuomioistuimet.fi-sivustolla sekä henkilötietojen päivityksestä tuomioistuinten tekemien ilmoitusten mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää tietosuojaoikeuksiaan yhtä lailla suhteessa kumpaankin rekisterinpitäjään.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee mediatuomaritoiminnan yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta). Tuomioistuinvirastolla on myös lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) nojalla tukea tuomioistuimia niiden viestinnässä (19 a luku 2 §:n 6 kohta). Käsittely perustuu tämän lisäksi tietosuojalakiin (1050/2018), kun käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi (tietosuojalaki 27 §).

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettua lakia (906/2019). Käsittelemme henkilötietoja mediatuomaritoiminnan yhteydessä lisäksi noudattaaksemme viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten, hallintolakia (434/2003). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinten mediatuomareiksi ilmoittautuneet henkilöt, jotka tuomioistuinten johto on vahvistanut, sekä Tuomioistuinviraston nimeämä mediatuomari muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia mediatuomareita koskevia henkilötietoja:

Henkilön tiedot: etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, valokuva.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Oikeusrekisterikeskus toimii pääkäyttäjänä tuomioistuimet.fi-verkkosivuilla ja Abako media Oy julkaisujärjestelmän tuottajana/toimittajana, jonka kanssa oikeusrekisterikeskus ja oikeusministeriö ovat sopineet palvelun tarjoamisesta koko oikeushallinnon alalle.

Julkaisemme mediatuomareita koskevat tiedot julkisilla tuomioistuimet.fi-verkkosivuilla, joten tiedot siirtyvät kolmansiin maihin.

Valokuvia luovutetaan pyydettäessä median käyttöön.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tuomioistuinvirasto vastaa mediatuomareita koskevien tietojen julkaisemisesta tuomioistuimet.fi-sivustolla sekä tietojen päivityksestä tuomioistuimien tekemien ilmoitusten mukaisesti. Tuomioistuimen on ilmoitettava Tuomioistuinvirastolle ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta henkilötietojen päivityksistä, esimerkiksi tarpeettomasta tai vanhentuneesta henkilötiedosta. Ajantasaisia tietoja mediatuomareista säilytetään käyttöoikeusrajoitetulla viestinnän verkkolevyllä.

Tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee mediatuomaritoiminnan yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Huom. Kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi tietosuojalain 27 §:n mukaisesti, asiaan ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 12-22 artikloita rekisteröidyn oikeuksista.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Sidosryhmäyhteistyö ja sidosryhmien kanssa viestiminen on osa Tuomioistuinviraston ja sen asiantuntijoiden päivittäistä työtä. Tuomioistuinviraston keskushallintotehtävä sekä muu toiminta edellyttää tiivistä yhteistyötä tuomioistuinten sekä muiden toimijoiden kanssa. Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötietojen käsittely on tarpeellista sidosryhmien tavoittamiseksi, tapaamisten järjestämiseksi sekä yhteistyön ja vuorovaikutuksen ylläpitämiseksi.

Tehokkaan viestinnän tukemiseksi luodaan ja ylläpidetään sähköpostijakelulistoja, joiden kautta voidaan esimerkiksi ottaa yhteyttä, välittää kutsuja sidosryhmätapaamisiin tai jakaa tiedotteita ajankohtaisista asioista. Ryhmätyötilojen avulla voidaan puolestaan hallinnoida, jakaa ja työstää yhdessä sidosryhmän, hankkeen, projektin tai verkoston tehtäviä sujuvammin. Lisäksi sidosryhmäyhteistyöstä voidaan kerätä palautetta Webropol-kyselyillä, joiden toimittamiseen voidaan käyttää sähköpostiosoitteita.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Käsittely perustuu usein Tuomioistuinvirastolle tuomioistuinlaissa säädettyihin tehtäviin, joiden toteuttamiseen tarvitaan yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa (tuomioistuinlaki (673/2016) 19 a luvun 2 §).

Sidosryhmäyhteistyön yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019). Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten hallintolakia (434/2003). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuimet ja niiden henkilöstö sekä muihin sidosryhmäverkostoihin kuuluvat henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän. Myös Tuomioistuinviraston työntekijöiden henkilötietoja käsitellään sidosryhmäyhteistyössä.

Käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi sidosryhmäverkostoihin kuuluvien henkilöiden organisaatio, työtehtävä ja nimi- sekä yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Sidosryhmäyhteistyössä käsitellään henkilötietoja Valtorin Perusviesti -palvelun avulla (Microsoft 365). Valtori tuottaa ja toimittaa lisäksi ryhmätyöskentely -alusta Tiimerin. Myös sidosryhmäyhteistyöstä vastaava virkamies voi käsitellä tarpeellisia henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi säilyttäen niitä käyttöoikeusrajoitetuissa kansioissa palvelimella tai päätelaitteella. Sidosryhmäyhteistyöhön voidaan käyttää myös Microsoft 365 -sovelluksia sekä Flinga-palvelua ryhmän vuorovaikutteisen osallistumisen toteuttamiseksi.

Sidosryhmäyhteistyössä käsiteltävistä asiasta voidaan viedä tietoja myös Tuomioistuinviraston asianhallintaan, josta löytyy lisätietoja kohdasta Asianhallinta. Asianhallintajärjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus.

Tietojen käsittelyä on ulkoistettu Webropol Oy:lle. Webropol-palvelua käytetään sidosryhmäyhteistyössä muun muassa yhteystietojen sekä palauteen keräämiseen.

Sidosryhmätapaamisesta voidaan luoda tallenteita, joiden tarkoituksena on turvata, että myös sellaiset, jotka eivät ole päässeet osallistumaan tilaisuuteen, voivat perehtyä myöhemmin asiaan.

Jos sidosryhmätapaaminen järjestetään Tuomioistuinviraston tiloissa, ilmoittautuneiden henkilötiedot viedään Tuomioistuinviraston vahtimestarille kulunvalvontaa varten. Kulunvalvontaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä löydät lisää kohdasta Vierailu Tuomioistuinvirastossa.

Sidosryhmäyhteistyössä- ja viestinässä luovutetaan sidosryhmässä olevien henkilöiden tietoja sidosryhmän muille jäsenille esimerkiksi kokouskutsujen (esimerkiksi sähköpostiosoitteet) ja tapaamisten yhteydessä (esimerkiksi chat-kommentit sekä sähköpostiin tallentuva keskusteluhistoria) sekä tarvittaessa myös muutoin sidosryhmäyhteistyön edellyttämällä tavalla.

Tietoja voidaan myös luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Kun kyseessä on tavanomainen sidosryhmäyhteistyö vailla kansainvälisiä kytkentöjä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos sidosryhmäyhteystyö edellyttää henkilötietojen luovuttamista 3. maahan, arvioidaan henkilötietojen siirron peruste tietosuoja-asetuksen 5 luvun mukaisesti.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Sidosryhmäyhteistyössä käytettäviä tietoja päivitetään sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvien henkilöiden tai organisaatioiden ilmoitusten mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään sidosryhmäyhteistyön kannalta tarpeellinen aika. Sidosryhmäyhteistyön jäseniä on pyydetty ilmoittamaan mahdollisimman pian muutoksista tietojen osalta, ettei tarpeettomia tai vanhentuneita henkilötietoja käsiteltäisi.

Viestinnässä käytettäviin työkaluihin voi jäädä sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvien henkilötietoja. Esimerkiksi Outlook -palvelussa tiedot säilyy, kunnes käyttäjä itse poistaa ne siirtämällä sähköpostiviestin Outlook.com-palvelun Saapuneet-kansiosta Poistetut-kansioon ja sitten tyhjentämällä kyseisen kansion. Kun Poistetut-kansio tyhjennetään, kyseiset poistetut kohteet säilyvät järjestelmässä enintään 30 päivän ajan ennen niiden lopullista poistamista. Erityisten henkilötietojen osalta käytetään lyhennettyä säilytysaikaa.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja verkkosivujen yhteydessä verkkopalvelujen tarjoamisen, viraston toiminnan avoimuuden edistämisen, tiedonvälityksen ja muun sisällöntuotannon tarkoituksiin sekä käyttöoikeuksien luomiseksi ja ylläpitämiseksi julkaisujärjestelmään. Tuomioistuinvirasto pyrkii verkkosivuillaan välittämään tietoa, tiedottamaan ajankohtaisista aiheista ja avoimista työpaikoista sekä edistämään Tuomioistuinviraston toiminnan avoimuutta.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja verkkosivujen yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedonvälityksen turvaaminen (tietosuojalaki (1050/2018) 27 §). Viranomaisella on myös velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 20 §). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7-8 §:t).

Verkkosivuilla julkaistavien henkilötietojen osalta huomioidaan sekä tietosuoja-asetuksen 25.2 artiklan että yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) vaatimukset.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettua lakia (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja verkkosivujen yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston sekä tuomioistuinten henkilöstöön kuuluvat ja muut ulkopuoliset asiantuntijat tai lisätietoja antavat henkilöt, joiden henkilötietoja käsitellään Tuomioistuinviraston verkkosivuilla uutisoinnissa ja tiedotuksessa, muodostavat rekisteröityjen ryhmän. Rekisteröityjen ryhmään kuuluvat myös ne, joille myönnetään käyttöoikeuksia julkaisujärjestelmään.

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja muun muassa uutisissa ja tiedotteissa, sisältösivuilla ja yhteystietosivuilla.

Uutisissa ja tiedotteissa ilmeneviä henkilötietoja ovat: lisätietojen antajien nimet, nimitystiedotteissa nimitettävän nimi ja lyhyt kuvaus työhistoriasta, sekä lisätietojen antaja tuomioistuimesta nimi- ja yhteystietoineen. Myös valokuvat sekä video- ja äänitallenteet ovat mahdollisia.

