Tietosuoja

Tietosuojaselosteet

---

Tietosuojaseloste lainkäyttöasioissa

Pohjois-Savon käräjäoikeus, tietosuojaseloste lainkäyttöasioissa

1. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Savon käräjäoikeus

Posti- ja käyntiosoite:
PL 44, 70101 Kuopio
Tulliportinkatu 35, 70110 Kuopio
Puh: 029 5648 500
sähköpostiosoite: pohjois-savo.ko@oikeus.fi

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Juha Nieminen
Laamanni
Puh: 029 5648 500
pohjois-savo.ko(a)oikeus.fi

3. Tietosuojavastaava

Pohjois-Savon käräjäoikeudessa on nimetty tietosuojavastaava
Sähköposti: pohjois-savo.ko.tietosuoja(a)oikeus.fi

4. Käsittelytoimien kokonaisuus

Tuomioistuinten lainkäyttöasioiden käsittely

• lainkäyttöä varten kerätyt tiedot, joita käsitellään mm. useissa
  rekistereissä ja järjestelmissä (esim. hovioikeuksien
  asianhallintajärjestelmä, korkeimman oikeuden
  asianhallintajärjestelmä, käräjäoikeuden siviili- ja rikosasioiden
  asianhallintajärjestelmät)
• tuomioistuin käsittelee henkilötietoja myös tiedoksiantotehtäviä
  suoritettaessa. Tuomioistuin voi suorittaa tiedoksiantotehtäviä
  (haasteen, kutsun, ilmoituksen tai muun asiakirjan tiedoksianto) myös
  etsintäkuulutuspyyntöä käyttäen, jolloin tiedoksiannon toimittamiseksi
  tarvittavat henkilötiedot luovutetaan etsintäkuulutuspyynnön
  toteuttavalle viranomaiselle (poliisi, Tulli, Rajavartiolaitos)

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Tietojen kerääminen, käsitteleminen ja luovuttaminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Perustuslaki (731/1999), Tuomioistuinlaki (673/2016), Virastoja koskevat erillislait (Laki korkeimmasta oikeudesta, Laki tuomioistuinharjoittelusta), Oikeudenkäymiskaari, Laki oikeudenkäynnistä rikosasioissa, Pakkokeinolaki, Ulkomaalaislaki, Haastemieslaki.

Tietojen julkisuus ja salassapito määräytyy seuraavien säädösten nojalla:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Laki oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa (370/2007)
Laki oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa (381/2007)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018)

6. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä

Lainkäyttöasioiden käsittelyn kokonaisuus sisältää tietoja asianosaisista, joita ovat riita-asiain kantajat ja vastaajat, väliintulijat, hakijat, asiaan osalliset, velalliset, velkojat, pakkokeinoasioissa epäillyt, säilöönotetut, syyttäjät, asianomistajat, rikosasiain vastaajat, valittajat, vastavalittajat, vastapuolet; edunvalvojista ja muista laillisista edustajista, oikeudenkäyntiavustajista ja puolustajista sekä muista lainkäyttöasiaan osallisista, kuten selvittäjistä, todistajista, kuultavista, tulkeista, kääntäjistä, tukihenkilöistä.

Edellä mainituista henkilöistä kerätään vain tarpeelliset tiedot, joita voivat olla:

• nimi
• syntymäaika tai henkilötunnus/y-tunnus
• yhteystiedot (ml. sähköinen asiointi)
• kotikunta
• turvakielto
• yhteystietojen luovutuskielto
• sähköisen laskutuksen tiedot
• kieli
• oikeusavun asiakkuus
• tila (kuollut, holhouksen alainen tai konkurssissa)
• esteellisyyteen vaikuttavat tiedot

Lainkäyttöasioiden käsittely sisältää rikostuomioihin, rikkomuksiin tai niihin
liittyviin turvaamistoimiin liittyviä tietoja sekä erityisiin henkilötietoryhmiin
kuuluvia tietoja vain tarpeellisilta osin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asianosaisten esittämien tietojen lisäksi tietoja saadaan seuraavilta tahoilta:

