Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE - HOVIOIKEUDEN HENKILÖSTÖ

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12-14 artiklat

1. REKISTERINPITÄJÄ

Itä-Suomen hovioikeus
Käynti- ja postiosoite: Minna Canthin katu 64 A (PL 1158)
70100 KUOPIO (PL 70101 KUOPIO)
Puh. 029 56 41400
[email protected]

2. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ

Tuula Toivanen
kansliapäällikkö
029 56 41431
[email protected]

3. TIETOSUOJAVASTAAVA

Tuula Huttunen
erityissihteeri
029 56 41473
[email protected]

4. KÄSITTELYTOIMIEN KOKONAISUUS

Itä-Suomen hovioikeuden henkilöstön henkilötietojen käsittelemisen kokonaisuus

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen valtion henkilöstön palvelussuhdeasioiden, palkanmaksun ja käyttöoikeuksien hoitamiseksi.

Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan h-alakohdan mukaisesti tietoa ennalta ehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten.

Kiekuun talletetaan myös Nimikirjalain (1010/1989) ja Nimikirja-asetuksen (1322/1989) mukaiset tiedot henkilöstöstä.

Tuomioistuimen henkilöstön tietoja käsitellään turvallisuusselvityksien ja nuhteettomuusseurannan osalta turvallisuusselvityslaki 17, 23, 25-28, 31, 35 ja 37 § mukaisesti.

6. REKISTERÖITYJEN RYHMÄ JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT

Rekisteröityjen ryhmä on tuomioistuimen henkilöstö, joka sisältää myös sivutoimiset asiantuntijat, korkeakoulu- ja muut harjoittelijat, siviilipalvelusmiehet ja niitä vastaavat määräaikaiset tai tilapäiset toimihenkilöt.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Palvelussuhdetiedot:

Henkilön nykyinen nimi, virkanimike, aiemmat nimet, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, edellisen järjestelmän henkilönumero, postiosoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli, sukupuoli, poissaolotiedot, työaikatiedot, palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot, lomat, eläkepalvelussuhde, työuratiedot sekä vaativuustasotiedot.

Maksatustiedot:

Palkkaustiedot, henkilöstöltä perittävät summat, jäsenmaksutiedot, verotiedot ja ulosottotiedot.

Nimikirjatiedot:

Tutkintotiedot, tieto ase-/siviilipalveluksesta, sotilasarvo, eläkepäätös, kielitaito, luottamustehtävät, myönnetyt erivapaudet, rangaistustiedot, sivutoimiluvat, virkavala ja -vakuutustiedot, virantoimituksen tai työnteon keskeytykset sekä kunniamerkit ja arvonimet.

Muut tiedot:

Järjestelmien käyttövaltuudet, terveys- ja tapaturmatiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot, virkamatkatiedot ja -korvaukset, valtion maksukorttitapahtumat ja -tiedot, turvallisuusselvitys- ja nuhteettomuusseurantatiedot, koulutustiedot, kehityskeskustelutiedot, henkilötunnisteet, henkilökuvat.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Muita tietolähteitä ovat:

• Ammattijärjestöt
• Kamera- ja kulunvalvonta
• Kela (päivärahapäätökset)
• Keva (eläkepäätöstiedot)
• Muut tuomioistuimet
• Oikeusministeriö
• Oppilaitokset
• Palkeet
• Siviilipalveluskeskus
• Suojelupoliisi (turvallisuusselvitys- ja nuhteettomuusseurantatiedot)
• TE-toimistot
• Tuomarinvalinta- ja -koulutuslautakunta
• Ulosottoviranomainen (ulosottotiedot)
• Vakuutusyhtiöt
• Valtiokonttori
• Verohallinto (henkilöverotiedot)
• Väestötietojärjestelmä

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

Tahot, joille tietoja luovutetaan:

Tietoja luovutetaan säännöllisesti muille tuomioistuimille, Tuomioistuinvirastolle, tuomarin-valinta- ja -koulutuslautakunnalle, managerointi- ja turvallisuuspalveluita tuottaville palveluntarjoajille, turvallisuusviranomaisille, ulosottoviranomaisille, ammattijärjestöille, työterveyspalveluiden tuottajalle, rahalaitoksille palkkio- ja palkanmaksutietojen muodossa, Kevalle, verohallinnolle, suojelupoliisille, Valtiokonttorille, KELA:lle, oppilaitoksille, TE-toimistoille, vakuutusyhtiöille ja siviilipalveluskeskukselle sekä kunnia- ja virka-ansiomerkkejä myöntäville tahoille.

Tietoja luovutetaan myös Kansallisarkistolle.

Tahot, jotka käsittelevät tietoja tuomioistuimen lukuun eli joille tietojen käsittely on ulkoistettu:

Palkeet, Oikeusrekisterikeskus ja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus (Valtori).

Henkilötietoja käsittelevät tuomioistuimen lukuun myös tietojärjestelmätoimittajat: Visma (M2), CGI (Kieku, eKieku), Fujitsu Finland Oy (Hilda), Palkeet (Pointti, Handi, CATS, SAP HCM, HRM, Herkkä), Nordea (First Card), OP Pohjola (yrityspalvelut), Mediamaisteri Group (Moodle), HAUS kehittämiskeskus Oy (eOppiva, Sopro Online), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), SISI, VR (verkkokauppa), Elisa (Elisa Ring) sekä Amadeuksesta KDS (CWT).

Lisäksi henkilöstön yksilöinti- ja yhteystietoja tallennetaan järjestelmiin (IDM ym.), joihin henkilöstölle luodaan kunkin toimenkuvan edellyttämät käyttövaltuudet virkatehtävien hoitamista varten.

9. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Tuomioistuimen henkilöstön henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Niiden henkilötietojen osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeuden tietojen oikaisemiseen sekä oikeuden tietojen poistamiseen.

12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
[email protected]