Asiakirjojen toimittaminen tuomioistuimiin

Tuomioistuimiin voi toimittaa asiakirjoja sähköpostilla, postitse tai viemällä asiakirjat henkilökohtaisesti tai asiamiestä tai lähettiä käyttäen. Hallinto- ja erityistuomioistuimissa on käytössä sähköinen asiointipalvelu. Asiamiehellä tulee olla valtakirja.

Asiakirjojen lähettäminen postissa tapahtuu lähettäjän vastuulla. Jos asiakirja on toimitettava tuomioistuimeen tietyssä määräajassa (esimerkiksi muutoksenhakukirjelmä), on postin käyttämisessä muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä virastossa viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Asiakirjojen toimittaminen sähköisellä asiointipalvelulla

Asiakirjoja voi toimittaa hallinto- ja erityistuomioistuinten sähköisessä asiointipalvelussa (ei Ahvenanmaan hallintotuomioistuimeen). Sähköinen asiointipalvelu on tietoturvallinen tapa toimittaa salassa pidettäviä ja arkaluontoisia asiakirjoja.

Riidattomissa velkomisasioissa ja muissa summaarisissa riita-asioissa on käytössä oma sähköinen palvelu, jonka käyttö on pakollista muille kuin omaa asiaansa hoitaville yksityishenkilöille.

Käräjäoikeuksilla on käytössä myös OmaTuomioistuin-asiointipalvelu, jonka kautta voi turvallisesti asioida avioeroasioissa.

Asiakirjojen toimittaminen sähköpostitse

Oikeudenkäyntiasiakirjan voi useimmiten toimittaa tuomioistuimelle tai asiakirjan vastaanottajaksi määrätylle henkilölle sähköpostilla. Tuomioistuimissa on käytössä virastosähköpostit, joiden osoitteet löytyvät tuomioistuinten yhteystiedoista. Virastosähköpostista lähettäjä saa automaattisen kuittauksen lähetyksen vastaanottamisesta.

Sähköpostin lähettäminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä lainkäyttöviranomaiselle siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä ennen määräajan päättymistä. Lähettämisestä niin sanotusti sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset sähköisestä viranomaisasioinnista annetussa laissa.

Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä tuomioistuin ei pysty avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää vain allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.

Jos tuomioistuimen käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä tai selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Tuomioistuinvirasto on julkaissut yleisille tuomioistuimille ohjeen asiakirjojen sähköisten liittämis- ja nimeämiskäytäntöjen yhtenäistämiseksi. Asianosaisille on laadittu erillinen ohjeistus, jotta asiakirjat olisivat jo tuomioistuimeen saapuessa tämän ohjeistuksen mukaisia. Yhdenmukaistamalla toimintatapoja voidaan vähentää asiakkaiden, asiamiesten ja tuomioistuinten päällekkäistä työtä.

Turvaviesti

Suositeltava tapa toimittaa salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat tuomioistuimiin on oikeusministeriön turvaviesti. Palvelun käyttäminen on ilmaista, helppoa ja turvallista.

Kun turvaviesti lähetetään tuomioistuimen virastopostiin, viestin otsikkoon ja sisältöön tulee laittaa tarvittavat tunnistetiedot (nimi, mihin liittyy jne.), jotta tuomioistuimen henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle, tietää mihin asiaan sähköposti liittyy ja keneltä se on.

Ohjeita viranomaisille

Viranomaispäätöksiin liitettäviä valitusosoituksia ja mahdollisia muita asiakirjoja laadittaessa on otettava huomioon seuraavat asiointipalveluun ja oikeudenkäyntimaksuihin liittyvät seikat.

Asiointipalvelusta

• Hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa on mahdollista asioida sähköisesti. Tuomioistuimen yhteystietojen lisäksi valitusosoituksissa on siten mainittava myös asiointipalvelu, jonka uusi osoite on: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
• Vakuutusoikeuden alaisten muutoksenhakulautakuntien päätöksiin liitettävissä valitusosoituksissa ei kuitenkaan ole tarpeen mainita asiointipalvelua, koska valituskirjelmä toimitetaan ensimmäisen asteen päätöksentekijälle, eikä vakuutusoikeudelle. Asiointipalvelu olisi hyvä mainita näissä asioissa ensimmäisen asteen päätöksentekijän muutoksenhakijalle lähettämässä kuulemiskirjeessä niissä tapauksissa, joissa muutoksenhakijan valitus toimitetaan käsiteltäväksi vakuutusoikeudelle joko kokonaisuudessaan tai osittain.

Oikeudenkäyntimaksuista

• Valitusosoituksissa tulee olla maininta siitä, että asian käsittelystä tuomioistuimessa voidaan periä maksu.
• Valitusosoituksissa on syytä olla linkki tuomioistuinmaksulakiin.
• Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) nojalla annettu oikeusministeriön asetus (1122/2021) maksujen tarkistuksesta on tullut voimaan 1.1.2022.
• Ajantasainen tieto oikeudenkäyntimaksuista löytyy Maksut-sivulta.
• Vakuutusoikeudessa yksityishenkilön vireille panemat valitusasiat käsitellään maksutta, jos asia koskee oikeutta etuuteen, etuuden suuruutta tai etuuden takaisinperintää. Lisätietoa vakuutusoikeuden oikeudenkäyntimaksuista löytyy Maksut-sivulta.
• Myös valituksen käsittelystä markkinaoikeudessa voidaan periä maksu. Lisätietoa markkinaoikeuden maksuista Maksut-sivulta.