• Oikeusrekisterikeskus
• Verohallinto
• Väestörekisterikeskus
• Maistraatti
• Poliisi
• Syyttäjälaitos
• Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi)
• Ulosottoviranomaiset
• Maanmittauslaitos
• Patentti- ja rekisterihallitus
• Rikosseuraamuslaitos
• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
• Kansaneläkelaitos
• Työttömyysvakuutusrahasto
• Työttömyyskassat
• Oikeusaputoimistot
• Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
• Kuntien sosiaalitoimi
• Säilöönottokeskukset
• Muut tuomioistuimet

8. Vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan säännönmukaisesti

Tietojen luovuttaminen perustuu lainsäädäntöön.

Asianosaiset saavat jäljennöksen käräjäoikeuden ratkaisusta.

Vastaanottajat, joille henkilötietoja kohtalaisen säännönmukaisesti siirretään tai luovutetaan (OM mietintö 52/2017):

8.1 Kotimaa

• Oikeusrekisterikeskus
• Väestörekisterikeskus
• Verohallinto
• Maistraatti
• Poliisi
• Tulli
• Rajavartiolaitos
• Syyttäjälaitos
• Puolustusvoimat
• Siviilipalvelukeskus
• Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi)
• Elintarviketurvallisuusvirasto (Evira)
• Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus (Fimea)
• Valvira
• Ulosottoviranomaiset
• Kansaneläkelaitos
• Luottotietorekisterin pitäjille
• Maahanmuuttovirasto
• Maanmittauslaitos
• Patentti- ja rekisterihallitus
• Yhdenvertaisuusvaltuutettu
• Rikosseuraamuslaitos
• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
• Tekijänoikeusneuvosto
• Sosiaali- ja työministeriön työsuojeluosasto
• Työttömyysvakuutusrahasto
• Työttömyyskassat
• Konkurssiasiamiehen toimisto
• Kuntien sosiaalitoimi
• Säilöönottokeskukset
• Muut tuomioistuimet
• Palkeet
• Valtiokonttori
• Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
• Asianajajaliiton valvontalautakunta
• Ahvenanmaan maakuntahallitus
• Finanssivalvonta
• Viestintävirasto
• Virallinen lehti
• Oikeusministeriö
• Oikeuskansleri
• Eduskunnan oikeusasiamies
• Tuomiokapituli
• Arkistolaitos
• Rikosasioissa tuomitun virkamiehen tai kunnallisen viranhaltijan
  työnantaja
• Helsingin, Turun sekä Lapin yliopistojen oikeustieteelliset tiedekunnat
• Edilex
• Tiedotusvälineet
• Ahvenanmaan ajoneuvoliikennerekisteri
• Suomen Riistakeskus
• Puolustusministeriö
• Oikeusaputoimisto

8.2 EU- ja ETA-maat

EU:n toimielimet

Jäsenvaltioiden oikeushallintoviranomaiset ja tuomioistuimet sekä muut
tiedoksiantoja suorittavat viranomaiset

9. Kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle suoritettujen henkilötietojen siirtojen ryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa tai siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle asian käsittelyn sitä vaatiessa kuten kansainvälisiä tiedoksiantoja koskevissa tilanteissa ja rikoksen johdosta tapahtuvan luovuttamisen johdosta.

10. Tietojen säilytysajat

Asianhallintajärjestelmien ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkiston sisältämien tietojen säilytysaikaa ei ole rajoitettu. 

Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään määräajan päätyttyä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Rekisteröidyn tarkastusoikeus

A. RIKOSASIAT

(Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018) 23 §)

Jokaisella on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annetun lain (1054/2018) 23 §:ssä mainitut tiedot.

Rekisteröidyn tarkastusoikeutta voidaan kokonaan tai osittain lykätä tai rajoittaa, mikäli se on rekisteröidyn oikeudet huomioon ottaen oikeasuhtaista ja välttämätöntä:

11. rikosten ennalta estämiselle, paljastamiselle, selvittämiselle tai rikoksiin
    liittyville syytetoimille taikka rikosoikeudellisten seuraamusten
    täytäntöönpanolle aiheutuvan haitan välttämiseksi;
12. viranomaisen muun tutkinnan, selvityksen tai vastaavan menettelyn
    turvaamiseksi;
13. yleisen turvallisuuden suojelemiseksi;
14. kansallisen turvallisuuden suojelemiseksi; tai
15. muiden henkilöiden oikeuksien suojelemiseksi.

