Tietosuoja

Tietosuoja-osiosta löytyvät Satakunnan käräjäoikeuden tietosuojaselosteet sekä asiakirjajulkisuuskuvaus.

Sivun sisältö

Satakunnan käräjäoikeuden tietosuojaseloste lainkäyttöasioissa

4.5.2018

Rikosasioiden tietosuojadirektiivi 13 artikla

Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018) 22 §

(HE 31/2018)

EU yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla

1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan käräjäoikeus

Posti- ja käyntiosoite:

Tullipuominkatu 5, PL 154, 28100 PORI

Puhelin: 029 56 46711

Sähköpostiosoite: satakunta.ko(at)oikeus.fi

2. Rekisteripitäjän yhteyshenkilö

Mari Kujansuu

Puhelin 029 56 46703

Sähköpostiosoite: tietosuoja.satakunta.ko(a)oikeus.fi

3. Tietosuojavastaava

Taiju Mansikkamäki

Puhelin 02956 46827

Sähköpostiosoite: tietosuoja.satakunta.ko(a)oikeus.fi

4. Käsittelytoimien kokonaisuus

Tuomioistuinten lainkäyttöasioiden käsittely

– lainkäyttöä varten kerätyt tiedot, joita käsitellään mm. useissa rekistereissä ja järjestelmissä kuten käräjäoikeuden siviili- ja rikosasioiden asianhallintajärjestelmät

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Tietojen kerääminen, käsitteleminen ja luovuttaminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Perustuslaki (731/1999), Tuomioistuinlaki (673/2016), Virastoja koskevat erillislait (Laki korkeimmasta oikeudesta, Käräjäoikeusasetus (kumottu), Laki tuomioistuinharjoittelusta), Oikeudenkäymiskaari, Laki oikeudenkäynnistä rikosasioissa, Pakkokeinolaki, Ulkomaalaislaki.

Tietojen julkisuus ja salassapito määräytyy seuraavien säädösten nojalla:

  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa (370/2007)
  • Laki oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa (381/2007)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018)

6. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä

Lainkäyttöasioiden käsittelyn kokonaisuus sisältää tietoja asianosaisista, joita ovat riita-asiain kantajat ja vastaajat, väliintulijat, hakijat, asiaan osalliset, velalliset, velkojat, pakkokeinoasioissa epäillyt, säilöönotetut, syyttäjät, asianomistajat, rikosasiain vastaajat, valittajat, vastavalittajat, vastapuolet; edunvalvojista ja muista laillisista edustajista, oikeudenkäyntiavustajista ja puolustajista sekä muista lainkäyttöasiaan osallisista, kuten selvittäjistä, todistajista, kuultavista, tulkeista, kääntäjistä, tukihenkilöistä.

Edellä mainituista henkilöistä kerätään vain tarpeelliset tiedot, joita voivat olla:

  • nimi
  • syntymäaika tai henkilötunnus/y-tunnus
  • yhteystiedot (ml. sähköinen asiointi)
  • kotikunta
  • turvakielto
  • yhteystietojen luovutuskielto
  • sähköisen laskutuksen tiedot
  • kieli
  • oikeusavun asiakkuus
  • tila (kuollut, holhouksen alainen tai konkurssissa)
  • esteellisyyteen vaikuttavat tiedot

Lainkäyttöasioiden käsittely sisältää rikostuomioihin, rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyviä tietoja sekä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja vain tarpeellisilta osin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asianosaisten esittämien tietojen lisäksi tietoja saadaan seuraavilta tahoilta:

  • Oikeusrekisterikeskus
  • Verohallinto
  • Väestörekisterikeskus
  • Maistraatti
  • Poliisi
  • Syyttäjälaitos
  • Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi)
  • Ulosottoviranomaiset
  • Maanmittauslaitos
  • Patentti- ja rekisterihallitus
  • Rikosseuraamuslaitos
  • Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
  • Kansaneläkelaitos
  • Työttömyysvakuutusrahasto
  • Työttömyyskassat
  • Oikeusaputoimistot
  • Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
  • Kuntien sosiaalitoimi
  • Säilöönottokeskukset
  • Muut tuomioistuimet

8. Vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan säännönmukaisesti

Tietojen luovuttaminen perustuu lainsäädäntöön.