Sisältösivuilla ilmeneviä henkilötietoja ovat: asian valmistelijoiden ja työryhmiin kuuluvien nimet.

Yhteystiedot-sivulla ilmeneviä henkilötietoja ovat: Tuomioistuinviraston johtokunnan jäsenten nimet ja Tuomioistuinviraston johtoryhmän jäsenten nimet, kuvat, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet. Tuomioistuinviraston viestinnän henkilöstön nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet.

Tuomioistuinviraston henkilöstön henkilötietoja voi olla tarpeen myös julkaista verkkosivuilla muissa yhteyksissä. Tällöin henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuutta arvioidaan muun muassa suhteessa verkkosivuilla olevaan asiaan sekä työtehtäviin. Ennen julkaisua asia käsitellään myös yhteistoimintamenettelyssä.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Oikeusrekisterikeskus toimii pääkäyttäjänä viraston verkkosivuilla ja Siili Solutions julkaisujärjestelmän tuottajana/toimittajana, jonka kanssa Oikeusrekisterikeskus ja oikeusministeriö ovat sopineet palvelun tarjoamisesta koko oikeushallinnon alalle.

Tiedotteet menevät STT:n tiedotejakelun kautta niille, jotka ovat sen tilanneet (pääasiassa medialle).

Kun uutisten, tiedotteiden ja sisältösivujen sekä yhteystietosivujen julkaisu tapahtuu julkisilla verkkosivuilla, tiedot siirtyvät kolmansiin maihin.

Verkkosivuilla ei ole kolmannen osapuolen evästeitä.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tiedon välittämisen tarkoituksessa julkaistuihin henkilötietoihin ei sovelleta säilyttämistä rajoittavia määräaikoja (Tietosuojalaki 27§). Tietoja kuitenkin päivitetään tarpeen mukaan, esimerkiksi työtehtävien päättyessä tai muuttuessa.

Tuomioistuinvirasto vastaa uutisia, tiedotteita ja sisältösivuja sekä yhteystietosivuja koskevien tietojen julkaisemisesta verkkosivuillaan sekä tietojen päivityksestä. Sisältöön liittyvää valmisteluaineistoa, kuten yhteystietoja ja kuvia, säilytetään käyttöoikeusrajoitetulla viestinnän verkkolevyllä. Tietoja päivitetään säännöllisesti ja tarpeettomat tiedot poistetaan.

Käyttöoikeuksiin liittyviä henkilötietoja hallinnoidaan työtehtävien mukaan. Työtehtävien päättyessä käyttöoikeudet julkaisujärjestelmään poistetaan.

Miten tietoja suojataan?

Julkaistut tiedot ovat avoimesti saatavilla julkisessa verkossa eli tiedot siirtyvät kolmansiin maihin, eikä niiden osalta ole käytettävissä suojatoimia. Tekijänoikeudet kuitenkin osaltaan rajaavat oikeutta uudelleen käyttää julkaistua sisältöä.

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi tietosuojalain 27 §:n mukaisesti, asiaan ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 12-22 artikloita rekisteröidyn oikeuksista.

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja verkkosivujen yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta)

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Tuomioistuinvirasto sen lakisääteisten tehtävien mukaisesti tukee tuomioistuimia niiden viestinnässä liittyen Tuomioistuimet.fi -verkkosivuihin. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja Tuomioistuimet.fi -sivuilla käyttöoikeuksien luomiseksi julkaisujärjestelmään, verkkopalvelujen tarjoamisen, tiedonvälityksen ja muun sisällöntuotannon tarkoituksiin. Tuomioistuimet.fi -verkkosivuilla pyritään välittämään tietoa, tiedottamaan ajankohtaisista aiheista ja tuomioistuinlaitoksen avoimista työpaikoista ja edistämään tuomioistuinlaitoksen toiminnan avoimuutta.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja verkkosivujen yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedonvälityksen turvaaminen (tietosuojalaki (1050/2018) 27 §). Tuomioistuinvirastolla on myös lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) nojalla tukea tuomioistuimia niiden viestinnässä. Viranomaisella on myös velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 20 §). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7-8 §:t).

Verkkosivuilla julkaistavien henkilötietojen osalta huomioidaan sekä tietosuoja-asetuksen 25.2 artiklan että yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) vaatimukset.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettua lakia (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja Tuomioistuimet.fi -verkkosivujen yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Nimetyt Tuomioistuinviraston virkamiehet ja muut ulkopuoliset asiantuntijat tai lisätietoja antavat henkilöt tuomioistuinlaitoksen uutisoinnissa ja tiedotuksessa muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja Tuomioistuimet.fi -verkkosivujen tuomioistuinlaitoksen uutisissa ja tiedotteissa ja sisältösivuilla.

Uutisissa ja tiedotteissa ilmeneviä henkilötietoja ovat: lisätietojen antajien nimet, mahdolliset video- ja äänitallenteet, nimitystiedotteissa nimitettävän nimi ja lyhyt kuvaus työhistoriasta, sekä lisätietojen antaja tuomioistuimesta nimi- ja yhteystietoineen.

Sisältösivuilla ilmeneviä henkilötietoja ovat: lisätietojen antajien nimet ja yhteystiedot. Mediatuomarisivuilla nimet, nimike, organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Katso lisää mediatuomareiden henkilötietojen käsittelystä Mediatuomaritoiminta -sivulta.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Oikeusrekisterikeskus toimii pääkäyttäjänä Tuomioistuimet.fi -verkkosivuilla ja Siili Solutions julkaisujärjestelmän tuottajana/toimittajana, jonka kanssa oikeusrekisterikeskus ja oikeusministeriö ovat sopineet palvelun tarjoamisesta koko oikeushallinnon alalle.

Tiedotteet menevät STT:n tiedotejakelun kautta niille, jotka ovat sen tilanneet (pääasiassa medialle).

Kun uutisten, tiedotteiden ja sisältösivujen julkaisu tapahtuu julkisilla Tuomioistuimet.fi -verkkosivuilla, tiedot siirtyvät kolmansiin maihin.

Tuomioistuimet.fi – verkkosivuilla julkaistavat videotallenteet julkaistaan Tuomioistuinviraston YouTube-kanavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Käyttövaltuuksiin liittyviä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tiedon välittämisen tarkoituksessa julkaistuihin henkilötietoihin ei sovelleta säilyttämistä rajoittavia määräaikoja (Tietosuojalaki 27§). Tietoja kuitenkin päivitetään tarpeen mukaan, esimerkiksi työtehtävien päättyessä tai muuttuessa.

Tuomioistuinvirasto vastaa uutisia, tiedotteita ja sisältösivuja koskevien tietojen julkaisemisesta Oikeus.fi-sivustolla sekä tietojen päivityksestä oma-aloitteisesti ja tuomioistuimien tekemien ilmoitusten mukaisesti. Sisältöön liittyvää valmisteluaineistoa, kuten yhteystietoja ja kuvia, säilytetään käyttöoikeusrajoitetulla viestinnän verkkolevyllä. Tietoja päivitetään säännöllisesti ja tarpeettomat tiedot poistetaan.

Tuomioistuimen on ilmoitettava Tuomioistuinvirastolle ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta henkilötietojen päivityksistä, esimerkiksi tarpeettomasta tai vanhentuneesta henkilötiedosta.

Miten tietoja suojataan?

Julkaistut tiedot ovat avoimesti saatavilla julkisessa verkossa eli tiedot siirtyvät kolmansiin maihin, eikä niiden osalta ole käytettävissä suojatoimia. Tekijänoikeudet kuitenkin osaltaan rajaavat oikeutta uudelleen käyttää julkaistua sisältöä.

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi tietosuojalain 27 §:n mukaisesti, asiaan ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 12-22 artikloita rekisteröidyn oikeuksista.

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja verkkosivujen yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta)

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Tuomioistuinvirasto käyttää sosiaalisen median kanaviaan edistämään toimintansa avoimuutta, välittämään tietoa tuomioistuinlaitoksen toiminnasta ja prosesseista kansalaisille, osallistamaan kansalaisia sekä tiedottamaan ajankohtaisista aiheista ja avoimista työpaikoista. Käsittely on tarpeen sosiaalisen median kanavien kautta tapahtuvien yhteydenottojen, keskustelujen käsittelemiseksi ja palvelun tarjoamiseksi. Esimerkiksi viraston asiantuntijoille voidaan välittää keskusteluja tai kysymyksiä, joihin etsitään vastauksia. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja sosiaalisen median yhteydessä toteuttaakseen tiedonvälitystä. Tuomioistuinvirasto käyttää sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia kansalaisia. Tärkeistä asioista virasto kertoo tiedotteissa, jotka julkaistaan viraston verkkosivuilla.

Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavia ovat X (Twitter), LinkedIn, YouTube ja Spotify.

Palveluilla on omat tietotosuojakäytäntönsä. Voit katsoa lisää X:n tietosuojakäytännöstä täältä, LinkedIn tietosuojaselosteista täältä, YouTuben tietosuojakäytännöstä täältä ja Spotifyn tietosuojaselosteesta täältä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee sosiaalisen median yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedonvälityksen turvaaminen esimerkiksi epäselvyyksien, väärinkäsityksien ja virheellisen tiedon välttämiseksi (tietosuojalaki (1050/2018) 27 §:n 1 ja 3 mom.).