Henkilöllä, jonka oikeutta tai velvollisuutta asia koskee, ei ole viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 11 §:ssä säädetystä huolimatta oikeutta saada tietoa pakkokeinolain 10 luvussa tarkoitetun salaisen pakkokeinon käytöstä ennen kuin saman lain 60 §:ssä tarkoitettu ilmoitus on tehty.Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä  tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai  sitä vastaavalla varmennetulla tavalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän  luona.

B. MUUT LAINKÄYTTÖASIAT

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 15 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen
(679/206) 15 artiklassa mainitut tiedot.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

11.2 Tietojen oikaiseminen, poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen

A. RIKOSASIAT (Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018) 25 §)

Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, täydennettävä tai poistettava rekisteröityä koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötieto.

Poistamisen sijasta rekisterinpitäjän on rajoitettava käsittelyä, jos

1. rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden eikä niiden
   paikkansapitävyyttä tai virheellisyyttä voida todentaa; tai
2. henkilötiedot on säilytettävä todistelua varten.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, täydentämistä tai poistamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.B. MUUT LAINKÄYTTÖASIAT (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 16- 18 artiklat)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 18 artiklassa mainituista asioista.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, poistamista tai rajoittamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.

12. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annettua lakia (1054/2018) tai EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Valtioneuvoston oikeuskansleri
Käyntiosoite: Snellmaninkatu 1 A, Helsinki
Postiosoite: PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO
Puhelinnumero: 029 51 62902
Sähköposti: kirjaamo(a)okv.fi

tai

Eduskunnan oikeusasiamies
Käyntiosoite: Arkadiankatu 3, 2. kerros, Helsinki
Postiosoite: Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia, 00102 EDUSKUNTA
Puhelinnumero: 09 4321
Sähköposti: oikeusasiamies(a)eduskunta.fi

---

Henkilötietojen käsittely haastemiesten tiedoksiantotoiminnassa

Käsittelykokonaisuuden nimi

Henkilötietojen käsittely haastemiesten tiedoksiantotoiminnassa

Käsittelyn tarkoitus

Haastemiehet käsittelevät henkilötietoja tiedoksiantojen toimittamiseksi ja sen varmistamiseksi, että asia annetaan tiedoksi oikealle henkilölle. Haastemiehen tehtävänä on antaa viranomaisen tai yksityisen pyynnöstä toimialueellaan tiedoksi tuomioistuimen tai muun viranomaisen päätöksiä sekä haasteita, kutsuja, ilmoituksia ja muita asiakirjoja. Tuomioistuin voi suorittaa tiedoksiantotehtäviä (haasteen, kutsun, ilmoituksen tai muun asiakirjan tiedoksianto) myös etsintäkuulutuspyyntöä käyttäen, jolloin
tiedoksiannon toimittamiseksi tarvittavat henkilötiedot luovutetaan etsintäkuulutuspyynnön toteuttavalle viranomaiselle (poliisi, Tulli, Rajavartiolaitos).

Käsittelyn oikeusperuste

Haastemiesten henkilötietojen käsittely perustuu haastemieslakiin (505/1989).

Henkilötietoja käsitellään myös rikosasian käsittelemiseksi tuomioistuimessa sekä viranomaisen lakisääteisen velvoitteen johdosta (laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018) 1 §:n 1 mom. ja yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Erityisten henkilötietoryhmien käsittely johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle haastemieslain 3 §:ssä säädetystä tehtävästä (TSA 9 art., TSL 6 § ja RikTSL 11 §). Haastemieslain 4 a §:n 1 momentissa säädetään haastemiehen oikeudesta saada tiedoksisaajan yhteystietojen lisäksi muut yhteydenottoon tarvittavat tiedot, jos tiedot ovat tarpeen tiedoksiannon suorittamiseksi.