Vastaanottajat, joille henkilötietoja kohtalaisen säännönmukaisesti siirretään tai luovutetaan (OM mietintö 52/2017):

8.1 Kotimaa

  • Oikeusrekisterikeskus
  • Väestörekisterikeskus
  • Verohallinto
  • Maistraatti
  • Poliisi
  • Tulli
  • Rajavartiolaitos
  • Syyttäjälaitos
  • Puolustusvoimat
  • Siviilipalvelukeskus
  • Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi)
  • Elintarviketurvallisuusvirasto (Evira)
  • Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus (Fimea)
  • Valvira
  • Ulosottoviranomaiset
  • Kansaneläkelaitos
  • Luottotietorekisterin pitäjille
  • Maahanmuuttovirasto
  • Maanmittauslaitos
  • Patentti- ja rekisterihallitus
  • Yhdenvertaisuusvaltuutettu
  • Rikosseuraamuslaitos
  • Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
  • Tekijänoikeusneuvosto
  • Sosiaali- ja työministeriön työsuojeluosasto
  • Työttömyysvakuutusrahasto
  • Työttömyyskassat
  • Konkurssiasiamiehen toimisto
  • Kuntien sosiaalitoimi
  • Säilöönottokeskukset
  • Muut tuomioistuimet
  • Palkeet
  • Valtiokonttori
  • Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
  • Asianajajaliiton valvontalautakunta
  • Ahvenanmaan maakuntahallitus
  • Finanssivalvonta
  • Viestintävirasto
  • Virallinen lehti
  • Oikeusministeriö
  • Oikeuskansleri
  • Eduskunnan oikeusasiamies
  • Tuomiokapituli
  • Arkistolaitos
  • Rikosasioissa tuomitun virkamiehen tai kunnallisen viranhaltijan työnantaja
  • Helsingin, Turun sekä Lapin yliopistojen oikeustieteelliset tiedekunnat
  • Edilex
  • Tiedotusvälineet
  • Ahvenanmaan ajoneuvoliikennerekisteri
  • Suomen Riistakeskus
  • Puolustusministeriö
  • Oikeusaputoimisto

8.2 EU- ja ETA-maat

  • EU:n toimielimet
  • Jäsenvaltioiden oikeushallintoviranomaiset ja tuomioistuimet sekä muut tiedoksiantoja suorittavat viranomaiset

9. Kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle suoritettujen henkilötietojen siirtojen ryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa tai siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle asian käsittelyn sitä vaatiessa kuten kansainvälisiä tiedoksiantoja koskevissa tilanteissa ja rikoksen johdosta tapahtuvan luovuttamisen johdosta.

10. Tietojen säilytysajat

Asianhallintajärjestelmien ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkiston sisältämien tietojen säilytysaikaa ei ole rajoitettu. Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään määräajan päätyttyä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Rekisteröidyn tarkastusoikeus

11.1.1 Rikosasiat

(Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018) 23 §)

Jokaisella on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annetun lain (1054/2018) 23 §:ssä mainitut tiedot.

Rekisteröidyn tarkastusoikeutta voidaan kokonaan tai osittain lykätä tai rajoittaa, mikäli se on rekisteröidyn oikeudet huomioon ottaen oikeasuhtaista ja välttämätöntä:

  1. rikosten ennalta estämiselle, paljastamiselle, selvittämiselle tai rikoksiin liittyville syytetoimille taikka rikosoikeudellisten seuraamusten täytäntöönpanolle aiheutuvan haitan välttämiseksi;
  2. viranomaisen muun tutkinnan, selvityksen tai vastaavan menettelyn turvaamiseksi;
  3. yleisen turvallisuuden suojelemiseksi;
  4. kansallisen turvallisuuden suojelemiseksi; tai
  5. muiden henkilöiden oikeuksien suojelemiseksi.

Henkilöllä, jonka oikeutta tai velvollisuutta asia koskee, ei ole viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 11 §:ssä säädetystä huolimatta oikeutta saada tietoa pakkokeinolain 10 luvussa tarkoitetun salaisen pakkokeinon käytöstä ennen kuin saman lain 60 §:ssä tarkoitettu ilmoitus on tehty.

Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai sitä vastaavalla varmennetulla tavalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

11.1.2 Muut lainkäyttöasiat

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 15 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/206) 15 artiklassa mainitut tiedot.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

11.2 Tietojen oikaiseminen, poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen

11.2.1 Rikosasiat

(Laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018) 25 §)

Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, täydennettävä tai poistettava rekisteröityä koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötieto.

Poistamisen sijasta rekisterinpitäjän on rajoitettava käsittelyä, jos

1. rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden eikä niiden paikkansapitävyyttä tai virheellisyyttä voida todentaa; tai

2. henkilötiedot on säilytettävä todistelua varten.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, täydentämistä tai poistamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.

11.2.2 Muut lainkäyttöasiat

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 16-18 artiklat)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 18 artiklassa mainituista asioista.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, poistamista tai rajoittamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.

12. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annettua lakia (1054/2018) tai EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Valtioneuvoston oikeuskansleri

Käyntiosoite: Snellmaninkatu 1 A, Helsinki

Postiosoite: PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Puhelinnumero: 029 51 62902

Sähköposti: kirjaamo(a)okv.fi

tai

Eduskunnan oikeusasiamies

Käyntiosoite: Arkadiankatu 3, 2. kerros, Helsinki

Postiosoite: Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia, 00102 EDUSKUNTA

Puhelinnumero: 09 4321

Sähköposti: oikeusasiamies(a)eduskunta.fi

Satakunnan käräjäoikeuden tietosuojaseloste muissa kuin lainkäyttöasioissa

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 12-14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan käräjäoikeus

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Mari Kujansuu

Puhelin 029 56 46703

Sähköpostiosoite: tietosuoja.satakunta.ko(a)oikeus.fi

3. Tietosuojavastaava

Taiju Mansikkamäki

Puhelin 02956 46827

Sähköpostiosoite: tietosuoja.satakunta.ko(a)oikeus.fi

4. Käsittelytoimien kokonaisuus

Satakunnan käräjäoikeuden henkilöstön henkilötietojen käsittelemisen kokonaisuus.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen valtion henkilöstön palvelussuhdeasioiden, palkanmaksun ja käyttöoikeuksien hoitamiseksi.

Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan h-alakohdan mukaisesti tietoa ennalta ehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten.

Kiekuun talletetaan myös Nimikirjalain (1010/1989) ja Nimikirja-asetuksen (1322/1989) mukaiset tiedot henkilöstöstä.

Tuomioistuimen henkilöstön tietoja käsitellään turvallisuusselvityksien ja nuhteettomuusseurannan osalta turvallisuusselvityslaki 17, 23, 25-28, 31, 35 ja 37 § mukaisesti.

6. Rekisteröityjen ryhmä ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmä on tuomioistuimen henkilöstö, joka sisältää myös sivutoimiset asiantuntijat, lautamiehet, korkeakoulu- ja muut harjoittelijat, siviilipalvelusmiehet ja niitä vastaavat määräaikaiset tai tilapäiset toimihenkilöt.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Palvelussuhdetiedot:

Henkilön nykyinen nimi, virkanimike, aiemmat nimet, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, edellisen järjestelmän henkilönumero, postiosoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli, sukupuoli, poissaolotiedot, työaikatiedot, palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot, lomat, eläkepalvelussuhde, työuratiedot sekä vaativuustasotiedot.

Maksatustiedot:

Palkkaustiedot, henkilöstöltä perittävät summat, jäsenmaksutiedot, verotiedot ja ulosottotiedot.

Nimikirjatiedot:

Tutkintotiedot, tieto ase/siviilipalveluksesta, sotilasarvo, eläkepäätös, kielitaito, luottamustehtävät, myönnetyt erivapaudet, rangaistustiedot, sivutoimiluvat, virkavala ja –vakuutustiedot, virantoimituksen tai työnteon keskeytykset sekä kunniamerkit ja arvonimet.