Sosiaalisessa mediassa julkaistavien henkilötietojen osalta huomioidaan sekä tietosuoja-asetuksen 25 artiklan 2 kohdan että yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) vaatimukset. Tuomioistuinvirastolla on myös lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) nojalla tukea tuomioistuimia niiden viestinnässä. Viranomaisella on myös velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 20 §).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7-8 §:t). Käsitellessä henkilötietoja sosiaalisen median yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia (917/2014) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavilla jakamissa uutisissa ja tiedotteissa esiintyvät henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja sosiaalisen median kanavillaan uutisissa ja tiedotteissa.

Uutisissa ja tiedotteissa ilmeneviä henkilötietoja ovat: lisätietojen antajien nimet, kuvat, nimitystiedotteissa nimitettävän nimi sekä mahdolliset video- ja äänitallenteet.

Kaikki sosiaalisen median alustalla julkaistut kommentit ja lähetetyt yksityisviestit tallentuvat automaattisesti kyseiselle sosiaalisen median alustalle. Tuomioistuinvirasto ei tyypillisesti tallenna sosiaalisen median kanavilleen saamiaan kommentteja tai yksityisviestejä muille alustoille.

Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavien keskustelua seurataan ja osaan kysymyksistä vastataan mahdollisimman pian virka-aikana. Tuomioistuinvirasto ei ota kantaa yksittäisiin tapauksiin eikä anna oikeudellista neuvontaa, mutta toisinaan virkamiehet voivat välittää viraston asiantuntijoille keskusteluja, joihin etsitään vastauksia tai silloin, kun mediatuomaria pyydetään osallistumaan keskusteluun epäselvyyksien, väärinkäsityksien ja virheellisen tiedon välttämiseksi.

Sosiaalisen median kanavista Tuomioistuinvirastolla on tili X:ssä, LinkedInissä, YouTubessa ja Spotifyssa. Linkit näihin palveluihin löytyvät verkkosivustoltamme. Tietokoneellesi ei tallenneta näihin sosiaalisen median kanaviin liittyviä evästeitä, kun vierailet verkkosivuillamme. Jos klikkaat sivustolla olevaa X-, LinkedIn-, YouTube- tai Spotify-linkkiä, sinut ohjataan kyseiseen palveluun, jolla on omat käytäntönsä evästeisiin ja yksityisyydensuojaan liittyen.

Henkilötietojen ryhmät voi tarkistaa kyseisen sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto ja sosiaalisen median kanavan palveluntarjoaja (X, LinkedIn, YouTube ja Spotify) toimivat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjinä Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavilta kerättävien henkilötietojen osalta, kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi (tietosuojalaki 27 § 3 mom.). Tuomioistuinvirasto vastaa kanavillaan julkaisemista tiedoista. Tilien ylläpidosta vastaa Tuomioistuinviraston viestintä. Tuomioistuinviraston viestintä käsittelee sosiaalisen median sisältöjä myös Valtorin Perusviestipalveluiden (Outlook, Microsoft, Deltagon) avulla. Sosiaalisen median kanavan palveluntarjoaja on pääasiallisesti vastuussa alustan teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietoturvasta sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa.

X voi luovuttaa tietoja tytäryhtiöille, alihankkijoille, jotka sitoutuvat varmistamaan saman tietosuoja/-turvan tason kuin X. Lisäksi X voi luovuttaa tietoja lainvalvontaviranomaiselle (ei tarvitse ilmoittaa, jos on kiellettyä tutkinnan luottamuksellisuuden säilyttämiseksi).

LinkedIn käyttää alihankkijoita palvelunsa tarjoamisen mahdollistamiseksi. Alihankkijoita sitoo salassapitovelvoitteet. Lisäksi LinkedIn (Huom. Microsoftin omistama) siirtää tietoja Yhdysvaltoihin palvelunsa välttämättömän ylläpidon tarjoamiseksi ja kehittämisen mahdollistamiseksi. LinkedInin datakeskus sijaitsee Yhdysvalloissa.

YouTube (Huom. osa Googlea) toimittaa henkilötietoja konserniyhtiöille tai muille yrityksille tai henkilöille, jotta ne voivat käsitellä tietoja YouTuben puolesta ja ohjeiden sekä tietosuojakäytännön ja muiden luottamuksellisuus- ja turvallisuustoimenpiteiden mukaisesti. YouTube ilmoittaa palvelimiensa sijaitsevan eri puolilla maailmaa. YouTube soveltaa tietojenkäsittelyyn tietosuojakäytäntönsä mukaista suojaa riippumatta siitä, missä tietoja käsitellään.

Spotify jakaa henkilötietoja yli valtiorajojen Spotify-konsernin yhtiöille, alihankkijoille ja kumppaneille.

Tietojen siirtämisen yhteydessä sosiaalisen median palveluntarjoajat ovat sitoutuneet käyttämään Euroopan komission mallisopimuslausekkeita ja muita oikeudellisia mekanismeja varmistaakseen henkilötietojen riittävän tietosuojatason.

Tarkempaa tietoa tietosuojakäytännöistä saa kyseisten palveluntarjoajien X (Twitter), LinkedIn, YouTube ja Spotify-tietosuojasivuilta.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tuomioistuinvirasto ei säilytä tietoja, vaan niiden säilytys- ja poistoajat määräytyvät kyseisen sosiaalisen median kanavan käytäntöjen mukaisesti.

Tuomioistuinvirasto voi poistaa omille kanavilleen laatimiaan julkaisuja. Asiattomat viestit voidaan poistaa ja toistuvasti sääntöjä rikkovan käyttäjän viestintä Tuomioistuinviraston kanavilla voidaan estää. Viestin poistamisesta ja estosta ei ilmoiteta kirjoittajalle. Kukin yksityishenkilö voi myös itse poistaa kommenttejaan alustoilla. Lisää Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavillaan noudattamista säännöistä voit katsoa täältä.

Miten tietoja suojataan?

Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto noudattaa tervettä julkista keskustelua sosiaalisen median kanavillaan ja puuttuu kaikenlaiseen häirintään kanavillaan. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

X:n, LinkedInin, YouTuben ja Spotifyn suojauskäytännöt voit tarkistaa kyseisen sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi tietosuojalain 27 §:n mukaisesti, asiaan ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 12-22 artikloita rekisteröidyn oikeuksista.

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee sosiaalisen median yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta)

Tuomioistuinviraston tehtävänä on huolehtia koulutuksen järjestämisestä tuomioistuinten henkilöstölle. Tietyissä koulutuksissa koulutukseen osallistuu myös tuomioistuinlaitoksen ulkopuolisia henkilöitä (esim. kouluttajat, asiantuntija-avustajat). Myös Tuomioistuinviraston oma henkilökunta osallistuu koulutustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita ja käsitellä koulutuksiin osallistuvien tietoja koulutustarkoituksia varten. Osallistujatietoja käytetään myös kirjanpidollisissa toimenpiteissä (esim. laskutus). Tietoja käytetään koulutusten tilastointiin, suunnitteluun ja seurantaan. Koulutusten osallistujalistaa hyödynnetään lisäksi koulutuspaikan kulunvalvonnassa toimitilaturvallisuuden tarkoituksia varten. Myös koulutuksen suunnitteluun osallistuvien ja kouluttajana toimivien henkilöiden henkilötietoja käsitellään koulutusten järjestämiseksi. Koulutuksesta voidaan luoda tallenteita, joiden tarkoituksena on turvata, että myös sellaiset, jotka eivät ole päässeet osallistumaan koulutukseen, voivat perehtyä myöhemmin asiaan.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja koulutustoiminnan yhteydessä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi sekä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 ja 3 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi Tuomioistuinviraston lakisääteinen tehtävä huolehtia koulutuksen järjestämisestä tuomareille ja tuomioistuinten muulle henkilöstölle, yhteistyössä tuomarinkoulutuslautakunnan kanssa (tuomioistuinlaki (673/2016) 9 luku 4 § sekä 19 a luku 2 §:n 4 kohta).

Viranomaisen asiakirjojen käsittely sekä arkistoinnin ja kirjanpidollisten tarkoitusten osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Tietosuoja-asetus 6 1 c). Koulutustoiminnassa syntyvää asiakirjamateriaalia käsitellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) sekä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) mukaisesti. Henkilötietojen käsittely arkistoinnin osalta perustuu arkistolakiin (831/1994) sekä käsittely kirjanpidollisissa tarkoituksissa perustuu kirjanpitolakiin (1336/1997).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjä ovat Tuomioistuinviraston virkamiesten lisäksi ne tuomioistuinten henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, jotka haluavat osallistua Tuomioistuinviraston järjestämään koulutukseen tai henkilöt, jotka haluavat koulutuskortilleen merkinnän osallistumisesta jonkun muun tahon järjestämään koulutukseen. Rekisteröityjä ovat myös esimerkiksi kouluttajat sekä sovittelijat ja lautamiehet, joilla on velvollisuus osallistua koulutukseen.

Tarpeelliset henkilötiedot määräytyvät koulutuksen mukaan. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat muun muassa nimi, sähköpostiosoite, henkilönumero, organisaatio, nimike, palvelussuhdetiedot ja koulutustiedot. Koulutustietojen hallintajärjestelmään (HRM) kirjataan koulutuksiin ilmoittautumiset, osallistumiset/suorittamiset ja peruutukset.

Koulutustietojen järjestelmään (HRM) kerätään osallistujista koulutuskohtaisesti tarpeelliset lisätiedot kuten esimerkiksi syntymäajat, mahdolliset ruokarajoitteet, kyyti- ja majoitustarpeet sekä kysymykset kouluttajille.