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyvien henkilötietojen käsittely johtuu rekisterinpitäjälle haastemieslain 3 §:ssä säädetystä tehtävästä (TSA 10 art. ja tietosuojalain 7 §).

Henkilötunnusten käsittely on tarpeen, koska rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi, eli haasteen tiedoksisaajan tavoittamiseksi (TSL 29 §:n 1 mom. 1 kohta ja RikTSL 12 §:n 1 mom. 1 kohta).

Rekisterinpitäjä 

Pohjois-Savon käräjäoikeus
Tulliportinkatu 35, 70110 Kuopio
PL 44, 70101 Kuopio
029 5648 500
pohjois-savo.ko(a)oikeus.fi

Tietosuojavastaava 

Pohjois-Savon käräjäoikeudessa on nimetty tietosuojavastaava
Sähköposti: pohjois-savo.ko.tietosuoja(a)oikeus.fi

Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröityjä ovat tiedoksiantotoiminnan asiakkaat.

Keräämme asiakkaiden tiedoksiantotoiminnan kannalta välttämättömiä henkilötietoja, kuten nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero ja tiedot edunvalvonnasta.

Henkilötietojen tietolähteet

Saamme henkilötiedot syyttäjältä, toimeksiantajalta, muiden valtion palvelujen (Digi- ja väestötietovirasto, Posti ja PRH, Rikosseuraamuslaitos) rekistereistä (Väestötietojärjestelmä, Postin osoitetarkistuspalvelu, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä ja Vankitietojärjestelmä) ja toisilta tuomioistuimilta.

Jokainen on velvollinen antamaan haastemiehelle henkilöllisyytensä selvittämiseksi tarpeelliset tiedot, kun haastemies häneltä niitä tiedoksiantotehtävää toimittaessaan tiedustelee.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Henkilötietojen käsittelijät

Asiaryhmästä riippuen haastemies hoitaa tiedoksiantotehtävän käyttäen joko AIPA-järjestelmää tai Haastemiespäiväkirjaa (IBM Lotus Notes -asianhallintajärjestelmä).

Haastemiehillä on käytössään Haastemiesten tiedonhakurobotti (HaTi). Haastemiehet hakevat tiedoksiannon kohteiden eli tiedoksisaajien henkilötiedot HaTi-tiedonhakurobotilla.

AIPA-järjestelmässä Oikeusrekisterikeskus (ORK, tietojärjestelmäpalvelut) toimii henkilötietojen käsittelijänä tilaajasektorin lukuun. ORK:n vastuulla on käsittelijäsopimuksien solmiminen (ali)käsittelijöiden kanssa. ORK toimii tilaajatuottajamallissa palvelujen tuottajana. TIV (Tuomioistuimet kattava puitesopimus). Henkilötietojen käsittelijäketjuun kuuluu myös Valtori (AIPA:n konesalipalvelut). AIPA:n järjestelmän toimittajana toimii TietoEVRY sekä Tieto Czech, Tieto Poland, Tieto Lietuva, Tieto Latvia, Tieto Estonia. Edellä mainitut ovat TietoEVRY-konserniin kuuluva tytäryhtiöitä. eWork Group ja Codemen ovat Tieto Finland Oy:n alihankkijoita. AIPA:n ylläpidossa ja jatkokehityksessä toimittajina ovat TietoEVRY, Visma, Consultor, CGI ja Accenture.

Haastemiespäiväkirjassa (IBM Lotus Notes) sekä haastemiesten tiedonhakurobotissa (HaTi) Oikeusrekisterikeskus (ORK) toimii järjestelmäpalveluiden tarjoajana. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ja integraatiopalveluja. Käyttöpalvelutoimittajana (konesali- ja kapasiteettipalvelut) toimii TietoEvry. Käyttöpalveluiden sopimuksesta vastaa Valtori, ja TietoEvryn käyttöpalveluiden toimenpiteet tilataan Valtorin kautta. Haastemiehillä on käytössään Valtorin päätelaitteet.

Kenelle luovutamme tietoja?