Muut tiedot:

Järjestelmien käyttövaltuudet, terveys- ja tapaturmatiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot, virkamatkatiedot ja –korvaukset, valtion maksukorttitapahtumat ja -tiedot, turvallisuusselvitys- ja nuhteettomuusseurantatiedot, koulutustiedot, kehityskeskustelutiedot, henkilötunnisteet, henkilökuvat.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Muita tietolähteitä ovat:

  • Keva (eläkepäätöstiedot)
  • Kela (päivärahapäätökset)
  • Verohallinto (henkilöverotiedot)
  • Ulosottoviranomainen (ulosottotiedot)
  • Suojelupoliisi (turvallisuusselvitys- ja nuhteettomuusseurantatiedot)
  • Kamera- ja kulunvalvonta
  • Tuomarinvalinta- ja -koulutuslautakunta
  • Muut tuomioistuimet
  • Oppilaitokset
  • TE-toimistot
  • Vakuutusyhtiöt
  • Siviilipalveluskeskus
  • Palkeet
  • Oikeusministeriö
  • Valtiokonttori
  • Ammattijärjestöt

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

Tahot, joille tietoja luovutetaan:

Tietoja luovutetaan säännöllisesti muille tuomioistuimille, tuomarinvalinta- ja -koulutuslautakunnalle, managerointi- ja turvallisuuspalveluita tuottaville palveluntarjoajille, turvallisuusviranomaisille, ulosottoviranomaisille, ammattijärjestöille, työterveyspalveluiden tuottajalle, rahalaitoksille palkkio- ja palkanmaksutietojen muodossa, Kevalle, verohallinnolle, suojelupoliisille, Valtiokonttorille, KELA:lle, oppilaitoksille, TE-toimistoille, vakuutusyhtiöille ja siviilipalveluskeskukselle sekä kunnia- ja virkaansiomerkkejä myöntäville tahoille.

Tahot, jotka käsittelevät tietoja tuomioistuimen lukuun eli joille tietojen käsittely on ulkoistettu:

Palkeet, Oikeusrekisterikeskus ja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus (Valtori). Henkilötietoja käsittelevät tuomioistuimen lukuun myös tietojärjestelmätoimittajat: Visma (M2), CGI (Kieku ja Rondo), Tieto (Hilda), Palkeet (Pointti), Nordea (First Card), OP Pohjola (yrityspalvelut), Mediamaisteri Group (Moodle), HAUS kehittämiskeskus Oy (eOppiva), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), SISI, VR (verkkokauppa) sekä Amadeuksesta KDS (SMT).

Lisäksi henkilöstön yksilöinti- ja yhteystietoja tallennetaan järjestelmiin (IDM ym.), joihin henkilöstölle luodaan kunkin toimenkuvan edellyttämät käyttövaltuudet virkatehtävien hoitamista varten.

9. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Tuomioistuimen henkilöstön henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Niiden henkilötietojen osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeuden tietojen oikaisemiseen sekä oikeuden tietojen poistamiseen.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Satakunnan käräjäoikeuden asiakirjajulkisuuskuvaus

30.12.2020

1 Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 28 §). Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä julkisuuslain edellyttämällä tavalla (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 921/1999 13.1 §). Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä. Tuomioistuin on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiarekisteri muodostuu tiedonhallintayksikön asianhallinnan eri osuuksista ja sen vastuulla olevista tietovarannoista. Asiarekisteri on looginen tietovaranto, joka pitää sisällään useita tietovarantoja, jotka muodostuvat toisaalta asianhallintaan ja tietojärjestelmiin kirjatuista rekisteröintitiedoista ja toisaalta niin digitaalisessa kuin paperimuodossakin olevista tietoaineistosta ja asiakirjoista. Tietoaineistojen ja asiakirjojen hakutekijät vaihtelevat asiarekisterin eri osuuksien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien välillä.

Tässä asiakirjassa pyritään tuottamaan tarvittava tieto tietovarantokohtaisesti tietopyyntöjen tekemisestä. Kunkin tietovarannon kohdalla on kerrottu hakutekijöitä, joiden avulla tietopyyntö on mahdollista yksilöidä.

1.1 Tietojen luovutusten edellytyksistä

Jos asiakirja on julkinen, eikä ole muita tekijöitä, jotka rajoittavat asiakirjan antamista, ei tietopyyntöä tarvitse perustella tai kertoa, mihin tietoa käytetään. pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Myös muita tietoja voidaan tarvita luovutuksen lainmukaisuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen luovuttaminen saattaa edellyttää lisätietoja henkilötietojen suojaamisesta (JulkL 13.2 §). Myös se, missä muodossa tiedot pyydetään annettavaksi, esimerkiksi nähtäväksi vai sähköisenä, tulosteena tai kopiona, voi vaikuttaa siihen, mitä lisätietoja tarvitaan (JulkL 16 §). Usein tietopyynnön toteuttamisen yhteydessä nousee tarve esittää tarkentavia kysymyksiä, joten yhteystietojesi antaminen helpottaa yhteistyötä asiakirjapyynnön toteuttamisen yhteydessä.