Koulutustilaisuuksista voidaan tarvittaessa luoda kuva- ja äänitallenteita, joista tallennetaan koulutuksissa esiintyvien henkilöiden henkilötiedot, osallistujien esittämät kysymykset ja chat-palstalle tulevat kysymykset.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Pääosin käsittely tapahtuu HRM-järjestelmässä, jossa julkaistaan koulutusten koulutusohjelmat sekä hallinnoidaan koulutusten ilmoittautumis-, valinta- ja osallistumisprosesseja. HRM:n tietojärjestelmäpalvelusta vastaa Oikeusrekisterikeskus ja järjestelmätoimittajana toimii CGI. Tuomioistuinlaitoksen ulkopuolisten henkilöiden ilmoittautumisprosessi tapahtuu Webropol -palvelun, tuomioistuinten tai Tuomioistuinviraston kautta.

Valittujen osallistujien tiedot toimitetaan niille virastoille, joissa ilmoittautuneet työskentelevät. Ulkopuolisille osallistujille ilmoitetaan henkilökohtaisesti valinnasta. Osallistujalista ja muut koulutuksen kannalta tarpeelliset tiedot toimitetaan kouluttajille.

Koulutusten opintomateriaaleja jaetaan ja kursseja voidaan suorittaa niin Moodle -verkko-oppimisympäristössä, jonka ylläpidosta vastaa Mediamaisteri Oy kuin myös eOppiva verkko-oppimisympäristössä, jonka ylläpidosta vastaa HAUS Kehittämiskeskus Oy. Kurssialueilta löytyy yleensä ohjeet ko. kurssin suorittamiseen, kurssin oppimateriaaleja, kurssin uutiset/tiedotteet sekä mahdollisesti erilaisia keskustelualueita ja kurssin suorittamiseen liittyviä tehtäviä.

Joidenkin kurssien yhteydessä hyödynnetään Humap Consultation Oy:n kautta hankittua Howspace -työtilaa.

Koulutuksissa hyödynnetään myös Valtorin Perusviesti-palveluihin (Valtion yhteisiin viestintäpalveluihin) kuuluvia Microsoft 365 – pilvipohjaisen tuottavuusympäristön sovelluksia. Koulutuksessa voidaan käyttää Teamsia, Flinga- ja Mentimeter -palvelua ryhmän vuorovaikutteisen osallistumisen toteuttamiseksi sekä koulutusmateriaalien luomiseksi. Outlookin kautta voidaan viestiä sähköpostitse sekä toimittaa kalenterikutsuja. Tallenteet voidaan tarvittaessa editoida Clipchamp-videoeditointityökalulla.

Koulutusten osallistujalistaa hyödynnetään koulutuspaikan kulunvalvonnassa. Tuomioistuinviraston kulunvalvontaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä voit katsoa lisää kohdasta Vierailu Tuomioistuinvirastossa. Koulutuksia pidetään myös Tuomioistuinviraston ulkopuolella, jolloin tarvittavat tiedot koulutuksiin osallistuvista luovutetaan koulutuspaikalle.

Osallistujalista toimitetaan tarvittaessa koulutusta koskevan laskun liitteenä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen (Palkeet Handi-järjestelmä). Kouluttajien palkkioiden maksaminen tai kustannusten korvaaminen hoidetaan Palkeiden Pointti- ja M2-järjestelmien kautta.

Koulutustoiminnasta syntyneet asiakirjat kirjataan Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään niiltä osin, kuin ne on edellytetty kirjattavaksi. Koulutukseen osallistuvien listaus voidaan osallistujan suostumuksella välittää muille koulutukseen osallistuville, jos se on koulutuksen toteuttamiseksi tarpeellista. Koulutukseen osallistuvien tietoja voidaan luovuttaa myös muille koulutukseen osallistuville esimerkiksi viestinnän, kokouskutsujen (esimerkiksi sähköpostiosoitteet) ja tapaamisten yhteydessä (esimerkiksi chat-kommentit sekä sähköpostiin tallentuva keskusteluhistoria) sekä tarvittaessa myös muutoin koulutusyhteistyön edellyttämällä tavalla (esimerkiksi pienryhmien muodostaminen). Koulutustilaisuudesta luotaviin tallenteisiin sekä niissä ilmeneviin henkilötietoihin voivat myöhemmin perehtyä myös sellaiset henkilöt, joille tallenteisiin perehtyminen on koulutustarkoituksessa tarpeen. Koulutukseen osallistuvien tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Kuukausi sen jälkeen, kun kurssin tiedot on arkistoitu (historioitu) HRM-järjestelmästä poistuvat kurssikohtaiset rekisteröidyn itse antamat lisätiedot.

Osallistuja voi peruuttaa ilmoittautumisensa itse tiettyyn päivään mennessä (yleensä viikko tai 2 ennen koulutusta) ja koulutuksen alkuun asti peruutuksen voi tehdä koulutuksen vastuuhenkilö Tuomioistuinvirastossa tai osallistujan viraston vastuukäyttäjä. Peruutetun osallistujan itse antamat tiedot poistuvat järjestelmästä, kun koulutus historioidaan.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Muut koulutustoiminnasta kertyvät tiedot ja tallenteet hävitetään asianmukaisesti sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeen käyttötarkoituksensa vuoksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Tapahtumista luotavien tallenteiden ja niihin liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta Tuomioistuinvirastolla on erilliset tietosuojaohjeet. Tallenteen näkyvyys tulee rajata tarkoituksenmukaisella tavalla ja laittaa paikkaan, joissa vain niillä tahoilla on pääsy tallenteeseen, joille se on tarkoitettu.

Millaisia oikeuksia koulutukseen osallistuvalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee koulutustoiminnan yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta). Asiakirjojen käsittelyn, kirjanpidollisten tarkoitusten ja arkistoinnin osalta osallistujalla ei ole vastustusoikeutta (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta c alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Tuomioistuinviraston myyntilaskutusta sekä saatavien seurantaa, perintää ja viivästyskorkojen laskutusta varten. Henkilötietoja käsitellään myös siksi, koska keskushallintoviranomaisena Tuomioistuinvirasto huolehtii tuomioistuinlaitoksen kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvistä tehtävistä.

Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuualueet

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä Kieku-tietojärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Esimerkiksi Palkeiden vastuulla olevassa toimittajarekisterissä ylläpidetään toimittajan perustietoja menotositteiden käsittelyä varten.

Tuomioistuinvirasto vastaa osaltaan muista rekisterinpitäjän tehtävistä ja toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja perinnän yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi Tuomioistuinviraston lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) nojalla seurata tuomioistuinten toiminnan tuloksellisuutta sekä tehdä sitä koskevia selvityksiä ja arvioita (tuomioistuinlaki 19 a luvun 2 §:n 7 ja 13 kohdat). Tuomioistuinvirasto huolehtii siis tuomioistuinlaitoksen kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvistä tehtävistä valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 14 §:n ja valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 27 §:n mukaisesti.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan valtion talousarviosta annettua lakia (423/1988) sekä kirjanpitolakia (1336/1997). Perinnän yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja perinnän yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinten toimittajat, eli ne tahot, joilta palveluita hankitaan (esim. asianajaja, tulkki, avustaja, kouluttajat) ja asiakkaat, eli ne tahot, joilla on jokin suorite saatavana (esim. tuomioistuimessa käsitellyn asian perusteella syntynyt suorite) muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee viraston ja tuomioistuinten toimittajia ja asiakkaita koskevia henkilötietoja Kiekussa asiakas- ja toimittajarekisterissä.

Asiakasrekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Asiakkaan nimi, asiakkaan numero, yritysnimi, lähiosoite, talonumero, postinumero, postitoimipaikka, maa, alue, aikavyöhyke, postilokero, postinumero, yrityksen postinumero, kieli, puhelin, matkapuhelin, fax, sähköpostiosoite, asiakkaan y-tunnus, asiakkaan ALV-tunnus, asiakkaan henkilötunnus, vastaanottajan verkkolaskuosoite (OVT-tunnus), vastaanottajan välittäjätunnus (operaattori) ja asiakkaan kuluttajaverkkolaskutiedot.

Toimittajarekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Toimittajan nimi, toimittajan numero, yritysnimi, lähiosoite, talonumero, postinumero, postitoimipaikka, maa, alue, aikavyöhyke, postilokero, postinumero, yrityksen postinumero, kieli, puhelin, matkapuhelin, fax, sähköpostiosoite, toimittajan y-tunnus, toimittajan henkilötunnus, pankkitilin IBAN- ja SWIFT-numerot.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä Kieku-tietojärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palkeet lähettävät sähköpostilla mahdollisesti perittävistä laskuista Excel-tiedoston Tuomioistuinvirastolle tarkastettavaksi. Palkeet toimittavat lopulta perintään meneviä tietoja Uljas-järjestelmän kautta ulosottolaitokselle käsiteltäväksi.

CGI on Kieku:n järjestelmätoimittaja ja käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Tietoja luovutetaan säännöllisesti Valtiontalouden tarkastusvirastolle (VTV) lakisääteisen tarkastuksen suorittamiseksi. Maksatukseen liittyviä tietoja voidaan luovuttaa maksajan ja saajan pankkiin, ulosottoviranomaisille ja verohallinnolle. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Muut perintä ja maksuvalvontatoiminnassa kertyvät aineistot ja dokumentit hävitetään asianmukaisesti sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeen käyttötarkoituksensa vuoksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee perinnän yhteydessä henkilötietoja sen lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).

Henkilötietojen käsittely on tarpeen työmatkojen järjestämiseksi ja tähän liittyen päivärahojen, matkakulujen, matkakorvausten sekä kulujen hyväksymisen, tiliöinnin ja maksamisen ja järjestelmän käyttöön liittyvien käyttöoikeuksien hallinnoimiseksi.

Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuualueet

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä M2 -matkahallintajärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Tuomioistuinvirasto vastaa osaltaan muista rekisterinpitäjän tehtävistä ja toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja matkustamisen yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi virkamieslaki (750/1994) ja -asetus (971/1994). Tuomioistuinvirasto noudattaa myös valtion matkustussäännön mukaisesti pysyväismatkamääräyksen tekemistä.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Matkustamisesta muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja matkustamiseen liittyen, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Henkilötietojen käsittely arkistoinnin osalta perustuu arkistolakiin (831/1994).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinten henkilöstö sekä viraston ulkopuoliset matkustajat ja palkkionsaajat muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee viraston henkilöstöä sekä ulkopuolisia matkustajia ja palkkionsaajia koskevia henkilötietoja M2-matkanhallintajärjestelmässä. HR-Feed liittymästä välittyy tietoa automaatiolla M2-matkanhallintajärjestelmästä GBT-matkatoimistoon.

M2- matkahallintajärjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Henkilönumero, etunimet ja sukunimi, henkilötunnus, lähiosoite, sähköpostiosoite, maa, pankkitiedot, puhelinnumero, palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivä, henkilön organisatoriset tiedot matkustuksen kulujen tiliöintiä varten, M2- tai Virtu-käyttäjätunnus, henkilön matka-, kulu- ja ajotiedot, tiedot henkilön maksuaikakortti- ja matkatiliostoista, käyttäjärooli, vuosi-ilmoituksen suorituslaji.

HR-Feedistä välittyviä henkilötietoja ovat: Henkilönumero (030- alkuinen Kieku-henkilönumero), Etunimi, toinen etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, toimintayksikkö (vain jos ilmoitettu tilauksessa), puhelinnumero (ei pakollinen), Mr tai Ms (muodostetaan henkilötunnuksesta), mies tai nainen (muodostetaan henkilötunnuksesta), syntymäaika.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä M2 -matkahallintajärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Maksatukseen liittyviä tietoja siirretään maksajan ja saajan pankkiin, palkkajärjestelmiin tai muulle maksajalle. Henkilölle maksetuista verottomista korvauksista tehdään ilmoitus verottajalle kerran vuodessa. Henkilöön liittyviä tietoja siirretään GBT-matkatoimistoon

Eurocard luottokorttien hallinnointijärjestelmä. Eurocard luottokorttia varten annetut ja SEB Kort Bank AB keräämät tiedot luovutetaan Tuomioistuinviraston talousyksikölle. Eurocardin hallinnointi (henkilötiedot) tapahtuu AirPlus-sovelluksen kautta. Kort Bank AB käsittelee henkilötietoja käytänteidensä mukaisesti.

Junamatkojen osalta käytetään VR:n verkkokauppaa junalippuja ostettaessa. VR käsittelee henkilötietoja käytänteidensä mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan automaattisesti, kun palvelussuhde päättyy. Tieto palvelussuhteen päättymisestä siirtyy Kieku SAP HCM:stä automaattisesti M2 järjestelmään.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Muut matkustuksesta kertyvät tiedot ja dokumentit hävitetään asianmukaisesti sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeen käyttötarkoituksensa vuoksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee matkustamisen yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta)

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta)

Turvallisuusselvityksen yhteydessä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on parantaa mahdollisuuksia ennakolta ehkäistä kansallista turvallisuutta vaarantavaa toimintaa. Selvityksen tarkoituksena on ehkäistä esimerkiksi toimintaa, joka voi vahingoittaa yleistä turvallisuutta tai muuta niihin verrattavaa yleistä etua taikka edellä tarkoitettujen etujen suojaamiseksi toteutettavia turvallisuusjärjestelyjä.

Turvallisuusselvityslaki määrittelee tarkasti tilanteet, joissa työnantaja voi hakea turvallisuusselvitystä. Turvallisuusselvitys voidaan tehdä esimerkiksi henkilöstä, joka pääsee työssään turvallisuuden kannalta tärkeään tilaan tai käsittelee työtehtävien yhteydessä salassa pidettävää tietoa. Turvallisuusselvitykseen on pyydettävä ennalta suostumus siltä henkilöltä, josta selvitys tehdään.

Tuomioistuinvirasto hakee turvallisuusselvitystä Suojelupoliisilta. Turvallisuusselvitysrekisterin rekisterinpitäjänä toimii Suojelupoliisi. Voit tutustua tarkemmin Suojelupoliisin tietosuojaselosteeseen turvallisuusselvitysrekisteristä täältä. Turvallisuusselvitysrekisteriin tallennetaan tiedot henkilöistä, joista on tehty turvallisuusselvityslain mukainen turvallisuusselvitys.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja turvallisuusselvityksen yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa sekä henkilötietojen suojaamisen tarkoituksessa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja 32 artikla). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi turvallisuusselvityslaki (726/2014) ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 12 §.

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain viranomaisen valvonnassa tai silloin, kun se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain (1050/2018) 7 §).

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Tuomioistuinvirasto noudattaa lisäksi viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten hallintolakia (434/2003) ja julkisuuslakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinvirastoon rekrytoitavat, Tuomioistuinviraston henkilöstö ja tarvittaessa Tuomioistuinviraston toimeksiannosta tehtäviä suorittavat (esim. alihankkijat, konsultit) muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Se, mitä tietolähteitä Suojelupoliisi voi käyttää turvallisuusselvityksen yhteydessä, säädetään turvallisuusselvityslaissa (Finlex.fi) (Turvallisuusselvityslaki 25 §, 27 § ja 30 §).

Tuomioistuinvirastolle toimitetaan tieto turvallisuusselvityksen lopputuloksesta. Turvallisuusselvityksen lopputulos ilmoitetaan kirjallisesti, jos selvitystä tehtäessä on tullut esiin sellaista, jonka selvitystä laatinut viranomainen (Suojelupoliisi) katsoo olevan selvityksen kohteen luotettavuuden kannalta merkityksellistä. Jollei näin ole, viranomainen voi ilmoittaa lopputuloksesta myös suullisesti.

Tuomioistuinviraston turvallisuusvastaava voi käsitellä saatuja tietoja riskin ja rekisteröidyn soveltuvuuden arvioimiseksi tehtävään tehtävän esimiehen kanssa. Ilmoituksen sisällöstä riippuen käsiteltäväksi voi tulla kyseeseen esimerkiksi rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja tai tietoja ulosotossa olevista velkomuksista. Tuomioistuinvirastolla selvityksen hakijana on velvollisuus kertoa rekisteröidylle selvityksen tuloksesta. Jos rekisteröidystä on annettu kirjallinen lausunto, rekisteröidyllä on oikeus nähdä se ja saada siitä jäljennös.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto voi luovuttaa henkilötietoja Suojelupoliisille turvallisuusselvityksen laatimiseksi.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Jos Suojelupoliisi toimittaa Tuomioistuinvirastolle turvallisuusselvityksen kirjallisen lausunnon, lausuntoa ei säilytetä, vaan se hävitetään välittömästi lausunnon läpikäymisen jälkeen. Mikäli henkilöstä on ilmoitettavaa, lähetetään tieto turvaviestillä nimetylle turvallisuusvastaavalle. Turvaviestin tiedot säilyvät 30 päivää viestin lähettämisestä, jonka jälkeen tiedot poistetaan automaatiolla.

Tuomioistuinviraston nimetty virkamies käsittelee henkilötietoja työtehtävän vaatiman ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

Miten tietoja suojataan?

Tuomioistuinvirastossa ei säilytetä turvallisuusselvityksestä selvinneitä tietoja enempää kuin tehtävän hoitaminen edellyttää.

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee turvallisuusselvityksen yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Tuomioistuinvirastossa käsitellään henkilötietoja johtokunnan jäsenehdokkaiden nimeämisten valmistelun tarkoituksiin johtokunnan asettamista varten.

Valtioneuvosto asettaa Tuomioistuinviraston johtokunnan viideksi vuodeksi kerrallaan sille esitettyjen ehdokkaiden joukosta (tuomioistuinlaki 19 a luvun 7 §, 8 §). Oikeusministeriö ilmoittaa johtokunnan tehtävien avoinna olemisesta.

Jos johtokunnan jäsen tai varajäsen ei ole enää nimeämisensä perusteena olleessa virassa tai tehtävässä tai jos hänet on valittu tuomioistuinlain 19 a luvun 7 §:n 4 momentissa tarkoitettuun tehtävään, on hänen tilalleen nimettävä uusi jäsen tai varajäsen johtokunnan jäljellä olevaksi toimikaudeksi.

Johtokunnassa on yksi korkeimman oikeuden tuomari, yksi korkeimman hallinto-oikeuden tuomari sekä yksi tuomari hovioikeuksista, yksi käräjäoikeuksista, yksi hallinto-oikeuksista ja yksi erityistuomioistuimista. Johtokunnassa on lisäksi yksi tuomioistuinten muuhun henkilöstöön kuuluva jäsen sekä yksi jäsen, jolla on erityisesti julkishallinnon johtamisen asiantuntemusta. Kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Tuomioistuimet nimeävät keskuudestaan jäsenehdokkaat ja varajäsenehdokkaat.

Korkein oikeus ja korkein hallinto-oikeus nimeävät ehdokkaansa jäseneksi ja varajäseneksi ja ilmoittavat ehdokkaat oikeusministeriölle. Muiden tuomioistuinten päällikkötuomarit ja Tuomioistuinvirasto voivat sopia, että Tuomioistuinvirasto huolehtii nimeämismenettelyyn liittyvistä käytännön toimenpiteistä päällikkötuomareiden ohjeiden mukaisesti.