Tiedoksiantotehtävä voidaan tarvittaessa suorittaa myös tuomioistuimen tekemällä etsintäkuulutuspyynnöllä (etsintäkuulutusrekisteri). Etsintäkuulutuksiin liittyviä tietoja luovutetaan kaksi kertaa vuorokaudessa etsintäkuulutusrekisteristä poliisiasiain tietojärjestelmään. Myös Tulli ja Rajavartiolaitos saavat poliisille luovutettavat etsintäkuulutetun henkilötiedot edelleenluovutuksena poliisilta. Poliisilla on oikeus saada etsintäkuulutettujen tiedot salassapitosäännösten estämättä (laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa, 616/2019, 16.2 §, 16.4 §, 17.1 § sekä 17.2 §). Tullin ja
Rajavartiolaitoksen oikeudesta saada etsintäkuulutettujen tiedot säädetään laissa henkilötietojen käsittelystä Tullissa (650/2019) 15 §, 16 § ja 38 §) ja laissa henkilötietojen käsittelystä Rajavartiolaitoksessa (639/2019) 16 §, 18 § ja 22 §).

Toimeksiantajalle luovutetaan tiedot tiedoksiannon toimittamisesta tai toimittamatta jättämisestä. Sijaistiedoksianto annetaan poliisille säilytettäväksi, josta tiedoksisaaja voi asiakirjan noutaa vastausajan puitteissa.

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen säilytysaika

Paperiset asiakirjat hävitetään välittömästi tiedoksiannon jälkeen lukittuun tietosuoja-astiaan. 

Tiedoksiantoa koskevat henkilötiedot säilytetään pääasian yhteydessä haastemiespäiväkirjassa tai AIPA-järjestelmässä. Henkilötietojen säilytysajat määritetään Kansallisarkiston vahvistaman seulontapäätöksen mukaisesti. Haastemiespäiväkirjaan kirjatut ja korjatut tiedot arkistoituvat haastepäiväkirjakantaan tiedonhallintalain mukaisesti 3 vuoden välein. Voimassa olevan seulontapäätöksen mukaan AIPA:ssa säilytetään kaikki tiedot pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on

• oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
• oikeus saada pääsy tietoihin
• oikeus oikaista tietoja
• oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattista päätöksentekoa tai profilointitarkoitusta varten.

Henkilötietojen käsittely muussa tarkoituksessa

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muussa tarkoituksessa.

Käsittelyselosteeseen liittyvät lisätiedot

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu. Manuaalinen aineisto on haastemiehen hallussa tiedoksiantomatkalla ja aineiston suojaamisesta sivullisilta on ohjeistettu. Etsintäkuulutusrekisterin tiedot siirretään poliisiasiain tietojärjestelmään asianmukaisia teknisiä suojauksia käyttäen. Henkilötietoja käsitteleville työntekijöille on annettu ohjeistusta ja koulutusta henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta. Tietojen suojaamisessa on huomioitu myös toimitilaturvallisuutta koskevat vaatimukset.

---

Valtorin Videoneuvottelupalvelu VIPU

Käsittelykokonaisuuden nimi

Valtorin Videoneuvottelupalvelu VIPU (”VIPU”).

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

VIPU videoneuvottelupalvelua käytetään tietoturvavaatimuksen ja tietosuojasääntelyn täyttävänä viestintäratkaisuna lainkäyttötehtävien ja muiden viranomaistehtävien yhteydessä. VIPU videoneuvottelupalvelussa tapahtuva henkilötietojen käsittely kattaa käytön etäkokouksissa ja muussa
yhteydenpidossa

1) tuomioistuinten lainkäyttötehtävissä sekä
2) tuomioistuinten muussa viranomaisviestinnässä niin sisäisesti työtekijöiden kesken kuin ulkoisesti sidosryhmien kanssa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Henkilötietoja käsitellään lisäksi osana käytännön teknistä toteutusta, tukipyyntöjen ratkaisemista, vianselvitystä sekä palvelun kehittämistä. Henkilötietoja käsitellään tarvittaessa myös tietojen käytön ja luovutuksen seurantana sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittämiseen.