Asiakirjan tyypin mukaan Satakunnan käräjäoikeus luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisesti tai paperisina. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua käräjäoikeuden tiloissa. Tieto asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

1.2 Tietojen maksullisuudesta

Tavanomaisen asiakirjapyynnön perusteella valmistettu oikeaksi todistetun otteen tai jäljennöksen hinta on 2,50 euroa sivulta. Asianosaiselta enintään 89 euroa asiakirjalta. Oikeaksi todistamaton A4-kokoa olevan jäljennöksen hinta on 0,60 euroa sivulta ja A3-kokoa olevan jäljennöksen 1,20 euroa sivulta. Asianosaiselta peritään enintään 89 euroa asiakirjalta.

Salassa pidettävien kohtien poistamista erityistä vaivaa edellyttävällä tavalla tai muita vastaavia erityisiä toimenpiteitä vaativan asiakirjapyynnön perusteella valmistetusta otteesta tai jäljennöksestä peritään 3,60 euroa sivulta. Asianosaiselta enintään 186 euroa asiakirjalta.

Otteesta tai jäljennöksestä peritään aina vähintään 10 euron maksu. Skannaamista edellyttävän asiakirjan toimittamisesta sähköpostitse ja telekopiona toimitettavasta jäljennöksestä peritään maksu kuten edellä. Valmiiksi sähköisessä muodossa olevat asiakirjat luovutetaan maksutta. Lisätietoja maksuperusteista löydät oikeusministeriön maksuperusteasetuksesta https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181385 ja www.oikeus.fi -sivustolta.

1.3 Tietopyynnön tekeminen käytännössä

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Satakunnan käräjäoikeuteen sähköpostilla osoitteeseen satakunta.ko@oikeus.fi tai postitse osoitteeseen Tullipuominkatu 5, 28101 Pori.

Mikäli pyyntösi koskee tietosuojaoikeuksiesi käyttöä, voit katsoa tarkempia tietoja tietosuojaselosteista käräjäoikeuden verkkosivuilta.

Halutessasi voit tulla tutustumaan asiakirjoihin myös Satakunnan käräjäoikeuden kirjaamon asiakaspalvelupisteeseen (Tullipuominkatu 5, Pori).

1.4 Salassa pidettävään tietoaineistoon kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoaineistoon, edellyttää tietojen saaminen viranomaisen lupaa (JulkL 28 §). Viranomainen voi, jollei lailla toisin säädetä, antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjastaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia taikka viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, luvan hakijan tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Luvan hakijan on huolehdittava tarvittavista toimenpiteistä tietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä. Lupaa ei voida myöntää silloin, kun hakijan kykyä suojata saamansa tiedot voidaan perustellusti epäillä. Lupahakemus tulee toimittaa edellä mainittuun osoitteeseen.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (JulkL 11 §). Asianosaisjulkisuudella pyritään turvaamaan asianosaisen omaa oikeusturvaa silloin, kun viranomaisessa päätetään tai on päätetty asianosaista koskevasta oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta.

2 Lainkäyttöasioiden tietovaranto

2.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoa pidetään yllä tuomioistuimen lainkäyttöasian käsittelyä ja seurantaa varten. Tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä ja käsittelyssä olleista asioista, asianosaisista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tiedot asian ratkaisusta.

2.2 Tietovarannon tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan lainkäyttöasian käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten asian yksilöintitiedot, asiankäsittelyprosessin yksilöintitieto, asian käsittelyn asianosaiset, asiassa suoritetut välitoimet, asiaan liittyvät asiakirjat sekä asian ratkaisu.

2.3 Tietojen hakutekijät

Lainkäyttöasioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero), tyypillä tai nimikkeellä, kuten esimerkiksi varkaus tai vahingonkorvaus. Niin ikään tietoja voi hakea asiakirjan tyypillä tai otsikolla. Tietovarannosta on mahdollista hakea tietoja myös asianosaistiedolla.