Tuomioistuinten jäsenehdokkaiksi ilmoittautuneita pyydetään toimittamaan hakemukset sähköpostin liitteenä oikeusministeriön ilmoituksessa ilmoitettuun Tuomioistuinviraston sähköpostiosoitteeseen tai paperimuodossa suoraan Tuomioistuinvirastoon. Tuomioistuinvirasto toimittaa hakemusasiakirjat ja mahdolliset ansioyhteenvedot tuomioistuinten päällikkötuomareille.

Ennen nimeämisiä tuomioistuinten päällikkötuomareiden on keskusteltava nimeämisistä keskenään ja kuultava tuomareita ja muun henkilöstön ehdokasta edustavia työntekijäjärjestöjä (tuomioistuinlaki 19 a luvun 8 §). Tuomioistuinvirasto toimittaa kuulemiskirjeen työntekijäjärjestöille ja toimittaa mahdolliset lausumat päällikkötuomareille tai huolehtii suullisen kuulemistilaisuuden järjestämisestä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja johtokunnan jäsenehdokkaiden nimeämiseksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta, tuomioistuinlain (673/2016) 19 a luvun 8 §). Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004).

Hakuprosessin yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019). Henkilötietoja käsitellessä hakuprosessin yhteydessä Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja arkistolakia 831/1994. Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmä on tuomioistuimista jäsenehdokkaaksi ilmoittautuneet henkilöt.

Tuomioistuinvirasto käsittelee sekä hakijan yksilöintitietoja että muita henkilötietoja. Hakijoista käsitellään henkilötietoja, jotka he ovat itse kertoneet hakemuksissaan.

Viranhakijan yksilöintietoja ovat esimerkiksi: Henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, maa, maakunta, kunta.

Muita henkilötietoja ovat esimerkiksi: Hakijan hakemuksessaan esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Kuulemistilaisuudessa ja sen muistiosta ilmeneviä henkilötietoja ovat esimerkiksi: päällikkötuomareiden yhteyshenkilöiden nimi- ja organisaatiotiedot sekä kuultavien henkilöstöjärjestöjen edustajien nimi- ja organisaatiotiedot.

Suoraan Tuomioistuinvirastolle toimitetuista hakemuksista ilmeneviä tietoja ovat esimerkiksi: nimi, osoite, puhelinnumero, sukupuoli ja muut yksilöintitiedot, koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito, muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tiedot, kuten tietojärjestelmien käyttöön ja ajo-oikeuteen liittyvät tiedot, työhistoria ja suosittelijoiden yhteystiedot.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Hakijoiden nimet kirjataan Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään. Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus.

Hakemukset lähetetään Valtorin Perusviesti-viestintäratkaisun avulla (Microsoft Outlook).

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä tietopyynnöt ja asiakirjajulkisuus -sivulta.

Hakuprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja käsitellään työtehtävien vaatiman ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja tietosuojavastaavan tehtävien yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).

Tietosuojavastaava käsittelee omien työtehtäviensä yhteydessä Tuomioistuinviraston henkilöstön sekä muiden rekisteröityjen ja työtehtäviin liittyvien henkilöiden henkilötietoja (esimerkiksi henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteiden selvittämisessä tai tietosuojaan liittyvien prosessien yhteydessä). Käsittelyn tarkoituksena on tietosuojavastaavan tehtävien asianmukainen hoitaminen. Tietosuojavastaava voi tehtäviensä hoitamisen, kuten tietoturvaloukkaustapausten selvittämisen yhteydessä saada tietoonsa myös erityisiä henkilötietoja. Tietosuojavastaavalla tulee olla pääsy työtehtäviensä kannalta tarpeellisiin henkilötietoihin sekä käsittelytoimiin.

Rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän on julkistettava tietosuojavastaavan yhteystiedot ja ilmoitettava ne valvontaviranomaiselle.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja tietosuojavastaavan tehtävien yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja 37 artiklan 7 kohta, 38 artiklan 2 ja 4 kohdat, 39 artikla). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7-8 §:t). Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarvittaessa tiedonvälityksen turvaaminen (tietosuojalaki (1050/2018) 27 §).

Erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellään yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla, kun käsittelystä säädetään laissa tai se johtuu välittömästi laissa säädetystä tehtävästä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta). Erityisiä henkilötietoja käsiteltäessä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän on toteutettava asianmukaiset ja erityiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi. Näitä toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietosuojavastaavan nimittäminen (tietosuojalain 6 § 2 mom. 3 kohta).

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain viranomaisen valvonnassa tai silloin, kun se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain (1050/2018) 7 §).

Tietosuojavastaavan tehtävien yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019). Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten hallintolakia (434/2003). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston tietosuojavastaava sekä henkilöstö ja muut rekisteröidyt muodostavat rekisteröityjen ryhmän. Rekisteröityjen ryhmään kuuluvat myös muut tietosuojavastaavan työtehtäviin liittyvät henkilöt ja sidosryhmät, kuten henkilötietojen tietoturvaloukkauksen kohteena olevat henkilöt tai niiden ilmoittajat.

Tuomioistuinviraston on julkistettava tietosuojavastaavan yhteystiedot ja ilmoitettava ne valvontaviranomaiselle. Tuomioistuinvirasto käsittelee tavanomaisesti tietosuojavastaavan nimitietoja, puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta.

Tietosuojavastaava käsittelee työtehtäviensä yhteydessä rekisteröidyn yhteydenottoihin, tietoturvaloukkauksiin ja henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden valvontaan liittyviä henkilötietoja. Käsiteltäviä tietoja on esimerkiksi rekisteröidyn tai tietoturvaloukkauksen ilmoittajan nimitiedot ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muita asian käsittelyyn liittyvät henkilötiedot, kuten loukkauksen kohteena olleiden rekisteröityjen henkilötiedot. Lisäksi tietosuojavastaava käsittelee Tuomioistuinviraston työntekijöiden työntehtäviin liittyvien henkilötietoja.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tietosuojavastaavalle tulevat yhteydenotot kirjataan tarvittaessa Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään. Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus.

Tietoturvaloukkausilmoitukset lähetetään Valtorin viestintätekniikkapalvelun (Perusviesti) avulla (Microsoft Outlook). Tarvittaessa Tuomioistuinvirastolle tulleita yhteydenottoja voidaan myös siirtää toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain nojalla (21 §).

Tietosuojavastaavan tehtäviin liittyviä henkilötietoja on tarvittaessa luovutettava myös tiedon välittämisen tarkoituksessa (tietosuojalaki 27 §), esimerkiksi silloin tietosuojaan liittyvistä toimintaprosesseista tiedotetaan laajemmin.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot on julkaistava. Julkaisu tapahtuu Tuomioistuinviraston julkisilla verkkosivuilla, joten tiedot siirtyvät kolmansiin maihin.

Kun kyseessä on tavanomainen tietosuojavastaavan tehtävä vailla kansainvälisiä kytkentöjä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos tehtävä edellyttää henkilötietojen luovuttamista 3. maahan, arvioidaan henkilötietojen siirron peruste tietosuoja-asetuksen 5 luvun mukaisesti.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietosuojavastaava käsittelee henkilötietoja työtehtävien vaatiman ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja tietosuojavastaavan tehtävien yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Microsoft 365 pilvipohjainen tuottavuusympäristö. Tuomioistuinvirasto käyttää Teamsia muun muassa kokouksien ja koulutusten järjestämisessä sekä tarvittaessa rekrytointien yhteydessä. Lisäksi Tuomioistuinvirasto tarvittaessa käyttää videoiden editointityökalu Clipchampia. Cliphampin yhteydessä käytetään pilvitallennustila OneDrivea.

Teamsin, Clipchampin ja OneDriven osalta rekisterinpitäjiä ovat Tuomioistuinvirasto sekä Microsoft.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja Teamsin, Clipchampin ja OneDriven yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta), kuten sidosryhmäyhteistyön tarkoituksia varten. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi Tuomioistuinviraston lakisääteiset tehtävät, joihin kuuluu muun muassa koulutuksen järjestäminen tuomareille ja tuomioistuinten muulle henkilöstölle, yhteistyössä tuomarinkoulutuslautakunnan kanssa (tuomioistuinlaki (673/2016) 19 a luku 2 §).

Microsoftin henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta lisätietoja löydät täältä.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjä ovat Tuomioistuinviraston virkamiesten lisäksi ne tuomioistuinten henkilökuntaan tai muuhun sidosryhmään kuuluvat henkilöt, jotka osallistuvat Tuomioistuinviraston Teamsillä järjestämään koulutukseen tai kokoukseen. Rekisteröityjä voivat olla myös Tuomioistuinviraston työnhakijat.

Lähtökohtaisesti Teamsissa pidettäviä kokouksia ja koulutuksia ei tallenneta. Mikäli kokous tai koulutus tallennetaan, siitä informoidaan etukäteen. Samassa yhteydessä kerrotaan tallenteen käyttötarkoituksesta, säilytysajasta sekä suojauksesta. Huomaat kokousikkunan yläreunassa olevasta tekstistä, jos tallentaminen on käynnissä. Tallenteelle tulee mahdollinen profiilikuvasi, videokuva, jos pidät kameraasi auki, ääni, jos käytät puheenvuoron, chat-palstalle kirjoitetut kommentit sekä IP-osoitteesi.

Jos koulutus tallennetaan, voidaan tallennetta editoida Clipchamp -videoeditorityökalulla. Clipchampin yhteydessä tallentamiseen käytetään OneDrive-pilvitallennustilaa.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Myös muut kokoukseen tai koulutukseen osallistuvat näkevät henkilötietosi Teamsissa.