Rekisterinpitäjä/-t

Rekisterinpitäjinä ovat tuomioistuimet ja Tuomioistuinvirasto, joka laatii eri tietojärjestelmien osalta käsittelysopimukset siten, kuin yhteisrekisterinpitäjyyttä koskevassa järjestelyssä on Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinten kesken sovittu.

Tietosuojavastaava

Pohjois-Savon käräjäoikeudessa on nimetty tietosuojavastaava
Sähköposti: pohjois-savo.ko.tietosuoja(a)oikeus.fi

Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat VIPU-palvelun käyttäjät, joita ovat:

• tuomioistuinten työntekijät, jotka käyttävät VIPU-palvelua työtehtäviensä yhteydessä (tuomarit, esittelijät, kansliahenkilökunta, haastemiehet, käräjänotaarit, korkeakouluharjoittelijat ja muut harjoittelijat)
• tuomioistuimissa asioivat henkilöt, kuten esitutkintaviranomaiset (poliisi, tulli, raja), syyttäjät, asianosaiset, todistajat, avustajat, tulkit sekä kääntäjät.

VIPU-sovellusta käytettäessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi, sähköposti sekä mahdollisesti organisaatio.

Audiovisuaalisten tietojen osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat henkilön ääni ja/tai videokuva. Kuvaa ja ääntä käytetään ainoastaan silloin, kun käyttäjä on videoneuvottelussa ottanut kameran käyttöön tai käyttänyt omaa mikrofoniaan.

Käytännön toteutuksen, tukipyyntöjen vianselvittelyn ja palvelun kehittämisen yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, sähköposti ja mahdollisesti videokuva.

VIPU:n videoneuvotteluihin liittymiseen tapahtuvan tunnistautumisen yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sähköposti, käyttäjätunnus tai ulkoisen tunnustuspalvelun (suomi.fi) kautta hankittava tunnistustieto.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Oikeusrekisterikeskus (”ORK”) käsittelee henkilötietoja tuomioistuinten ja Tuomioistuinviraston (rekisterinpitäjät) lukuun. Tuomioistuinten palvelusopimus, jonka kautta Valtorin palvelut hankitaan tuomioistuimille, on solmittu Oikeusrekisterikeskuksen kanssa.

VIPU-palvelun tuottamisen ja käytön lokitietojen osalta henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Valtori, Elisa Videra Oy sekä Salesforce.

Kun VIPU-palveluun pääsyyn edellytetään vahvaa tunnistautumista, rekisterinpitäjänä Suomi.fi-palvelussa henkilötietojen käsittelijänä toimii Digi- ja väestötietovirasto (”DVV”).

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika

Mikäli videoneuvottelua ei tallenneta, tiedot poistuvat kokouksen päättymisen jälkeen. Jos videoneuvottelu tallennetaan (esim. koulutustallenne), tallenne ja tiedot säilyvät järjestelmässä 3 kuukautta.

Neuvottelujen ulkopuoliset keskusteluviestit säilyvät 6 kuukautta.
Järjestelmään tallennetut jaetut tiedostot säilyvät 7 päivää.

Lokitiedot säilyvät palvelussa 2 vuoden ajan.

Salesforcessa säilytetään sopimusten alaista tietoa 7 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen, ellei sopimuksessa ole sovittu muuta erikseen. Edellä mainittu säilytys tarkoittaa tukipyynnöissä käsiteltäviä tietoja yleisesti.

Tukipyynnöillä ei käsitellä lokitietoja tai kerätä dataa osallistujista tai kävijöistä ym. Henkilötietoja ei käsitellä tukipyynnöillä muutoin, kuin annettujen yhteystietojen osalta. 

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Henkilötietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi sekä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta sekä tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Tuomioistuin suojaa henkilötietoja kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuin varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

VIPU palvelun osalta tietojen suojaamista toteutetaan kattavasti niin hallinnollisilla (henkilökunnon kouluttaminen ja ohjeistaminen sekä käyttöoikeushallinta jne.) kuin teknisillä suojatoimilla (tietoturva-auditointi, salaus jne.).