Tietopyynnön yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa asian tai asiakirjojen mahdollisimman tarkat tiedot, kuten tunnistetieto, päiväys ja pyydettävien asiakirjojen tyyppi tai nimike, jos ne ovat tiedossa. Tämä usein edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä, tietopyynnön käsittelyä ja tietojen luovuttamista.

Käräjäoikeudelta voi tiedustella myös asioiden diaaritietoja, jonka avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin. Diaaritiedot voidaan listata esimerkiksi asian tunnisteen, nimikkeen tai asianosaisen perusteella. Oikeusrekisterikeskus voi luovuttaa oikeudenkäynnin julkisia perustietoja tai muita diaaritietoja valtakunnallisesti.

2.4 Tietojärjestelmät ja tietojen rajavuodet

Lainkäyttöasioiden tietovaranto koostuu useasta asianhallintajärjestelmästä, rikosasioiden Sakari- ja Ritu-järjestelmät ja siviiliasioiden Tuomas-järjestelmä. Lisäksi AIPA ja Lotus Notes pohjaiseen asianhallintajärjestelmään on kirjattu sekä siviili- että rikosasioiden asioita.

Rikosasioiden asianhallintajärjestelmästä Ritusta julkiset tuomiot ovat saatavilla sähköisessä muodossa 6/2013 alkaen. AIPA-tietojärjestelmän käyttöönotto alkoi salaisten pakkokeinoasioiden toiminnalla 5/2018 ja hakemusasioiden osalta insolvenssiasioita lukuun ottamatta 11/2020 alkaen. Laajat riita-asiat on käsitelty Aipassa 1.12.2020 alkaen. Tilastointi- ja raportointijärjestelmä BO-BI:sta on mahdollista hakea Tuomas-asioita 12/1993 alkaen ja Sakari-asioita 2000-luvulta.

Lainkäyttöasioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

2.5 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla

3 Hallinnollisten asioiden tietovaranto

3.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Hallinnollisten asioiden tietovarantoa pidetään yllä hallinnollisten asioiden käsittelyä ja seurantaa varten. Hallinnolliset asiat jakautuvat yleis-, henkilöstö- ja taloushallintoasioihin. Tietojen käsittely on tarpeen tiedonhallintayksikön lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä ja käsittelyssä olleista asioista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan tieto esimerkiksi valtion henkilöstön palvelussuhdeasioiden, palkanmaksun ja käyttöoikeuksien hoitamiseksi.

3.2 Tietovarannon tietoaineistot

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tiedot asian vireillesaattajasta, asiaryhmästä ja asiatyypin yksilöivä tieto. Lisäksi tietovarantoon rekisteröidään tieto asialla suoritetuista välitoimista, kuten selvityksistä tai lausunnoista, sekä tieto asian päättävästä toimesta. Asiakirjasta yksilöidään sen tyyppi tai nimike, saapumis- tai laatimisajankohta sekä tieto asiakirjan lähettäjästä, laatijasta tai hyväksyjästä. Mikäli asiakirja on saapunut muulla tavoin kuin sähköpostilla, rekisteröidään myös tieto asiakirjan saapumistavasta.

3.3 Tietojen hakutekijät

Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero) sekä asiakirjan tyypillä tai otsikolla tai asian vireillepanijaa koskevalla tiedolla. Tietovarannosta on myös mahdollista hakea tietoja asianosaisen tai henkilön tiedolla. Tietopyynnön yhteydessä kannattaa ilmoittaa asiakirjan tai asian päivämäärä, jos se on tiedossa. Tämä usein edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä. Käräjäoikeudelta voi tiedustella myös asian diaaritietoja, jonka avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin.

3.4 Tietojärjestelmät ja tietojen rajavuodet

Hallinnollisten asioiden tietovarannon tietojenkäsittelyyn hyödynnetään asianhallintajärjestelmää sekä operatiivisia valtionhallinnon henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmiä kuten Kieku, Handi, M2 Blue, HRM, IDM käyttövaltuushallinta, Pointti (Palkeet) ja Valtiolle.fi. Hallinnollisten asioiden käytössä olevat järjestelmät on otettu käyttöön 2010-luvulla.

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

3.5 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.