Jos kokous tai koulutus tallennetaan, kerrotaan tallenteen edelleen jakamisesta ennen kuin tallentaminen aloitetaan.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja tallentuu Teamsiin, kun liityt kokoukseen. Käyttäjän palveluun lähettämät viestit ja muut tiedot säilyvät kunnes pääkäyttäjä tai käyttäjä itse ne poistaa. Tuomioistuinviraston henkilöstöä on ohjeistettu poistamaan tarpeettomat henkilötiedot Teamsista. Voit lisäksi pyytää poistamaan viestisi tai henkilötietosi ottamalla yhteyttä Tuomioistuinviraston kirjaamoon, josta pyyntösi toimitetaan edelleen.

Miten tietoja suojataan?

Microsoft on kansainvälinen toimija, minkä vuoksi henkilötietojen suoja ei Microsoft 365:a käytettäessä välttämättä kaikilta osin toteudu Suomen ja EU:n lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Tämän vuoksi Teamsissa ei tule keskustella, kirjoittaa tai esittää kenenkään ihmisen (esim. asiakkaan) yksityiselämään liittyviä, salassa pidettäviä tai turvallisuusluokiteltuja asioita.

Tuomioistuinvirasto on yksityiskohtaisesti ohjeistanut omaa henkilökuntaansa Teamsin, Clipchampin ja OneDriven käytöstä määrittämällä muun muassa sen,

• Mihin sovelluksia saa käyttää?
• Mitä tietotyyppejä näissä saa käsitellä ja mitä ei?
• Miten henkilötietoja saa käsitellä Teamsissa ja miten ei?

Millaisia oikeuksia Teams kokoukseen tai koulutukseen osallistuvalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee Teamsin yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Tuomioistuinlaitoksen ilmoituskanavan tarkoituksena on varmistaa, että tuomioistuinlaitoksen henkilöstöön kuuluva henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden aloilla (kuten julkiset hankinnat tai yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus), voi ilmoittaa havainnostaan tai epäilystään turvallisesti.

Voit lukea ilmoittajan suojelusta laajemmin tuomioistuinlaitoksen sivuilta.

Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuualueet

Tuomioistuinvirasto ja tuomioistuimet toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun henkilötietoja käsitellään tuomioistuinlaitoksen sisäisessä ilmoituskanavassa (Huom! Tuomioistuinlaitoksen sisäiseen ilmoituskanavaan eivät kuulu Tuomarinvalintalautakunta ja Tuomarinkoulutuslautakunta).

Tuomioistuinvirasto on määritellyt yhteistyössä edellä tuomioistuinten kanssa tietosuojaan liittyvät vastuualueet.

Tuomioistuinvirasto toimii yhteyspisteenä tietosuojaan liittyvien oikeuksien osalta. Tuomioistuinvirasto myös vastaa kaikista tietosuojaan liittyvistä vastuista rekisterinpitäjän roolissa.

Tämän lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä olevat tuomioistuimet vastaavat siitä, että

• Ilmoituskanavassa toteutettavasta henkilötietojen käsittelystä on informoitu asianmukaisesti rekisteröityjä (tietosuoja-asetuksen 13 art. ja 14 art.)
• Läpinäkyvästä tiedottamisesta tietosuojavastuiden jakautumiseen osalta (tietosuoja-asetuksen 26 art.)
• Osoitusvelvollisuuden toteuttamisesta omien vastuidensa osalta (tietosuoja-asetuksen 5 art. 2 kohta)
• Yhteydenpidosta valvontaviranomaisiin

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää tietosuojaoikeuksiaan yhtä lailla suhteessa kumpaankin rekisterinpitäjään. Käytännössä pääosan rekisteröidyn oikeuksista voi toteuttaa Tuomioistuinvirasto, koska vain sillä on pääsy rekisteröityä koskeviin tietoihin sen asianhallintajärjestelmässä. Rekisterinpitäjät organisoivat yhteistyössä sen, että tietosuojaoikeudet toteutuvat tietosuojasääntelyn edellyttämällä tavalla.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Ilmoituskanavan ylläpito perustuu Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettuun lakiin (1171/2022, jäljempänä ilmoittajansuojelulaki). Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja ilmoituskanavassa täyttääkseen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteensa (yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 art. 1 kohdan c alakohta), koska organisaation tulee toteuttaa ilmoituskanava, jossa ilmoittaja voi ilmoittaa epäilystään turvallisesti.

Ilmoittajansuojelulain mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä (ilmoittajansuojelulain 30 §). Tämän lisäksi erityisiä henkilötietoryhmiä koskevan käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä). Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohta.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat ilmoituksen tekijät, ilmoituksen kohteena olevat henkilöt, ilmoituksessa mahdollisesti mainitut muut henkilöt sekä virkamiehet, jotka virkatehtäviinsä perustuen käsittelevät ilmoituskanavaan saapuvia ilmoituksia.

Henkilötiedot kerätään ilmoittajien ilmoituskanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä ilmoittajalta lisätietoina, mikäli ilmoituksen käsittely edellyttää yhteydenottoa ilmoittajaan. Myös nimetyiltä asiantuntijoilta voidaan tarvittaessa pyytää lisätietoja. Ilmoituskanavassa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (mm. virasto, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Mahdolliset ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot
• Ilmoituksen kohteena olevaa rikkomusepäilyä koskevia tietoja
• Mahdollisten todistajien tai muuten asiaan liittyvien henkilöiden henkilötietoja
• Ilmoituksen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden tiedot (mm. nimi, virasto, sähköpostiosoite)
• Muita mahdollisia ilmoituskanavan kautta tulevia tietoja (esim. mahdolliset aiheettomat, virheelliset tai soveltamisalan ulkopuolelle kuuluvat ilmoitukset)

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Ilmoittajaa pyydetään toimittamaan ilmoitus turvaviestillä Tuomioistuinvirastoon. Ilmoituksia on mahdollista toimittaa myös postitse tai tuomalla Tuomioistuinviraston aulapalveluun. Saapuneet ilmoitukset siirretään Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään, jossa ilmoitusten käsittely tapahtuu.

Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat Tuomioistuinvirastossa salassa pidettäviä.

Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla ilmoituksen käsittelyyn nimetyt henkilöt.

Koska ilmoitukset tallennetaan Tuomioistuinviraston sähköiseen asianhallintajärjestelmään, on tällöin ilmoituksiin pääsy myös Tuomioistuinviraston Tiedonhallinnan tiimillä. Lisäksi Tuomioistuinviraston tietosuojavastaava voi asemansa vuoksi saada tietoonsa ilmoituksia koskevia henkilötietoja, esimerkiksi arvioidessaan rekisteröidyn oikeuksia koskevien pyyntöjen toteuttamista tai suorittaessaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä valvontatoimia. Tietosuojavastaavalla ei ole suoraa pääsyä ilmoituksiin asianhallintajärjestelmässä, vaan pääsy ilmoituksiin hänelle annetaan vain tapauskohtaisesti työtehtäviin liittyen.

Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle:

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksen käsittelyyn nimetty henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä, ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle muulle henkilölle (ns. ”asiantuntijat”, kts. ilmoittajan suojelulaki 14 § 1 mom. ), jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi. Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:

1. toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
2. esitutkintaviranomaiselle rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
3. syyttäjälle syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
4. ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuinkäsittelyssä, tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä.

Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.

Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Tuomioistuinviraston osalta henkilötietojen säilytysajat määritetään Kansallisarkiston vahvistaman seulontapäätöksen mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään tiedonhallintasuunnitelmassa määritetty aika.

Miten tietoja suojataan?

Ilmoituskanavaa koskevassa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät henkilötiedot suojataan asianmukaisesti.

Tuomioistuinvirasto huolehtii siitä, että ilmoituskanavan yhteydessä käsiteltäviä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Henkilötietoja käsitteleville työntekijöille on annettu ohjeistus henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta.

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain Tuomioistuinviraston erikseen nimeämillä ja valtuuttamilla henkilöillä. Pääsyoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti. Tietoverkko ja päätelaitteet, joissa ilmoitukset sijaitsevat, on suojattu teknisin toimenpitein, kuten palomuurein ja pääsyoikeusrajauksin.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tuomioisuinvirasto toimii yhteyspisteenä rekisteröidylle ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulisi ensisijaisesti osoittaa Tuomioistuinvirastolle.
Tuomioisuinvirasto käsittelee ilmoituskanavassa toimintaan liittyviä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen perusteella. Käsittelyperuste määrittelee sen, millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on käytettävissään.
Ilmoituskanavaa koskevassa lainsäädännössä rekisteröidyn oikeuksia on vielä erikseen rajoitettu (kts. ilmoittajansuojelulaki 31 §). Nämä rajoitukset koskevat erityisesti rekisteröidyn oikeutta tutustua tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 art.) sekä rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 art.).

Oikeus tutustua tietoihin

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen oikeus tutustua tietoihin, mutta tätä oikeutta voidaan rajoittaa muun muassa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät edellä tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa hänestä rekisteröityjä tietoja vain rajoitetusti (ks. edellinen kappale ”Oikeus tutustua tietoihin”) ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta. Jos rekisteröidylle voidaan luovuttaa tällaisia muita häntä koskevia tietoja ilmoituksen käsittelyä ja tutkintaa vaarantamatta, voi rekisteröity pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Ilmoittajansuojelulain 31 §:n 1 momentin mukaan rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 art.) ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröidyllä ei näin ollen ole oikeutta rajoittaa ilmoittajansuojelulain piirissä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.
Ilmoitusten käsittelyssä ei hyödynnetä automaattista päätöksentekoa.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinlaitoksen hankintojen ja julkisten hankintojen kilpailutuksien toteuttamiseksi. Hankintojen osalta henkilötietoja käsitellään sen varmistamiseksi, että tarjoajaorganisaatio sekä tarjoajaorganisaation tarjouksen voidaan todeta täyttävän sille asetetut vaatimukset ja muut velvoitteet. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä hankintaprosessien läpiviemiseksi, sopimusten täytäntöönpanemiseksi ja sopimuskauden aikaisen yhteistyön mahdollistamiseksi sekä lakisääteisen arkistoinnin toteuttamiseksi.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinviraston hankintoihin liittyvissä tehtävissä henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja yleistä etua koskevien tehtävien suorittaminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohdat).

