Tietosuojaseloste

Sosiaalinen media

Itä-Uudenmaan käräjäoikeus käyttää sosiaalisen median kanavaa edistämään toimintansa avoimuutta, välittämään tietoa käräjäoikeuden toiminnasta ja prosesseista kansalaisille, osallistamaan kansalaisia sekä tiedottamaan ajankohtaisista aiheista ja avoimista työpaikoista. Käsittely on tarpeen sosiaalisen median kanavan kautta tapahtuvien yhteydenottojen, keskustelujen käsittelemiseksi ja palvelun tarjoamiseksi. Käräjäoikeus käsittelee henkilötietoja sosiaalisen median yhteydessä toteuttaakseen tiedonvälitystä. Käräjäoikeus käyttää sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia kansalaisia. Tärkeistä asioista virasto kertoo tiedotteissa, jotka julkaistaan viraston verkkosivuilla.

Itä-Uudenmaan käräjäoikeuden sosiaalisen median kanava on LinkedIn. Palvelulla on omat tietotosuojakäytäntönsä. Voit katsoa lisää LinkedIn tietosuojaselosteista täältä .

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Käräjäoikeus käsittelee sosiaalisen median yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedonvälityksen turvaaminen esimerkiksi epäselvyyksien, väärinkäsityksien ja virheellisen tiedon välttämiseksi (tietosuojalaki (1050/2018) 27 §).

Sosiaalisessa mediassa julkaistavien henkilötietojen osalta huomioidaan sekä tietosuoja-asetuksen 25.2 artiklan että yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) vaatimukset. Viranomaisella on velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 20 §).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7–8 §:t). Käsitellessä henkilötietoja sosiaalisen median yhteydessä, käräjäoikeus noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia (917/2014) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Itä-Uudenmaan käräjäoikeuden sosiaalisen median kanavalla jakamissa uutisissa ja tiedotteissa esiintyvät henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Käräjäoikeus käsittelee henkilötietoja sosiaalisen median kanavallaan uutisissa ja tiedotteissa.

Uutisissa ja tiedotteissa ilmeneviä henkilötietoja ovat: lisätietojen antajien nimet, kuvat, nimitystiedotteissa nimitettävän nimi sekä mahdolliset video- ja äänitallenteet.

Kaikki sosiaalisen median alustalla julkaistut kommentit ja lähetetyt yksityisviestit tallentuvat automaattisesti kyseiselle sosiaalisen median alustalle. Itä-Uudenmaan käräjäoikeus ei tallenna sosiaalisen median kanavalleen saamiaan kommentteja tai yksityisviestejä muille alustoille.
Käräjäoikeuden sosiaalisen median kanavan keskustelua seurataan ja osaan kysymyksistä vastataan mahdollisimman pian virka-aikana. Käräjäoikeus ei ota kantaa yksittäisiin tapauksiin eikä anna oikeudellista neuvontaa, mutta toisinaan virkamiehet voivat välittää viraston asiantuntijoille keskusteluja, joihin etsitään vastauksia tai silloin, kun mediatuomaria pyydetään osallistumaan keskusteluun epäselvyyksien, väärinkäsityksien ja virheellisen tiedon välttämiseksi.

Sosiaalisen median kanavista Itä-Uudenmaan käräjäoikeudella on tili LinkedInissä. Linkki tähän palveluun löytyy verkkosivustoltamme. Tietokoneellesi ei tallenneta näihin sosiaalisen median kanaviin liittyviä evästeitä, kun vierailet verkkosivuillamme. Jos klikkaat sivustolla olevaa LinkedIn -linkkiä, sinut ohjataan kyseiseen palveluun, jolla on omat käytäntönsä evästeisiin ja yksityisyydensuojaan liittyen.

Henkilötietojen ryhmät voi tarkistaa kyseisen sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Itä-Uudenmaan käräjäoikeus ja sosiaalisen median kanavan palveluntarjoaja (LinkedIn) toimivat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjinä käräjäoikeuden sosiaalisen median kanavalta kerättävien henkilötietojen osalta, kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi (tietosuojalaki 27.3 §). Itä-Uudenmaan käräjäoikeus vastaa kanavallaan julkaisemista tiedoista. Tilin ylläpidosta vastaa käräjäoikeuden hallinto-osasto. Sosiaalisen median kanavan palveluntarjoaja on pääasiallisesti vastuussa alustan teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietoturvasta sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa.

LinkedIn käyttää alihankkijoita palvelunsa tarjoamisen mahdollistamiseksi. Alihankkijoita sitoo salassapitovelvoitteet. Lisäksi LinkedIn (Huom. Microsoftin omistama) siirtää tietoja Yhdysvaltoihin palvelunsa välttämättömän ylläpidon tarjoamiseksi ja kehittämisen mahdollistamiseksi. LinkedInin datakeskus sijaitsee Yhdysvalloissa.

Tietojen siirtämisen yhteydessä sosiaalisen median palveluntarjoajat ovat sitoutuneet käyttämään Euroopan komission mallisopimuslausekkeita ja muita oikeudellisia mekanismeja varmistaakseen henkilötietojen riittävän tietosuojatason.

Tarkempaa tietoa tietosuojakäytännöistä saa kyseisten palveluntarjoajien LinkedIn -tietosuojasivuilta .

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Itä-Uudenmaan käräjäoikeus ei säilytä tietoja, vaan niiden säilytys- ja poistoajat määräytyvät kyseisen sosiaalisen median kanavan käytäntöjen mukaisesti.

Käräjäoikeus voi poistaa omille kanavilleen laatimiaan julkaisuja. Asiattomat viestit voidaan poistaa ja toistuvasti sääntöjä rikkovan käyttäjän viestintä käräjäoikeuden kanavalla voidaan estää. Viestin poistamisesta ja estosta ei ilmoiteta kirjoittajalle.

Miten tietoja suojataan?

Itä-Uudenmaan käräjäoikeus varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käräjäoikeus noudattaa tervettä julkista keskustelua sosiaalisen median kanavallaan ja puuttuu kaikenlaiseen häirintään kanavallaan.

LinkedInin suojauskäytännöt voit tarkistaa sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi tietosuojalain 27 §:n mukaisesti, asiaan ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 12-22 artikloita rekisteröidyn oikeuksista.

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Itä-Uudenmaan käräjäoikeus käsittelee sosiaalisen median yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, käräjäoikeus voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)