Datasäkerhet och dataskydd kompletterar varandra och kan vara svåra att skilja åt. Kort sagt är datasäkerhet en metod att genomföra dataskydd, dvs. dess syfte är att skydda uppgifter som behandlas. Dataskyddslagstiftningen förutsätter att tekniska och organisatoriska dataskyddsåtgärder anpassas utifrån de potentiella risker som behandlingen av personuppgifter medför en individ.

Sidans innehåll

Dataskyddbeskrivning

Östra Nylnds tingsrätt, dataskyddbeskrivning (Annan verskamhet vid domstolen an rättskipning), 5.11.2020

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 12-14

1. Personuppgiftsansvarig

Östra Nylands tingsrätt
Kansliet i Vanda
PB 77, 01511 VANDA

växel: 029 56 45 200
fax: 029 56 45 339

e-mail: ita-uusimaa.ko(at)oikeus.fi

2. Kontaktperson

Timo Heikkinen
lagman

Tel: 029 56 45 321
e-post: timo.r.heikkinen(at)oikeus.fi

3. Dataskyddsombud

Timo Heikkinen
lagman

Tel: 029 56 45 321
e-post: timo.r.heikkinen(at)oikeus.fi

4. Behandlingsåtgärdshelheten

Helhet som består av behandling av personuppgifter som tillhör tingsrättens personal och personer som inte omfattas av rättskipning.

5. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Vid tingsrätten behandlas i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen uppgifter som krävs för att uppfylla den personuppgiftsansvariges lagstadgade rättigheter och skyldigheter.

Uppgifter från en säkerhetsutredning av den person som valts till en tjänst behandlas enligt 17, 23, 25–28, 31, 35 och 37 § i säkerhetsutredningslagen.

Vid tingsrätten behandlas dessutom personuppgifter, som personer som inte hör till personalen och som inte omfattas av rättskipningen frivilligt har lämnat till tingsrätten bland annat för att utan separat begäran och delvis via automatiserad distribution få meddelanden, rapporter och andra motsvarande handlingar och uppgifter om tingsrättens verksamhet.

6. Beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter

Registrerade grupper utgörs av sökande av tjänster, mottagare av arvoden, utomstående resenärer, gäster, hyresvärdar, de som gjort en begäran om uppgifter, de som gjort en förfrågan om de registrerades rättigheter (artikel 15), försäljningsfakturakunder, leverantörer eller förmånstagare av inköpsfakturor, utomstående personer som verkar i domstolens lokaler, utomstående personer vars uppgifter införs i användarregister, personer till vilka orden söks samt personer som lämnat sina personuppgifter för att få meddelanden, rapporter och motsvarande handlingar.

De personuppgifter som samlas in kan delas in i följande personuppgiftskategorier:

Personens individualiseringsuppgifter:

Personens namn, tjänstebeteckning, födelsetid, personbeteckning, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, bankuppgifter, nationalitet, modersmål och kön.

Uppgifter om dem som sökt en tjänst:

Till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, övriga uppgifter som sökanden inlämnat till stöd för sin ansökan, som matrikel/meritförteckning, skol- och studiebetyg, arbetsintyg, referenter som sökanden har uppgett, andra nödvändiga uppgifter som gäller villkoren för arbetsansökan och tillsättande av tjänsten samt uppgifter om bedömningar av lämplighet.

Uppgifter om utbetalning:

Arvoden, reseersättningar, uppgifter om försäljnings- och inköpsfakturor, uppgifter om hyresgivare, återbäringar, skatteuppgifter och utmätningsuppgifter.

Övriga uppgifter:

Användarbehörigheter till systemen, uppgifter om säkerhetsutredning, uppgifter om deltagare i evenemang och reseuppgifter.

Kameraövervakning.

7. Regelmässiga informationskällor

Personuppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv.

Andra informationskällor är:

  • Avtal (organisationens kontaktpersoner)
  • Utsökningsmyndigheten (utsökningsuppgifter)
  • Skyddspolisen (uppgifter om säkerhetsutredningar)
  • Kamera- och passerkontroll
  • Domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden
  • Övriga domstolar
  • Läroanstalter
  • Arbetssökandens arbetsgivare
  • AN-byråer
  • Försäkringsbolag
  • Civiltjänstcentralen
  • Palkeet
  • Hyresvärdar

8. Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper

Uppgifter kan lämnas ut eller utkontrakteras enligt vad den gällande lagstiftningen tillåter och föreskriver.

Dessutom är ansökningshandlingarna sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (OffL, 621/1999) och som läggs fram för påseende på begäran. Offentliga handlingar utlämnas på begäran enligt kraven i 13 § och 16 § i OffL. Sekretessbelagda handlingar läggs fram för påseende och lämnas ut endast 1) med vederbörandes samtycke, 2) till vederbörande eller 3) med stöd av en lagstadgad rätt.

Parter som uppgifter utlämnas till:

I utnämningsärenden till övriga domstolar samt domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden.

När det gäller praktikanter och andra motsvarande personer utlämnas uppgifter till läroanstalter, AN-byråer och försäkringsbolag, och när det gäller civiltjänstgörare till civiltjänstcentralen.

Uppgifter utlämnas regelbundet till leverantörer av management- och säkerhetstjänster, säkerhetsmyndigheter, utmätningsmyndigheter, finansieringsinstitut i form av uppgifter om utbetalning av arvoden och ersättningar, FPA och skatteförvaltningen samt skyddspolisen och parter som behandlar hederstecken.

Parter, som behandlar uppgifter för domstolens/ämbetsverkets räkning, det vill säga behandlingen av uppgifter har utkontrakterats:

Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) och Rättsregistercentralen.

Även leverantörer av datasystem behandlar personuppgifter för domstolens/ämbetsverkets räkning: Visma (M2), CGI (Kieku och Rondo), Tieto (Hilda), Palkeet (Pointti), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (e-handel) och från Amadeus KDS (SMT).

Dessutom lagras individualiserings- och kontaktuppgifter i system där behörigheter ska skapas för utomstående personer för skötseln av avtalade uppdrag.

9. Överföring av personuppgifter till tredjeländer

I princip utlämnas eller översänds inte uppgifter ur registret utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om det avtalas att leverantören får översända personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, sköter avtalsparterna om att översändandet av personuppgifter genomförs enligt den lagstiftning som ska tillämpas i Finland.

10. Lagringstider för personuppgifter

Domstolens lagringstider för personuppgifter om utomstående personer grundar sig på arkivbildningsplanen.

11. Profilering

Profilering används inte vid behandling av personuppgifter.

12. Behandlingssystem för uppgifterna och skyddsprinciper samt beskrivning av tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Tingsrättens ärendehanteringssystem och övriga system beskrivs i tingsrättens informationssäkerhetsplan.

Manuellt material

Manuellt material behandlas av utbildad personal med tjänsteansvar i låsta lokaler som motsvarar uppgifternas skyddsnivå.

Material som behandlas digitalt i system och medier

Uppgifterna är skyddade mot obehörig visning, ändring och förstöring. Skyddet är baserat på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Åtkomst- och behandlingsbehörighet beviljas utifrån arbetsuppgifter. Åtkomsten till systemet är baserad på personliga användarnamn.

Därutöver är skyddsåtgärderna baserade på observationsförmågan hos nät som upprätthålls av Statens center för informations- och kommunikationsteknik (Valtori) och dess underleverantörer samt annat skydd av näten.

13. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få transparent information om behandlingen av personuppgifter och bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. Om uppgifterna behandlas har den registrerade rätt att få den information som nämns i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/206).

I fråga om de personuppgifter för vilka den registrerade saknar behörighet via systemen, kan den registrerade lämna en kontrollbegäran till den personuppgiftsansvarige.

Personen som vill ha tillgång till uppgifter om sig själv enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning ska framföra en begäran om detta till den personuppgiftsansvarige så att den registrerades identitet kan kontrolleras.

Dataskyddsförordningen garanterar under vissa förutsättningar en rätt att rätta uppgifter och att radera uppgifter.

14. Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in en klagan till tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter:

 Dataombudsmannens byrå
e-mail: tietosuoja(at)om.fi

Östra Nylands tingsrätt dataskyddsbeskrivning (rättskipningsärenden)

Dataskyddsdirektivet artikel 13
Lag om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018) 22§
Dataskyddsag
EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 13 och 14

1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Östra Nylands tinsgrätt
Kansliet i Vanda
PB 77, 01511 VANDA

växel: 029 56 45 200
fax: 029 56 45 339

E-post: ita-uusimaa.ko(a)oikeus.fi

2. DEN PERSONUPPGIFTSANSVARIGES KONTAKTPERSON

Timo Heikkien
lagman

Telefonnummer: 029 56 45321
E-post: timo.r.heikkinen(at)oikeus.fi

3. DATASKYDDSANSVARIG

Timo Heikkinen
lagman

Telefonnummer: 029 56 45321
E-post: timo.r.heikkinen(at)oikeus.fi

4. BEHANDLING

Domstolarnas behandling av rättskipningsärenden

Uppgifter som samlats in för rättskipning som bland annat behandlas i flera register och

system (t.ex. hovrätternas dokumenthanteringssystem, högsta domstolens

dokumenthanteringssystem, tingsrättens dokumenthanteringssystem för civil- och brottmål)

5. SYFTE OCH RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Det är nödvändigt att samla in, behandla och lämna ut uppgifter för att uppfylla den personuppgiftsansvariges lagstiftade skyldighet. Grundlagen (731/1999), domstolslagen (673/2016), speciallagar om myndigheter (lag om högsta domstolen, tingsrättsförordning (upphävd), lag om domstolspraktik), rättegångsbalken, lag om rättegång i brottmål, tvångsmedelslagen, utlänningslagen

Vad som är offentliga och sekretessbelagda uppgifter bestäms med stöd av följande bestämmelser:

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)

Lagen om offentlighet vid rättegång i allmänna domstolar (370/2007)

Lagen om offentlighet vid rättegång i förvaltningsdomstolar (381/2007)

EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679

Dataskyddslagen (1050/2018)

Lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018)

6. BESKRIVNING AV KATEGORIN ELLER KATEGORIERNA AV REGISTRERADE OCH KATEGORIERNA AV PERSONUPPGIFTER SOM SKA BEHANDLAS

Behandling av rättskipningsärenden omfattar uppgifter om parterna, som är kärande och svarande i ett tvistemål, intervenienter, sökande, de som har del i saken, gäldenärer, borgenärer, misstänkta i tvångsmedelsärenden, personer tagits i förvar, åklagare, målsägande, svarande i ett brottmål, ändringssökande, parter som anför motbesvär, motparter samt intressebevakare och andra lagliga representanter, rättegångsbiträden och försvarare samt andra som deltar i rättskipningsärendet, såsom utredare, vittnen, personer som ska höras, tolkar, översättare, stödpersoner.

Om de ovan nämnda personerna samlas enbart nödvändiga uppgifter in, som kan vara följande:

  • namn
  • födelsetid eller personsignum
  • kontaktuppgifter (inkl. e-post)
  • hemkommun
  • spärrmarkering
  • förbud mot utlämning av kontaktuppgifter
  • uppgifter för elektronisk fakturering
  • språk
  • rättshjälpsklient
  • status (avliden, omyndig eller i konkurs)
  • uppgifter som inverkar på jävighet

Behandlingen av rättskipningsärenden omfattar uppgifter som har att göra med domar, förseelser eller säkringsåtgärder samt speciella kategorier av personuppgifter bara till de delar som är nödvändiga.

7. VANLIGA INFORMATIONSKÄLLOR

Uppgifter fås från parterna samt från följande instanser:

  • Rättsregistercentralen
  • Skatteförvaltningen
  • Befolkningsregistercentralen
  • Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
  • Polisen
  • Åklagarväsendet
  • Transport- och kommunikationsverket Traficom
  • Utsökningsmyndigheter
  • Lantmäteriverket
  • Patent- och registerstyrelsen
  • Brottspåföljdsmyndigheten
  • Institutet för hälsa och välfärd
  • Folkpensionsanstalten
  • Arbetslöshetsförsäkringsfonden
  • Arbetslöshetskassorna
  • Rättshjälpsbyråerna
  • Rättegångsbiträdesnämnden
  • Kommunernas socialväsende
  • Förvarsenheter
  • Andra domstolar

8. KATEGORIER AV MOTTAGARE SOM PERSONUPPGIFTER HAR LÄMNATS UT TILL ELLER NORMALT LÄMNAS UT TILL

Utlämnande av uppgifter grundar sig på lagstiftning.

Exemplar av hovrättsavgöranden skickas till alla parter (RB 24: 18,1, 2).

Mottagare som personuppgifter överförs eller lämnas ut till någorlunda regelbundet (JM betänkande 52/2017):

8.1 FINLAND

  • Rättsregistercentralen
  • Befolkningsregistercentralen
  • Skatteförvaltningen
  • Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
  • Polisen
  • Tullen
  • Gränsbevakningsväsendet
  • Åklagarväsendet
  • Försvarsmakten
  • Civiltjänstcentralen
  • Transport- och kommunikationsverket (Traficom)
  • Livsmedelssäkerhetsverket (Evira)
  • Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet (Fimea)
  • Valvira
  • Utsökningsmyndigheter
  • Folkpensionsanstalten
  • De som ansvarar för ett kreditupplysningsregister
  • Migrationsverket
  • Lantmäteriverket
  • Patent- och registerstyrelsen
  • Diskrimineringsombudsmannen
  • Brottspåföljdsmyndigheten
  • Institutet för hälsa och välfärd
  • Upphovsrättsrådet
  • Social- och hälsovårdsministeriets arbetarskyddsbyrå
  • Arbetslöshetsförsäkringsfonden
  • Arbetslöshetskassorna
  • Konkursombudsmannens byrå
  • Kommunernas socialväsende
  • Förvarsenheter
  • Andra domstolar
  • Palkeet (Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning)
  • Statskontoret
  • Rättegångsbiträdesnämnden
  • Advokatförbundets tillsynsnämnd
  • Ålands landskapsstyrelse
  • Finansinspektionen
  • Kommunikationsverket
  • Officiella tidningen
  • Justitieministeriet
  • Justitiekanslern
  • Riksdagens justitieombudsman
  • Domkapitlet
  • Arkivväsendet
  • Arbetsgivaren för en tjänsteman eller kommunal tjänsteinnehavare som har dömts i ett brottmål
  • Rättsvetenskapliga fakulteterna vid Helsingfors, Åbo och Lapplands universitet
  • Edilex
  • Massmedia
  • Ålands fordonsregister
  • Finlands viltcentral
  • Försvarsministeriet
  • Rättshjälpsbyrån

8.2 EU- och EES-LÄNDER

EU:s organ

Medlemsstaternas justitieförvaltningsmyndigheter och domstolar och andra myndigheter som sköter om delgivningar

9. KATEGORIER AV ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND ELLER INTERNATIONELLA ORGANISATIONER

Uppgifter kan lämnas ut eller föras över till ett land utanför EU eller EES om det krävs för att behandla ärendet, så som i situationer som gäller internationella delgivningar och utlämnande som sker på grund av ett brott.

10. BEVARINGSTIDER FÖR UPPGIFTER

Bevaringstiden för uppgifter i ärendehanteringssystem och handlingar som ska förvaras varaktigt i arkiv är inte begränsad.

Handlingar som ska sparas en bestämd tid förstörs när tiden har löpt ut i enlighet med arkivbildningsplanen.

11. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

11.1 DEN REGISTRERADES RÄTT TILL INSYN

A. BROTTMÅL

(Lag om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (xx/2018) 23 §)

Var och en har rätt att av den personuppgiftsansvarige få veta huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas. Om sådana uppgifter behandlas, har den registrerade rätt att av den personuppgiftsansvarige få den information som nämns 23 § i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (xx/2018).

Den registrerades rätt till insyn kan helt eller delvis skjutas upp eller begränsas om det med beaktande av den registrerades rättigheter är en proportionell och nödvändig åtgärd i syfte att

  1. undvika menlig inverkan på förebyggande, avslöjande, utredning av brott eller på åtgärder som avser åtal för brott eller på verkställighet av straffrättsliga påföljder,
  2. trygga andra undersökningar, utredningar eller motsvarande förfaranden hos myndigheter
  3. skydda den allmänna säkerheten,
  4. skydda den nationella säkerheten, eller
  5. skydda andra personers rättigheter.

En person vars rättighet eller skyldighet ärendet gäller har trots bestämmelserna i 11 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) inte rätt att få information om användningen av de hemliga tvångsmedel som avses i 10 kap. i tvångsmedelslagen innan den underrättelse som avses i 60 § i samma lag har lämnats.

Den som önskar kontrollera uppgifter om sig själv ska begära detta hos den personuppgiftsansvarige genom en egenhändigt undertecknad handling eller på ett därmed jämförbart bestyrkt sätt eller begära detta personligen hos den personuppgiftsansvarige.

B. ANDRA RÄTTSKIPNINGSÄRENDEN

(EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) artikel 15)

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige på att personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas eller att de inte behandlas, och om personuppgifter behandlas, rätt att få tillgång till dem. Om uppgifter behandlas har den registrerade rätt att få de uppgifter som nämns i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Den som vill få de uppgifter som avses i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning om sig själv, ska framföra en begäran om detta hos den personuppgiftsansvarige så att den registrerades identitet kan identifieras.

11.2 RÄTTELSE ELLER UTPLÅNING AV PERSONUPPGIFTER ELLER BEGRÄNSNING AV BEHANDLINGEN

A. BROTTMÅL (Lag om behandling av personuppgifter i brottmål och

vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (xx/2018) 25 §)

Den personuppgiftsansvarige ska på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade utan obefogat dröjsmål rätta, komplettera eller utplåna sådana personuppgifter om den registrerade som är oriktiga eller bristfälliga med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

I stället för utplåning ska den personuppgiftsansvarige dock begränsa behandlingen om

  1. den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet och det inte kan fastställas huruvida de är korrekta, eller
  2. personuppgifterna måste bevaras som bevisning.

Den registrerade kan inleda ett krav på korrigering, komplettering eller utplåning genom att följa bestämmelserna om hur ett ärende inleds i förvaltningslagen (434/2003).

B. ANDRA RÄTTSKIPNINGSÄRENDEN (EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) artikel 16–18)

Enligt artikel 16 i EU:s allmänna dataskyddsförordning ska den registrerade ha rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

Dessutom ska den registrerade ha rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade om något av kraven i artikel 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) gäller. Den registrerade ska även ha rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas om något av de alternativ som nämns i artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) är tillämpligt.

Den registrerade kan inleda ett krav på korrigering, avförande eller begränsning genom att följa bestämmelserna om hur ett ärende inleds i förvaltningslagen (434/2003).

12. RÄTT ATT FRAMFÖRA KLAGOMÅL HOS TILLSYNSMYNDIGHETEN

Den registrerade har rätt att framföra ett klagomål hos tillsynsmyndigheten om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne bryter mot lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (xx/2018) eller EU:s allmänna dataskyddsförordning (678/2016).

Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter:

Statsrådets justitiekansler

Besöksadress: Snellmansgatan 1 A, Helsingfors
Postadress: PB 20, 00023 STATSRÅDET

Telefonnummer: 029 51 62902
E-post: kirjaamo(a)okv.fi

eller

Riksdagens justitieombudsman

Besöksadress: Arkadiagatan 3, 2 vån., Helsingfors
Postadress: Riksdagens justitieombudsmans kansli, 00102 RIKSDAGEN

Telefonnummer: 09 4321
E-post: oikeusasiamies(a)eduskunta.fi
Sähköposti: oikeusasiamies(a)eduskunta.fi

Dataskyddsbeskrivning, sociala medier

Sociala medierÖstra Nylands tingsrätt använder en social mediekanal för att främja öppenheten i sin verksamhet, förmedla information om tingsrättens verksamhet och processer till medborgarna, engagera medborgarna samt informera om aktuella frågor och lediga jobb. Denna kommunikation behövs för att kunna behandla kontakter som tas, följa upp diskussioner och ge service genom den sociala mediekanalen. För informationsförmedlingen behandlar tingsrätten personuppgifter i samband med användningen av det sociala mediet. Tingsrätten använder det sociala mediets tjänster för att kommunikationen ska nå så många medborgare som möjligt. Verket informerar om viktiga saker i meddelanden som publiceras på verkets webbplats.

Den sociala mediekanal som används av Östra Nylands tingsrätt är LinkedIn. Det finns separata dataskyddsrutiner för tjänsten.

LinkedIn – dataskydd

Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Tingsrätten behandlar personuppgifter i anknytning till det sociala mediet för uppgifterna i myndighetsverksamheten (artikel 6.1e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen). Syftet med behandlingen av personuppgifter är att trygga informationsförmedlingen för att exempelvis undvika oklarheter, missförstånd och felaktig information (27 § i dataskyddslagen[1050/2018]).

I fråga om personuppgifterna som publiceras på det sociala mediet beaktas kraven i både artikel 25.2 i dataskyddsförordningen och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). Myndigheten har en skyldighet att producera och sprida information (20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet [621/1999]).

Syftet med behandlingen av personuppgifter kompletteras dessutom genom den i förvaltningslagen (434/2003) avsedda serviceprincipen och rådgivningsskyldigheten (7–8 §). Vid behandling av personuppgifter i samband med användning av det sociala mediet iakttar tingsrätten den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, till exempel lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

På den sociala mediekanalen som används av Östra Nylands tingsrätt delas nyheter och meddelanden, och de personer som nämns i dessa bildar gruppen av registrerade.

Tingsrätten behandlar personuppgifter i nyheter och meddelanden som delas på den sociala mediekanalen.

Personuppgifter som framgår av nyheterna och meddelandena: namnen på och bilder av dem som lämnar tilläggsuppgifter, namnet på den som utnämns i utnämningsmeddelanden samt eventuella video- och ljudinspelningar.

Alla kommentarer och sända privata meddelanden som publiceras på plattformen för det sociala mediet sparas automatiskt på plattformen för det aktuella sociala mediet. På sin sociala mediekanal sparar Östra Nylands tingsrätt inte kommentarer eller privata meddelanden som mottagits genom andra plattformar.

Diskussionen på tingsrättens sociala mediekanal följs upp, och en del av frågorna besvaras så snart som möjligt under tjänstetid. Tingsrätten tar inte ställning till enskilda fall och tillhandahåller inte heller juridisk rådgivning, men ibland kan tjänstemännen till verkets sakkunniga förmedla diskussioner, för vilka man söker svar, eller i det fall att en mediedomare ombeds delta i diskussionen för att undvika oklarheter, missförstånd och felaktig information.

LinkedIn är den sociala mediekanal där Östra Nylands tingsrätt har ett konto. På vår webbplats finns en länk till denna tjänst. På din dator sparas inte kakor som anknyter till dessa sociala mediekanaler när du besöker vår webbplats. När du klickar på länken LinkedIn på webbplatsen styrs du till den aktuella tjänsten som har egna rutiner gällande kakor och integritetsskydd.
Personuppgiftsgrupperna kan kontrolleras genom dataskyddspraxisen som tillämpas av det aktuella sociala mediets tjänsteleverantör.

Vem behandlar personuppgifter och till vem utlämnas personuppgifter?

Östra Nylands tingsrätt och den sociala mediekanalens tjänsteleverantör (LinkedIn) verkar i tillämpliga delar tillsammans som personuppgiftsansvariga då det gäller personuppgifter som samlas in genom tingsrättens sociala mediekanal i det fall att personuppgifter behandlas för att trygga informationsförmedlingen (27 § 3 punkten i dataskyddslagen). Östra Finlands tingsrätt ansvarar för uppgifterna som publiceras genom kanalen. Tingsrättens förvaltningsavdelning ansvarar för att upprätthålla kontot. Den sociala mediekanalens tjänsteleverantör ansvarar i huvudsak för plattformens tekniska funktion och anknytande frågor, bland annat användbarheten, informationssäkerheten samt tillgodoseendet av de registrerades rättigheter.

LinkedIn anlitar underleverantörer för att kunna tillhandahålla sina tjänster. Underleverantörerna har sekretessplikt. Dessutom överför LinkedIn (Obs. ägs av Microsoft) uppgifter till Förenta staterna för att kunna tillhandahålla det nödvändiga underhållet för sin tjänst och utveckla denna. LinkedIns datacentral finns i Förenta staterna.

Då det gäller överföring av uppgifter har tjänsteleverantörerna för de sociala medierna förbundit sig att tillämpa Europeiska kommissionens modellavtalsklausuler och andra juridiska mekanismer i syfte att säkerställa en tillräckligt hög dataskyddsnivå för personuppgifterna.

Närmare information om dataskyddsrutinerna finns på de aktuella tjänsteleverantörernas LinkedIn -dataskyddssidor.

Hur länge förvaras uppgifter?

Östra Finlands tingsrätt förvarar inte uppgifter, utan förvarings- och raderingstiderna för dessa bestäms enligt praxisen för den aktuella sociala mediekanalen.

Tingsrätten kan radera publikationer som har sammanställts för de egna kanalerna. Osakliga meddelanden kan tas bort, och en användare som upprepade gånger bryter mot reglerna på tingsrättens kanal kan spärras. Den som skrivit ett meddelande informeras inte om att meddelandet raderas och spärras.

Hur skyddas uppgifterna?

Genom regelbundna utbildningar och anvisningar försäkrar sig Östra Nylands tingsrätt om att personalen som behandlar personuppgifter har de kunskaper som krävs. Tingsrätten iakttar regler för sund offentlig diskussion på sin sociala mediekanal och ingriper i alla former av störande beteende på sin kanal.

Du kan kontrollera LinkedIns skyddsrutiner genom dataskyddspraxisen som tillämpas av det sociala mediets tjänsteleverantör.

Vilka dataskyddsrättigheter har de registrerade?

Vid behandling av personuppgifter för att trygga informationsförmedling i enlighet med 27 § i dataskyddslagen tillämpas inte dataskyddsförordningen artiklar 12–22 om den registrerades rättigheter.

Dina dataskyddsrättigheter beror på enligt vilka grunder dina personuppgifter behandlas. Östra Nylands tingsrätt använder personuppgifter i anknytning till det sociala mediet för uppgifterna i myndighetsverksamheten (artikel 6.1e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen).

Alla har rätt att få sina egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person ändå begär flera kopior kan tingsrätten för dessa uppbära en skälig avgift som grundar sig på de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)