Tuomioistuinvirasto on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 5 §:ssä tarkoitettu hankintayksikkö. Näin ollen Tuomioistuinvirasto on velvollinen noudattamaan hankintoja tehdessään kyseistä lainsäädäntöä sekä muuta hankintoihin liittyvää lainsäädäntöä, kuten mm. lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, ”tilaajavastuulaki”).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat tarjoajaorganisaatioiden yhteyshenkilöt, tarjoajaorganisaation hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenet tai edustus-, päätös tai valvontavaltaa käyttävät henkilöt, tarjouksiin nimetyt asiantuntijat sekä mahdollisiin tarjousarviointiin liittyviin haastatteluihin tai henkilöarviointeihin osallistuvat henkilöt ja tarjouksista, hankinta-asiakirjoista ja sopimuksista mahdollisesti ilmenevät muut henkilöt. Käsittelemme mahdollisesti myös tarjouksista, hankinta-asiakirjoista ja sopimuksista mahdollisesti ilmeneviä muiden henkilöiden henkilötietoja.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• Tarjoajaorganisaatioiden yhteyshenkilöt: nimi, organisaatio ja asema organisaatiossa, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite tarvittaessa).
• Tarjoajaorganisaation hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenten tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävien henkilöiden tiedot: nimi, edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa, rikosrekisteriotteesta ilmenevät tiedot (vain EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa).
• Tarjouksessa nimettyjen asiantuntijoiden sekä mahdollisiin tarjousarviointiin liittyviin haastatteluihin tai henkilöarviointeihin osallistuvien henkilöiden tiedot: nimi, organisaatio ja asema organisaatiossa, tiedot koulutuksesta ja ammatillisista pätevyyksistä sekä kokemuksesta ja muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle niitä luovutetaan?

Tuomioistuinviraston toteuttamien julkisten hankintojen kilpailutusprosessien yhteydessä henkilötietoja käsitellään Cloudia Oy:n ylläpitämässä Tarjouspalvelussa, Palkeiden ylläpitämässä tilaus- ja laskutusjärjestelmässä (Handi) sekä Outlookissa (Microsoft, Deltagon).

Hankinta-asioita käsitellään Tuomioistuinviraston Hilda-asianhallintajärjestelmässä, jossa on käytössä Fujitsu CaseM-ratkaisu.

Hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa Valtiontalouden tarkastusvirastolle (VTV) osana valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja sen nojalla annettujen säädösten mukaista tarkastusta.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytäville viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Hankintaprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Hankinta-asiakirjoja säilytetään hankintayksikön asianhallintajärjestelmässä vähintään 6 vuoden ajan varainhoitovuoden päättymisestä.

Valittu tarjous liitteineen säilytetään aina vähintään hankintasopimuksen ja siihen perustuvien velvoitteiden voimassaolon ajan. Muutoksenhakuprosesseihin liittyvät hankinta-asiakirjat säilytetään aina vähintään muutoksenhakuprosessin keston ja muutoksenhakuprosessin lopputuloksen edellyttämien toimenpiteiden vaatiman ajan.

Tuomioistuinviraston virkamiehet käsittelevät henkilötietoja työtehtävien vaatiman ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

Tuomioistuinvirasto säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käsittelytarkoitusta varten, mutta korkeintaan palvelussuhteen päättymiseen asti.

Asianhallintaan talletettavia tietoja säilytetään tiedonhallintalain 21 §:n ja viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee hankintojen yhteydessä henkilötietoja sen lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi sekä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi-sivuilta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).

Lexa-intranetin avulla toteutetaan oikeusministeriön hallinnonalan virastojen, tuomioistuinlaitoksen ja tuomioistuinten sisäistä viestintää sähköisesti. Intraan lisätään sellaista sisältöä ja tietoa, jota henkilöstö tarvitsee työssään. Intranetissä julkaistaan ajankohtaista tietoa ja uutisia sekä jaetaan ohjeita, lomakkeita, asiakirjoja ja muita dokumentteja yhteiseen käyttöön.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Henkilötietojen käsittely viestinnän ja ylläpitoon liittyvien tehtävien yhteydessä perustuu viranomaistehtävien suorittamiseen ja tiedonvälityksen turvaamiseen (tietosuojalaki (1050/2018) 4 §:n 1 ja 2 alakohdat ja 27 § sekä tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Työntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että se on tarpeellista työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen liittyen. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 3 §). Siltä osin, kuin työntekijän profiilikuva mahdollisesti katsotaan erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvaksi, käsittely perustuu siihen, että työntekijä lisää profiilikuvan (tietosuoja-asetuksen 9(2) artiklan e-kohta).

Intranetin käytöstä syntyvää lokitietoa voidaan käyttää tietojen käytön ja luovutuksen seurantaan sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittämiseen (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 17 §, tietosuoja-asetus 32 art.)

Tuomioistuinvirasto ylläpitää tuomioistuinlaitoksen intraa ja se perustuu sen lakisääteiseen tehtäviin tukea tuomioistuimia viestinnässä sekä ylläpitää ja kehittää tuomioistuinten tietojärjestelmiä (tuomioistuinlaki (673/2016) IV A osa, 19 a luku 2 §).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Lexa-intranetissä rekisteröityjä ovat oikeushallinnon, tuomioistuinlaitoksen ja tuomioistuinten työntekijät ja joissakin tilanteissa työnhakijat (ml. myös aiemmin palveluksessa olleet harjoittelijat tai työntekijät). Myös muut henkilöt, esimerkiksi uutissisällössä mainitut henkilöt, ovat rekisteröityjä.

Se, mitä tietoja rekisteröidyistä käsitellään, riippuu osin asiayhteydestä.

Jokaiselle intrakäyttäjälle luodaan käyttäjätunnus ja tässä yhteydessä käsitellään muun muassa yhteistietoja, kuten nimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoitetietoja. Intran käytön yhteydessä tallentuu tunnistenumero, jonka tarkoituksena on ainutlaatuisesti tunnistaa henkilö (esim. käyttäjätilin numerotunniste). Tämän lisäksi Intrassa käsitellään muita tavanomaisten henkilötietojen kategorioita (esim. Intranetin uutissisällössä voi esiintyä käytännössä mitä tahansa henkilötietoja). Erityisiä henkilötietoja voi ilmetä esimerkiksi työntekijän profiilikuvasta, jos hän sellaisen käyttäjätiliinsä liittää.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Lexa-intranetissä henkilötietojen käsittelijänä toimii Oikeusrekisterikeskus (ORK). Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Valtori ja Microsoft.

Microsoftin tukipalveluiden yhteydessä henkilötietoja voi rajoitetusti siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle (pääosin Yhdysvaltoihin). Euroopan komissio hyväksyi 10. heinäkuuta 2023 päätöksen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Riittävyyspäätöksen nojalla henkilötietoja voidaan siirtää sertifioituneille yhdysvaltalaiselle yritykselle, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin. Microsoft on sertifioitujen yritysten listalla.

Lähtökohtaisesti Intranetissä olevat tiedot on tarkoitettu vain sisäiseen työskentelyyn. Mahdolliset Intranettiin kohdistuvat tietopyynnöt arvioidaan kuitenkin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tuomioistuinlaitoksen ja tuomioistuinten käytössä olevassa intranetissä tiedot säilyvät seuraavalla tavalla:

Tiedostot eivät erikseen poistu. Kuitenkin tiedostoille tehdään tiedostokirjastoihin näkymä, jossa pääsee suoraan näkemään tiedostot, joita ei ole vuoteen päivitetty.

Lexan uutisilla on 4 vuoden poistumisaika. Puoli vuotta ennen poistumista, tulee ilmoitus sovitulle tiimille, joka mahdollistaa esimerkiksi niiden arkistoimisen.

Nimitysuutisille 2 vuoden poistumisaika.

Sisältösivut eivät poistu, mutta niistä sovittu tiimi saa ilmoituksen sivuista, joita ei ole vuoteen päivitetty. Kaikki nämä sivut tulee käydä tarkistamassa, myös sivuille linkitettyjen tiedostojen osalta, ja julkaista uudelleen, jotta eivät nouse seuraavaan muistutukseen.

Valokuvat, esimerkiksi uutisissa käytetyt (ei kuvapankkiin viedyt) sama säilytysaika, kuin sillä sisällöllä, johon se on viety. Omassa kuvapankissa olevat kuvat eivät poistu.

Miten tietoja suojataan?

Lexa-intranettiin pääsee vain myönnettyjen käyttöoikeuksien mukaisesti ja vahvasti tunnistautumalla. Lexan käytöstä kertyy lokitietoa ja Lexa on liitetty osaksi Valtorin SOC-palvelua. Henkilötietoja käsitteleville työntekijöille on annettu ohjeistusta ja koulutusta tietosuojan huomioimisesta intrasisällön yhteydessä. Lexan alabannerissa ohjeistetaan, että intranetissä julkaistu tieto on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön. Lexaan on toteutettu tietoturva-auditointi, jonka avulla on varmistuttu teknisen suojauksen asianmukaisuudesta.

Millaisia oikeuksia asioivalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja Lexa-intranetissä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta)